Coordonnateur(trice) des Installations / Facilities Coordinator

CBRE; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

CBRE, leader mondial des services immobiliers, recherche un professionnel en gestion des installations pour assurer la résolution proactive des besoins opérationnels de nos clients au Canada.

Le poste implique la création et l’assignation de bons de travail, le suivi de la satisfaction client et la collaboration avec les techniciens et fournisseurs pour garantir des reports et une conformité documentaire.

Qualifications

• Niveau d’études au moins secondaire ou formation générale.
• Deux ans d’expérience ou de formation liée à l’emploi.
• Bonne maîtrise de l’anglais nécessaire pour communiquer avec clients et collègues.

Responsibilities

• Répondre aux demandes et préoccupations des clients et assurer un service de qualité.
• Effectuer des suivis pour garantir la satisfaction client.
• Créer et assigner des bons de travail à des techniciens, sous-traitants et fournisseurs.
• Transmettre les bons de travail et aider à la résolution de problèmes.
• Produire des rapports sur les bons de travail et vérifier l’exactitude des documents.
• Maintenir les dossiers sur les bons de travail et les affaires du service.
• Former les fournisseurs sur les procédures et vérifier la facturation.
• Conduire ou assister aux inspections sur site.
• Utiliser un PC et/ou PDA pour les systèmes de suivi et les formations.
• Participer à des formations et accomplir d’autres tâches si nécessaire.

Skills

Anglais courant

Gestion des priorités

Communication écrite

Education

Diplôme d’études secondaires

Tools

Outlook

Microsoft Office

Job description

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Ce poste dynamique met en avant l'équipe de gestion des installations, garantissant une résolution proactive et impeccable des divers besoins opérationnels de nos clients.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Ce poste dynamique met en avant l'équipe de gestion des installations, garantissant une résolution proactive et impeccable des divers besoins opérationnels de nos clients.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Répondre aux demandes et aux préoccupations des clients. Fournir un service ponctuel et de qualité aux clients.
• Effectuer des suivis auprès des clients pour assurer leur satisfaction.
• Créer et assigner des bons de travail à des techniciennes et techniciens, des sous-traitants et des fournisseurs.
• Transmettre les bons de travail aux techniciennes et techniciens et aider l’équipe de gestion dans la résolution de problèmes.
• Fournir des rapports sur des bons de travail en cours ou terminés et vérifier leur état auprès du fournisseur et de la technicienne ou du technicien affectés au bon.
• Tenir à jour les dossiers sur les bons de travail, les propositions et les affaires du service.
• Ouvrir des dossiers pour les fournisseurs et vérifier que les documents qu’ils ont remplis sont conformes aux exigences.
• Former les fournisseurs sur les procédures relatives aux bons de travail et à la facturation. Traiter les factures et s’assurer que le bon code du centre de coûts est indiqué.
• Participer aux inspections sur place des installations.
• Utiliser un ordinateur ou un assistant numérique personnel pour le système de bons de travail, les courriels, le Libre-service employé et les formations.
• Participer aux formations sur les processus et les procédures.
• Accomplir d’autres tâches selon les besoins.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

Aucune responsabilité de supervision n’est liée à ce poste.

Job Summary

This dynamic position champions the facility management team, guaranteeing the proactive and impeccable resolution of our clients' diverse operational needs.

Essential Duties And Responsibilities

• Responds to client inquires and concerns. Ensures timely and quality service delivery to clients.
• Follows up with clients to ensure customer satisfaction.
• Creates work orders and assigns work orders to multiple technicians, subcontractors and vendors.
• Communicates work orders to technicians and assists management in resolving problems.
• Provides reports on open and closed work orders and checks status with the appropriate technician or vendor.
• Maintains files on work orders, proposals, and department files.
• Creates vendor files and checks accuracy on completed paperwork submitted by vendors.
• Trains vendors on work order and billing procedures. Processes invoices and ensures proper cost center coding.
• Assists with the inspections on the facility campus.
• Uses pc and/or PDA for work order system, email, ESS and training.
• Assist with process and procedure training.
• Other duties may be assigned.

Supervisory Responsibilities

No formal supervisory responsibilities in this position.

COMPÉTENCES REQUISES

Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa, maintenant ou dans le futur.

Une bonne connaissance de l’anglais est requise, ce poste exigeant de communiquer régulièrement en anglais avec des clients et des employés basés dans d’autres provinces et aux États-Unis.

Afin de répondre adéquatement aux exigences de ce poste, la personne choisie doit pouvoir s’acquitter de toutes les fonctions essentielles de manière satisfaisante. Les exigences qui suivent ont été établies en fonction des connaissances, des compétences et des habiletés requises pour le poste. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être offertes aux personnes souffrant d’un handicap afin de leur permettre d’accomplir leurs tâches essentielles.

FORMATION et EXPÉRIENCE

Les candidates et candidats qualifiés doivent posséder un diplôme d’études secondaires ou un diplôme de formation générale ainsi qu’un minimum de deux ans d’expérience ou de formation liée à l’emploi.

CERTIFICATS ou PERMIS

Aucun certificat ou permis n’est requis.

APTITUDES EN COMMUNICATION

La personne retenue pour le poste doit être en mesure de comprendre et d’interpréter des instructions, des lettres brèves et des notes de service et de demander des explications afin de s’assurer de sa compréhension. Elle doit également pouvoir rédiger des rapports et des correspondances routiniers. La personne doit pouvoir répondre à des demandes normales ou à des plaintes émanant de clients, de collègues et de superviseurs. Elle doit être en mesure de présenter des informations efficacement à un service interne ou à un grand groupe d’employés.

CONNAISSANCES FINANCIÈRES

La personne doit avoir des connaissances de base des principes et des termes financiers. Elle doit être capable de résoudre des équations simples comme des pourcentages.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT

La personne choisie doit être en mesure de comprendre et d’exécuter des directives générales dans une situation normale. Elle doit être habile à résoudre des problèmes dans une situation normale. Elle doit présenter des compétences analytiques de base.

AUTRES COMPÉTENCES ou CAPACITÉS

La personne doit avoir une expérience de base sur Outlook de la suite Microsoft Office. Les tâches physiques requises incluent se courber, se tenir debout, marcher, monter des escaliers et des échelles et soulever et transporter des charges lourdes d’au moins 50 livres.

PORTÉE DE LA RESPONSIBILITÉ

La personne retenue devra prendre toute décision en connaissance des procédures et politiques de l’entreprise afin d’obtenir les résultats escomptés selon les échéances accordées. Des erreurs de jugement peuvent avoir une incidence à court terme sur les collègues et la superviseure ou le superviseur.

Pourquoi CBRE?

En vous joignant à CBRE, vous intégrez le chef de file mondial des services immobiliers commerciaux et de l’investissement qui aide les entreprises et les personnes à prospérer. Nous sommes des professionnelles et professionnels dynamiques, axés sur la résolution de problèmes et tournés vers l’avenir, qui génèrent un impact significatif. Notre culture collaborative repose sur des valeurs fondamentales : respect, intégrité, service et excellence. Nous accordons une grande importance à la diversité des perspectives, des parcours et des compétences de chacun et chacune. À CBRE, vous avez la possibilité de tracer votre propre voie et de réaliser votre potentiel. Nous accueillons tous les candidats.

Divulgation relative à l’utilisation de l’IA par le candidat

Nous accordons une grande importance aux interactions humaines afin de comprendre l’expérience, les compétences et les aspirations propres à chaque candidat. Nous n’utilisons pas d’outils d’intelligence artificielle (IA) pour prendre nos décisions d’embauche, et nous demandons aux candidats de signaler toute utilisation de l’IA dans le cadre du processus de candidature et d’entretien.

Qualifications

Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

EDUCATION And EXPERIENCE

High school diploma or general education degree (GED) required. Minimum of two years of related experience and/or training.

CERTIFICATES and/or LICENSES

None

Communication Skills

Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions to ensure understanding. Ability to write routine reports and correspondence. Ability to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor. Ability to effectively present information to an internal department and/or large groups of employees.

FINANCIAL KNOWLEDGE

Requires basic knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate simple figures such as percentages.

REASONING ABILITY

Ability to understand and carry out general instructions in standard situations. Ability to solve problems in standard situations. Requires basic analytical skills.

OTHER SKILLS And/or ABILITIES

Basic skills with Microsoft Office Outlook. Physical requirements include stooping, standing, walking, climbing stairs and ladders and ability to lift and carry heavy loads of 50 lbs. or more.

SCOPE OF RESPONSIBILITY

Decisions made with general understanding of procedures and company policies to achieve set results and deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to co-workers and supervisor.

Why CBRE?

When you join CBRE, you become part of the global leader in commercial real estate services and investment that helps businesses and people thrive. We are dynamic problem solvers and forward-thinking professionals who create significant impact. Our collaborative culture is built on our shared values — respect, integrity, service and excellence — and we value the diverse perspectives, backgrounds and skillsets of our people. At CBRE, you have the opportunity to chart your own course and realize your potential. We welcome all applicants.

Applicant AI Use Disclosure

We value human interaction to understand each candidate's unique experience, skills, and aspirations. We do not use artificial intelligence (AI) tools to make hiring decisions, and we ask that candidates disclose any use of AI in the application and interview process.

Déclaration sur l’accès à l’égalité en emploi

CBRE est un employeur qui souscrit au principe de l’accès à l’égalité en emploi. Nous encourageons toutes les personnes à soumettre leur candidature, quels que soient leur race, leurs croyances, leur ascendance, leur origine nationale ou ethnique, leur couleur, leur âge, leur religion, leur sexe, leur orientation sexuelle, leur situation familiale, leur identité ou expression de genre, leur situation de handicap ou toute autre condition protégée par les lois fédérales, provinciales ou territoriales en vigueur.

Mesures d’adaptation pour les candidats

CBRE valorise les différences de tous son personnel, actuel et futur, et reconnaît la contribution de chacun au succès de l’entreprise. CBRE prévoit des mesures d’adaptation raisonnables dans le cadre des procédures de candidature pour les personnes en situation de handicap. Si vous avez besoin d’une assistance en raison d’un handicap lors du processus de candidature ou de recrutement, veuillez en faire la demande par courriel à [e-mail] ou par téléphone au [phone] (Canada) et au [phone] (États-Unis).