Coordonnateur.trice administratif.ve

Moment Factory; Montreal; Hybrid; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Rejoignez une entreprise innovante où la créativité et la collaboration sont au cœur de chaque projet. En tant que Coordonnateur.trice administratif.ve, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif des projets captivants, tout en collaborant avec une équipe dynamique. Ce poste vous permettra de contribuer à la création d'expériences multimédias uniques qui transforment des lieux en destinations emblématiques. Si vous êtes organisé, proactif et passionné par le travail d'équipe, cette opportunité est faite pour vous.

Benefits

Plan de formation personnalisé

Assurance collective

Compte mieux-être

Repas à tarifs réduits

Programme d'aide aux employés

Accès gratuit à la télémédecine

5 journées maladie payées

Qualifications

• 2 à 3 ans d’expérience en soutien administratif.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Responsibilities

• Supporter les directeurs généraux dans les tâches administratives.
• Planifier et organiser les voyages et déplacements des directeurs.

Skills

Gestion administrative

Communication en français

Communication en anglais

Organisation

Analyse

Education

Diplôme collégial en gestion

Diplôme en événementiel

Tools

Google Suite

Pipedrive

Wrike

Job description

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QUELQUES MOTS SUR NOUS

Originaires de tous horizons, nous sommes unis par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de toute l’équipe, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 420 personnes créatives que nous avons la chance de créer des environnements multimédias immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au cœur de notre ADN.

TON ÉQUIPE

Rejoindre l’équipe Originals, c’est explorer de nouvelles formes d'expérience multimédia dans des sites uniques et participer à la création de modèles de divertissement innovants qui se déploient à travers le monde. Tu seras amené.e à collaborer à la création de diverses expériences immersives, telles que les forêts magiques "Lumina", les "Aura" et bien plus encore! Ton équipe transforme des sites en expériences uniques, opérationnelles pendant plusieurs années, transformant ainsi la vie des visiteurs. Ensemble, vous créerez des destinations emblématiques qui, en plus d’attirer les visiteurs et d’améliorer l’expérience des lieux, généreront une attention médiatique et des retombées économiques.

Plus précisément, tu feras partie de l’équipe de coordination du département, composée d’une cheffe d’équipe production, de gestionnaires de projets et de coordinateur.rices. Tu seras en étroite collaboration avec les directeurs généraux ainsi que les équipes de la diffusion, afin de leur apporter un soutien administratif. En tant que Coordonnateur.trice administratif.ve, tu offres un soutien administratif aux projets en développement, en production et en diffusion ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Support aux Directeurs Généraux

• Supporter les directeurs généraux dans les tâches administratives, la préparation de documents interne et externe, la coordination de rencontre, la prise de note, les visites de partenaires / clients;
• Planification de réunions et sessions de travail, incluant prise de notes et suivis ;
• Planifier et organiser les voyages et déplacements des directeurs généraux et préparer les documents y afférant;
• Administrer les outils de gestion des opportunités commerciales (gestion des e-mails, Pipedrive (CRM);
• Soutenir la recherche et la préparation pour les conférences;
• Participer à la préparation des documents, y compris contrats, propositions, présentations client;
• Coordonner les visites clients au studio et/ou participer à la logistique de certains événements clients;
• Gérer le suivi du budget, l'ouverture de projets et autres besoins connexes;
• Effectuer des tâches administratives connexes pour soutenir l'équipe

Tâches administratives

• Tout travail administratif en lien avec les projets: ouverture et fermeture de projet, facturation, rebill, archivage, etc
• Gestion du calendrier de facturation liés aux plans de support et préparation des factures ;
• Classement et archivage des documents;
• Rédiger et mettre en page des documents de présentation (pour des présentations internes et clients) ;
• Contribuer à la préparation d’outils de commercialisation, tels que les offres de service, les présentations clients/partenaires et autres supports ;
• Planifier et organiser les voyages et déplacements de l’équipe de projet, et préparer les documents y afférant ;
• Suivi mensuel des royautés;
• Mise à jour des projets dans l’outil de gestion de projet;
• Effectuer toute autre responsabilité et/ou tâche reliée à ce poste

TON PARCOURS CONTIENT

• Diplôme collégial en gestion, événementiel, ou dans un domaine connexe;
• 2 à 3 ans d’expérience en soutien administratif;
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise de la suite Google (Sheets, Slide, Gmail, etc.).

TES QUALITÉS

• Rigueur, minutie, capacité d’analyse et grand sens de l’organisation;
• Excellentes aptitudes de communication, en français et en anglais;
• Être à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales et/ou administratives;
• Être à l’aise à travailler avec plus qu’un/e superviseur/e;
• Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs projets en simultané, et en discerner les priorités;
• Esprit d’équipe et diplomatie ;
• Fiabilité, autonomie et proactivité;
• Curiosité et volonté d’apprentissage;
• Connaissance du logiciel Wrike, un atout ;
• Connaissance de l’industrie du multimédia, un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES

• Travail hybride possible, mais nécessite une présence accrue au bureau (au moins 3 jours / semaine) ;
• Travail occasionnel en dehors des heures régulières de bureau

QUELQUES AVANTAGES À TRAVAILLER CHEZ MF :

• Plan de formation et de développement des compétences personnalisé, grâce à l'École MF;
• Assurance collective avantageuse, pour toi et ta famille ;
• Compte mieux-être te permettant de réclamer des dépenses personnelles allant jusqu'à 250$ par année ;
• Compte inspiration de 110$ ;
• Programme d'aide aux employés; gratuit, confidentiel et disponible 24h/24 ;
• Accès gratuit au service de télémédecine Dialogue, pour répondre rapidement à tes préoccupations de santé et à celles de ta famille;
• 5 journées maladie payées par année ;
• Repas tous les jours à tarifs réduits, collations et café en tout temps ;
• Service dédié à la vie MF, catalyseur d'initiatives reliées au bien-être des employés (santé physique, mentale, activités sociales, etc.)

Si tu corresponds à ce poste, nous t’invitons à soumettre ta candidature dès maintenant. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat.e, c’est pourquoi nous contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire ta connaissance !