Coordonnateur(trice) de la Base - Remplacement-FR

Top Aces; Quebec; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Développement professionnel

Collaboration internationale

Régime d’avantages sociaux

Job summary

Top Aces, leader mondial des services d’entraînement aérien, propose un poste administratif au sein de notre équipe dynamique à Québec. Vous assurerez le soutien administratif, l’accueil des visiteurs et la gestion du courrier, tout en veillant à la conformité et à l’efficacité opérationnelle.

Le poste requiert au moins 2 années d’expérience dans un rôle similaire, un DEP en secrétariat et d’excellentes compétences en communication. Horaires flexibles et environnement collaboratif offerts.

Qualifications

• Bilingue français/anglais écrit et oral.
• Connaissance avancée de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).

Responsibilities

• Réaliser des activités administratives et de soutien.
• Accueil et courtoisie envers visiteurs et gestion des laissez-passer et sécurité.
• Préparer et traiter le courrier sortant, équilibrer coût et délai de livraison.
• Gérer l’attribution des uniformes et le matériel lié.
• Aider à la planification d'événements et au soutien des opérations.
• Assurer l’entretien et la réparation des locaux et des fournitures de bureau.
• Préparer l’installation pour les appels trimestriels des employés et liaison avec les services.
• Maintenir les conformités des politiques et procédures de l’entreprise.
• Effectuer d’autres tâches administratives assignées.

Skills

Bilingue anglais/français

Maîtrise MS Office

Excellentes aptitudes communication

Service à la clientèle

Gestion du temps et organisation

Capacité à travailler en équipe

Initiative et autonomie

Education

DEP secrétariat ou équivalent

Tools

MS Office

Job description

Fondé en 2000 par trois anciens pilotes de chasse CF-18 de l'Armée de l'air royale canadienne (ARC) qui ont identifié une opportunité d'améliorer l'entraînement à la préparation opérationnelle, Top Aces est devenue le leader mondial des services d'entraînement aérien avec adversaire avancé (ADAIR) et de formation des contrôleurs interarmées de la finale de l’attaque (JTAC).
Nous sommes fiers de notre bilan de sécurité sans faille comprenant plus de 130 000 heures de vol d'entraînement opérationnel sans accident, un record dans l'industrie, au bénéfice de clients du monde entier, notamment le Canada, les États-Unis, l'Allemagne et de nombreux autres alliés de l'OTAN et nations partenaires internationales.
Notre vision est d'être le fournisseur le plus fiable de solutions innovantes d’entraînement à la défense en élevant continuellement les normes dans un secteur qui valorise « la force de l'expérience ». Cet engagement en faveur de l'innovation et de la technologie nous permet de rester adaptables, formant les armées alliées pour réussir face à des menaces en constante évolution.
L'équipe dynamique de Top Aces contribue à la réalisation de notre objectif, qui est de former la prochaine génération de chefs de combat, en vivant chaque jour nos valeurs de service, d'intégrité, d'excellence et d'esprit d’équipe !

Tâches et responsabilités essentielles:

• Effectuer des activités administratives et de soutien administratif;
• Être professionnel et courtois envers tous les visiteurs, et gérer les laissez-passer de bureau et les procédures de sécurité des visiteurs dans le classeur;
• Préparer et traiter le courrier sortant en fonction des dates de livraison requises, en équilibrant la rentabilité avec le délai de livraison;
• Gérer l’attribution des uniformes avec les techniciens et les pilotes en référence à la politique sur les uniformes;
• Aider à la planification d'événements;
• Supporter la gestion de l’entretien et de la réparation des immeubles;
• Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureaux pour le service attitré (articles de bureaux et papeterie, matériel d’impression, etc.);
• Préparer l’installation pour l’appel trimestriel des employés;
• Assurer la liaison avec les services de l’entreprise pour une meilleure expérience des employés;
• Soutenir l’équipe des opérations avec des bordereaux de carburant et des rapports;
• Maintenir la conformité à toutes les politiques et procédures de l'entreprise;
• Effectuer toutes autres tâches administratives assignées par le gestionnaire.

Exigences en matière d'éducation et / ou d'expérience de travail:

• Un minimum de 2 années d'expérience dans un poste similaire;
• DEP en secrétariat ou équivalent, un atout;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en anglais et en français;
• Bonne compétences en informatique MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint);
• Grande aptitudes pour le service à la clientèle et les relations interpersonnelles;
• Attitude positive et professionnelle, capable de prendre des initiatives;
• Grande compétences organisationnelles, y compris un souci du détail et une capacité à respecter les délais ;
• Volonté et ingéniosité pour retrousser vos manches pour faire le travail;
• Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe, dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide, en faisant plusieurs tâches et en priorisant les demandes concurrentes;
• Démontre un soutien fort et visible de nos valeurs;
• Permis de conduire valide au Québec et véhicule
• Capacité d’exécuter tous les travaux à l’appui de nos valeurs organisationnelles d’excellence, de service, d’intégrité… ensemble.

Santé et Sécurité au travail :

Vous aurez les responsabilités suivantes afin d’être conforme au programme de santé et sécurité au travail de l'entreprise :
Les employés sont responsables de :

• Travailler dans le respect des lois et règlements concernant la santé et sécurité au travail
• Suivre les pratiques et procédures de travail sécuritaires et les mesures de sécurité quant à l’équipement général et individuel de protection
• Reporter immédiatement les dangers (tels que les situations et activités dangereuses) aux superviseurs.

Exigences de sécurité / CGP / ITAR :

Le poste exige une autorisation de niveau II auprès du gouvernement canadien et la capacité d'avoir accès au Programme canadien des marchandises contrôlées

En rejoignant Top Aces, vous trouverez :

• Un environnement de travail dans lequel le service, l'intégrité, l'excellence et le travail d'équipe sont hautement valorisés ;
• Des opportunités de développement et de croissance ;
• Une collaboration multidisciplinaire et multiculturelle au niveau local et mondial ;
• Un emploi du temps flexible ;
• Un régime d'avantages sociaux attrayant.

Santé et Sécurité au travail :

Les employés sont responsables de :
Travailler dans le respect des lois et règlements en matière de santé et de sécurité au travail
Suivre des pratiques et des procédures de travail sûres et utiliser des dispositifs de protection et des équipements de protection individuelle
Signaler immédiatement à leur supérieur hiérarchique les risques (situations et activités dangereuses, par exemple).

Égalité des chances en matière d'emploi

Chez Top Aces, tous les employés sont les bienvenus, quels que soient leur race, leur nationalité, leur couleur, leur religion, leur sexe, leur identité ou expression sexuelle, leur orientation sexuelle, leur handicap ou leur âge.
La forme masculine peut être utilisée dans cette description de poste uniquement pour faciliter la lecture, mais elle fait référence aux hommes, aux femmes et à la diversité des genres.