Coordonnateur(trice) de bureau

IMK; Montreal; On-site; CAD 64,000 - 81,000; Full time

Job summary

Un cabinet d'avocats à Montréal recherche un(e) coordonnateur(trice) de bureau pour gérer les archives, la salle d'impression et fournir un soutien administratif. Ce poste exige une grande rigueur et la capacité à gérer plusieurs priorités. Vous rejoindrez une équipe dynamique, bénéficierez de congés compétitifs, d'une assurance collective, et d'un programme de bien-être avec un solde annuel de 500$.

Benefits

Banque compétitive de congés personnels et vacances

Assurance collective partiellement payée

Programme de santé et bien-être

Télémédecine

Programme d'aide aux employés

Complément salarial pour nouveaux parents

Qualifications

• Expérience en coordination de bureau ou soutien administratif.
• Aisance avec les outils bureautiques, notamment la suite Microsoft 365.
• Bonne maîtrise du français et anglais fonctionnel.

Responsibilities

• Assurer la gestion des archives et la fermeture des dossiers.
• Gérer la salle d'impression et le suivi avec les fournisseurs.
• Remplacer la réceptionniste lors de ses absences.

Skills

Coordination administrative

Rigueur

Outils bureautiques (Microsoft 365)

Bilinguisme (français et anglais)

Job description

Coordonnateur(trice) de bureau

IMK avocatss.e.n.c.r.l./LLP

IMK est au premier rang des boutiques de litige au Québec depuis sa fondation en 1997. Basée à Montréal, notre équipe talentueuse et versatile pratique dans tous les domaines du droit civil, commercial, constitutionnel, administratif et de l'emploi.

Notre cabinet se démarque par son modèle boutique et sa recherche constante de l'excellence au niveau du droit et il est toujours à l'affût des dernières tendances technologiques. La qualité et la variété de nos dossiers ainsi que la possibilité d'y contribuer de façon significative sont sources de motivation pour toute l'équipe. Nous offrons des conditions de travail concurrentielles ainsi que la possibilité de télétravail.

Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de bureau pour assurer le bon fonctionnement administratif et logistique du cabinet, avec un rôle clé dans la gestion des archives, la salle d’impression /photocopies et le soutien aux besoins d’impression et de production. La personne occupera un poste central, orienté service, rigueur et confidentialité, en interaction quotidienne avec les avocats, les adjoint(e)s et les autres membres de l’équipe.

Description des tâches :

1) Gestion des archives et fermeture de dossiers

• Assurer la coordination de la fermeture des dossiers selon les politiques et pratiques du cabinet.
• Valider, auprès des parties prenantes (avocats responsables, adjoint(e)s, parajuristes), que le dossier est prêt pour l’archivage, la conservation ou la destruction, conformément aux règles internes.
• Préparer les dossiers pour l’archivage : tri, classement, étiquetage, contrôle de complétude (versions papier pertinentes, pièces, cahiers, correspondance, etc.).
• Gérer l’inventaire des boîtes et dossiers archivés : suivi des emplacements, registre/traçabilité, demandes de récupération et retours en archives.
• Coordonner la destruction lorsque autorisée (validation requise, respect des règles de confidentialité, suivi des dates de conservation).
• Veiller à l’optimisation de l’espace d’archivage et au maintien de méthodes de classement cohérentes et accessibles.

2) Salle d’impression, fournitures et soutien à la production

• Assurer le bon fonctionnement de la salle d’impression/photocopies : suivi des imprimantes, niveau d’encre, propreté, ordre et accès.
• Coordonner les demandes de service et le suivi avec les fournisseurs (appels de service, diagnostics de base, escalades).
• Gérer les commandes de mobilier et les fournitures de bureau et de papeterie : inventaire, réapprovisionnement, commandes, rangement, optimisation des coûts.
• Offrir un soutien administratif ponctuel aux équipes pour la production de documents : impression, assemblage, pagination, mise en forme simple, reliure, préparation de cahiers de pièces et documents à transmettre.
• Préparer les envois physiques (courrier/purolator/messagerie) et assurer une qualité de présentation des documents transmis.
• Préparer les postes de travail en vue de l’arrivée de nouveaux employés.

3) Remplacement à la réception

• Remplacer la réceptionniste lors des absences (congés, vacances, imprévus).
• Accueillir les clients et visiteurs avec professionnalisme et orienter vers la bonne personne.
• Répondre aux appels, recevoir les paiements de clients, filtrer et acheminer les messages, gérer certaines boîtes courriel génériques au besoin.
• Coordonner les réservations de salles de réunion et assurer une expérience client soignée (mise en place, soutien logistique de base).
• Effectuer la commande des repas s’il y a lieu et assurer le nettoyage des salles de conférences et de la cuisine.

Profil recherché

• Expérience en coordination de bureau / soutien administratif.
• Très grande rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités avec autonomie.
• Aisance avec les outils bureautiques (suite Microsoft 365, gestion de fichiers, impressions).
• Bonne maîtrise du français; anglais fonctionnel (un atout selon clientèle).

Notre offre

• Une équipe dynamique en plein cœur de Montréal
  
• Banque compétitive de congés personnels et vacances
• Un code vestimentaire décontracté
• Une couverture d’assurance collective payée par l’employeur en partie
• Un service de télémédecine
• Un programme de santé et bien-être avec un solde de 500$ annuellement
• Un programme d’aide aux employé.es, parce qu’on mise sur votre bien-être
• Un programme de complément salarial complet pour les nouveaux parents