Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator

Minto Group; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de gestion immobilière à Montréal recherche un(e) coordonnateur(trice) de bureau. Le candidat idéal aura une expérience client, de bonnes compétences en communication et une connaissance des outils Microsoft. Ce rôle offre un salaire compétitif avec des avantages et des opportunités de développement professionnel.

Benefits

Salaire compétitif

Prime annuelle

Avantages sociaux dès le premier jour

REER avec contribution employeur

3 semaines de vacances

Plans de remboursement des frais de scolarité

Qualifications

• Minimum de 2 ans d'expérience de travail pertinente.
• Compétences en communication requises.
• Connaissance des logiciels Office et gestion de propriété.

Responsibilities

• Répondre aux demandes de renseignements sur la propriété.
• Saisir les demandes de service dans le logiciel.
• Coordonner l'accès aux appartements pour le personnel.

Skills

Souci du détail

Communication (écoute, oral et écrit)

Connaissance de Microsoft Office

Bilinguisme (français et anglais)

Education

Formation secondaire ou collégiale dans un domaine pertinent

Tools

SAP

Yardi

Job description

COORDONNATEUR(TRICE) DE BUREAU

Montréal, Québec

Votre offre comprendra :

• Un salaire compétitif
• Prime annuelle + avantages sociaux dès le premier jour + REER avec contribution employeur + 3 semaines de vacances
• Plans de remboursement des frais de scolarité et cours de développement professionnel
• Plateforme de reconnaissance des employés - Soyez récompensé par vos collègues pour vos contributions!
• Horaires d'été flexibles pour vous aider à profiter au maximum de votre temps
• Parcours professionnels passionnants au sein d'une organisation dynamique et motivée

Dans ce rôle, vous devrez :

• Répondre aux demandes de renseignements généraux sur la propriété, en fournissant des informations de base sur la location par téléphone, par courriel ou en personne.
• Saisir les demandes de service et les notifications d'incidents dans le logiciel de gestion de la propriété.
• Coordonner l'accès aux appartements pour le personnel de Minto, au besoin et en soutien aux coordonnateurs de services.
• Fixer les rendez-vous entre les résidents et l'équipe administrative
• Accepter et accuser réception des paiements, et les transférer aux coordonnateurs.
• Effectuer les tâches d'ouverture et de fermeture du bureau, y compris le verrouillage et le déverrouillage des portes, le maintien de la propreté de la salle d'attente et du bureau.
• Répondre aux appels et recevoir les messages vocaux
• Recevoir et coordonner le courrier postal
• Délivrer les cartes de stationnement pour les visiteurs
• Préparer la correspondance et les communications, selon les directives
• Fournir un soutien administratif général
• Effectuer d'autres tâches dans le cadre de l'esprit et de la finalité du poste, à la demande de la direction

Nous aimerions que vous ayez :

• Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail pertinente dans un environnement occupé avec des clients ou dans l’industrie du service
• Une formation secondaire ou collégiale dans un domaine pertinent
• Le souci du détail et de la précision
• Des compétences en communication (écoute, oral et écrit)
• La connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
• La connaissance de SAP ou de Yardi considéré comme un atout
• La connaissance du français et de l'anglais, à l'écrit et à l'oral

À propos de Minto Apartment REIT

Notre mission de bâtir des communautés dynamiques commence avec les personnes qui rendent tout cela possible : nos employés. En 2024, nous avons été fiers de recevoir le prix MAC de la Fédération des fournisseurs de logements locatifs de l'Ontario (FRPO) pour notre culture d'entreprise exceptionnelle, ce qui témoigne de notre engagement à créer un milieu de travail où le bien‑être des employés et les objectifs communs sont à l'honneur.

Minto est un employeur offrant l'égalité des chances et s'engageant à favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous sommes déterminés à constituer une main‑d'œuvre qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin d'un aménagement ou d'un soutien dans un aspect quelconque de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

OFFICE COORDINATOR

Montreal, Quebec

Build your future at Minto!

Your offer will include :

• Competitive compensation with performance-based annual bonus
• Annual bonus + benefits effective 1st day + RRSP matching plan + 3 weeks’ vacation
• Tuition reimbursement plans and professional development courses
• Employee recognition platform – Be rewarded by your colleagues for your contributions!
• Flexible summer hours to help you make the most of your time
• Exciting career paths across a dynamic and purpose-driven organization

In this role, you will :

• Respond to general inquiries about the property, providing basic leasing information via telephone, email or in person
• Enter service requests and incident notifications into property management software
• Coordinate access to suites for Minto staff, When required and in support of the service coordinators
• Schedule appointments between residents and administration team
• Accept and acknowledge receipt of payments, and transfer to coordinators
• Perform opening and closing duties of the office including, locking and unlocking of the doors, keeping waiting / office area clean
• Answer calls and receive voicemails
• Receive and coordinate post mail
• Issue visitor parking passes
• Prepare correspondence and communications, as directed
• Provide general administrative support
• Perform other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management

We would like you to have :

• A minimum of two (2) years of relevant work experience in a client-facing environment or in the service industry
• High school or college education in a relevant field
• Attention to detail and accuracy
• Communication skills (listening, speaking and writing)
• Knowledge of Microsoft Office (Word, Excel and Outlook)
• Knowledge of SAP or Yardi considered an asset
• Knowledge of French and English, written and spoken

About Minto Apartment REIT

Our mission to build vibrant communities begins with the people who make it all possible—our employees. In 2024, we were proudly recognized with the Federation of Rental-housing Providers of Ontario (FRPO) MAC Award for Outstanding Company Culture, a testament to our commitment to cultivating a workplace where employee well‑being and shared purpose thrive.

Our future is better together. Apply now and join us!

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.

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