Coordonnateur/trice de projet/ Project Coordinator

Avison Young | Canada; Montreal; On-site; CAD 88,695 - 120,948; Full time

Job summary

Une agence internationale de courtage recherche un Coordonnateur/trice de projet à Montréal. Vous devez gérer la documentation, assurer la qualité des livrables, et communiquer avec les clients et les équipes. Un minimum de 5 ans d'expérience est requis, ainsi qu'une maîtrise du français et de l'anglais. Le poste offre un environnement dynamique et collaboratif.

Qualifications

• Minimum de 5 ans d’expérience de travail pertinente.
• Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais).
• Maîtrise de la suite Office requise.

Responsibilities

• Assurer la qualité de la documentation dans les projets.
• Gérer la planification des dates butoirs et le suivi des échéanciers.
• Préparer les documents destinés aux clients et partenaires.

Skills

Compétences interpersonnelles

Organisation

Capacité d'analyse

Bilinguisme

Compétences en communication

Education

Expérience de 5 ans dans un poste similaire

Tools

Smartsheet

Microsoft Office Suite

Job description

Coordonnateur/trice de projet/ Project Coordinator

Coordonnateur/trice de projet/ Project Coordinator

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

Avison Young accompagne ses clients commerciaux dans la gestion de projets de rénovation de bureaux, de commerces de détail et de construction neuve d’immeubles. Le/la coordonnateur(trice) de projet joue un rôle essentiel dans le bon déroulement de ces projets, en assurant un suivi rigoureux de la documentation, des échéanciers, des budgets et des communications, tout en soutenant activement l’équipe de gestion de projets.

Cela implique de définir et d’appliquer une méthodologie de documentation, d’effectuer le suivi budgétaire et l’entrée de données (contrats, avis de changement, factures, etc.), de produire les documents requis pour les divers appels d’offres, de réviser la documentation envoyée au client ainsi que de gérer la planification des dates butoirs de chacun des projets en cours d’exécution.

La personne en poste assure la qualité des documents produits tant au niveau du contenu que du contenant; ce qui implique une rigueur et une minutie très élevées dans la méthode de travail (conception, correction, révision, relecture, etc.). Elle possède un entregent permettant de communiquer de manière professionnelle tant avec les fournisseurs qu’avec les clients. Faisant partie d’une équipe de plusieurs gestionnaires, elle doit faire preuve d’agilité et être en mesure de travailler en équipe. La personne se joindra à une équipe dynamique composée de plusieurs coordonnateurs(trices) de projet, favorisant le partage des connaissances, la collaboration et le soutien mutuel.

Responsabilités

• Assurer la qualité, la cohérence et la rigueur de la documentation tout au long du cycle de vie des projets : appels d’offres, chantier, directives, ordres de changement, clôture.
• Définir et appliquer une méthodologie de documentation efficace, adaptée aux exigences des projets et des clients.
• Effectuer l’entrée de données et le suivi de chaque projet avec l’outil de gestion Smartsheet (échéanciers, budgets, contrats, directives de changement, changements, factures, etc.).
• Préparer, structurer et réviser les documents destinés aux clients et aux partenaires (Word, Excel, PowerPoint), en assurant une présentation professionnelle et sans erreur.
• Gérer la planification des dates butoirs et assurer un suivi serré des échéanciers et des livrables.
• Participer à la rédaction des différents appels d’offres (designers, architectes, ingénieurs, entrepreneurs généraux, mobilier, équipement audiovisuel, etc.) et effectuer la gestion du calendrier de production en collaboration avec les directeurs et chargés de projets. Ceci comprend la préparation de toute la documentation (Word, Excel, PDF, liens Box, etc.), l’envoi aux soumissionnaires, la gestion serrée des questions et réponses, la réception et l’analyse des soumissions (identification et récupération des éléments manquants, questionnement aux fournisseurs sur les grands écarts, etc.), la préparation du document de présentation aux clients.;
• Collaborer avec les professionnels (architectes, ingénieurs, designers) pour la révision des documents techniques.
• Maintenir une communication professionnelle et fluide avec les clients, fournisseurs et membres de l’équipe.
• Contribuer à l’amélioration continue des outils internes (formulaires Excel, gabarits, tableaux de bord) pour optimiser les processus de gestion de projet.
• Soutenir les gestionnaires de projet dans la coordination de plusieurs projets simultanés.
• Suivi du système de documentation des dossiers dans le site de partage de Gestion de projet Avison Young;
• Gérer de manière proactive les différents éléments liés aux projets avec les collaborateurs et tenir l’équipe interne informée des mises à jour des changements et des modifications aux échéanciers;
• Participer occasionnellement aux réunions clients et représenter l’équipe projet au besoin. Rédiger et distribuer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions de projet et assurer le suivi des points en suspens, le cas échéant.
• Préparer les documents de marketing (CV corporatifs, présentations à des clients potentiels, aux collaborateurs internes, offres de services, etc.).
• Démontrer la maîtrise dans l’utilisation et dans l’application des outils technologiques de gestion de projet.
• Effectuer la facturation mensuelle aux clients et faire le suivi des comptes à recevoir.
• Tâches administratives de soutien (compte de dépenses, rédaction de comptes rendus, élaboration de présentation, d’offres de services, révision de documents incluant la mise en page, etc.).
• Autres tâches connexes liées à la fonction.
• Minimum de 5 ans d’expérience de travail pertinente, ou une combinaison d’expérience de travail et d’éducation pertinentes.
• Excellente compréhension des notions en informatique est primordiale (technophile); maîtrise de la suite Office requise (Smartsheet un atout);
• Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais), avec parfaites grammaires;
• Minutie, assiduité et capacité d’analyse démontrée;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais.
• Sens de l’organisation, esprit d’analyse et capacité à résoudre des problèmes de manière proactive.
• Connaissance des processus d’appels d’offres et de gestion contractuelle.
• Souci du détail et capacité à travailler dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs projets de front, à gérer les priorités et le stress avec rigueur et autonomie et à utiliser judicieusement son temps.
• Maîtrise de la préparation et du suivi des budgets des projets;
• Esprit d’équipe et attitude collaborative essentiels pour évoluer dans un environnement où le soutien mutuel est valorisé.
• Être capable de comprendre les besoins des clients et avoir une approche orientée vers la satisfaction de ces derniers et les résultats;

Atouts:

• Connaissances des dessins architecturaux et des concepts de mobilier et d’aménagement d’espace.
• Connaissance du domaine de la construction, des aménagements de bureau.
• Expérience au sein d’un bureau de gestion de projets ou immobilière, de design ou d'ingénierie.

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité.

La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi.

Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle.

Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d’assurer une communication efficace avec notre clientèle diversifiée au Canada et à l’international, ainsi qu’avec nos collègues à l’échelle mondiale et dirigeants du siège social, ce poste requiert une maîtrise du français et de l’anglais. Les candidats doivent être parfaitement bilingues pour être considérés pour ce poste.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !

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