Coordonnateur(trice) administratif(ve)

WSP USA; Montreal; On-site; CAD 52,000 - 69,000; Full time

Benefits offered by this job

Hébergement possible

Repas sur place

Job summary

WSP Québec, équipe Bâtiment Québec, recherche un adjoint administratif bilingue pour soutenir les projets et offres de services locaux, provinciaux et nationaux. Vous aiderez les équipes à produire et contrôler documents, devis et rapports, tout en gérant l archivage et la circulation des livrables.

Vous collaborerez avec la direction et les chefs de projets dans un contexte mult disciplines, assurant qualité et conformité des livrables et gestion des priorités.

Qualifications

• AEC, DEC, DEP ou diplôme collégial en secrétariat, bureautique ou en administration, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience approfondie dans un rôle administratif comparable, avec capacité à soutenir simultanément plusieurs responsables, projets et échéanciers.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat pour produire et contrôler des documents professionnels complexes.
• Expérience pratique de SharePoint pour organiser les espaces de projet, les offres de services et les sites d'affaires.
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, nécessaire pour soutenir des mandats et des équipes à l'échelle locale, provinciale et nationale.
• Capacité démontrée à contrôler la qualité linguistique et visuelle des livrables, à protéger les renseignements sensibles et à gérer les priorités avec discernement; une expérience en génie-conseil ou en construction constitue un atout.

Responsibilities

• Coordonner l'ouverture des projets, les plans financiers et la documentation de démarrage afin d'établir des bases administratives fiables.
• Produire, réviser et mettre en forme les offres de services, devis, rapports, estimations, comptes rendus, curriculums vitae, fiches de projets et correspondances selon les normes de WSP.
• Gérer le classement, l'archivage, les listes de diffusion et la circulation des documents entrants et des livrables pour rendre l'information accessible et traçable.
• Soutenir l'administration des projets en chantier, notamment les dessins d'atelier, certificats de paiement, directives, avis de changement, suivis de signature et documents de clôture.
• Collaborer avec la direction, les responsables de projets et les équipes multidisciplinaires pour coordonner les priorités, les portails SharePoint et les activités liées aux offres de services.
• Faire progresser les projets par une coordination efficace.

Job description

Et si vous pouviez redéfinir ce qui est possible ?

Avec nous, c'est possible. Vous voulez du sens . De la croissance . Des opportunités . Des gens qui comprennent.

Nous sommes la maison des bâtisseurs de monde ambitieux, passionnés et innovants.

Grâce à une étendue et une profondeur inégalées d'expertise en ingénierie, en conseil et en sciences, nos esprits mondiaux s'unissent pour offrir des solutions locales.

Nous sommes des éclaireurs et des créateurs d'impact .

Nous sommes des Visionnaires .

Nous sommes WSP .

L'Opportunité

Un rôle qui compte

Joignez-vous à nous pour offrir des solutions novatrices qui transforment les communautés et créent un changement durable. Des projets axés sur la durabilité aux travaux d'infrastructure d'avant-garde, vous jouerez un rôle clé dans la construction de notre avenir — et du vôtre.

À titre d'Adjoint(e) administratif(ve), bilingue au sein de l'équipe de mécanique et d'électricité de Bâtiment Québec, vous aiderez les équipes responsables de projets et d'offres de services réalisés à l'échelle locale, provinciale et nationale. Votre coordination contribuera à la qualité des livrables et au succès d'un groupe présent dans plusieurs bureaux au Québec.

Votre impact

• Coordonnerl'ouverture des projets, les plans financiers et la documentation de démarrageafind'établir des bases administrativesfiables.

• Produire, réviser et mettreenforme les offres de services, devis, rapports, estimations, comptesrendus, curriculums vitae, fiches de projets et correspondanceselon les normes de WSP.

• Gérer le classement, l'archivage, les listes de diffusion et la circulation des documents entrants et des livrables pour rendrel'information accessible et traçable.

• Soutenirl'administration des projetsenchantier, notamment les dessins d'atelier, certificats de paiement, directives, avis de changement, suivis de signature et documents de clôture.

• Collaborer avec la direction, les responsables de projets et les équipes multidisciplinaires pour coordonner les priorités, les portails SharePoint et les activitésliées aux offres de services.

• Faire progresser les projets par une coordination efficace.

Les compétences qui vous distinguent

• AEC, DEC, DEP ou diplôme collégialensecrétariat, enbureautiqueouen administration, oucombinaisonéquivalente de formation et d'expérience.

• Expérienceapprofondie dans un rôleadministratif comparable, avec capacité à soutenirsimultanémentplusieursresponsables, projets et échéanciers.

• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Adobe Acrobat pour produire et contrôler des documents professionnels complexes.

• Expérience pratique de SharePoint pour organiser les espaces de projet, les offres de services et les sites d'affaires.

• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, nécessaire pour soutenir des mandats et des équipes à l'échelle locale, provinciale et nationale.

• Capacitédémontrée à contrôler la qualitélinguistique et visuelle des livrables, à protéger les renseignementssensibles et à gérer les priorités avec discernement; uneexpérienceen génie-conseil ouen construction constitue un atout.

Pourquoi choisir WSP ?

Nous existons pour façonner des communautés et faire progresser l'humanité. Les ingénieur·e·s, conseiller·ère·s et scientifiques les plus brillant·e·s du monde entier font de WSP leur maison.

• Fièrement canadienne , nous sommesparmi les meilleursemployeurs au Canada

• Une communauté mondiale d'esprits brillants , votreprochaine idée, mentor ouopportunité est toujours à portée de main

• Des possibilités illimitées commencentici. Quece soit à travers le pays ou à l'échellemondiale, nous vous aiderons à adapter votrerôle à vos ambitions, parcequevotrecroissancealimente la nôtre

• Flexibilité et équilibre réel , nous reconnaissonsl'importance de l'équilibre dans nos vies et vous encourageons à prioriser le vôtre

#WeAreWSP

Rémunération

Québec - 52000$ à 69000$

Divulgation : Le salaire final accordé pour ce poste peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment la formation pertinente, les qualifications, les certifications, l'expérience, les compétences, l'ancienneté, l'emplacement géographique, le rendement et les besoins de l'entreprise ou de l'organisation. La fourchette salariale fournie dans cette offre d'emploi peut être modifiée à des fins commerciales.

Faites circuler les idées, les projets et le progrès

Transformez une multitude de documents, d'échéances et de suivis en une coordination fluide qui permet aux spécialistes de Bâtiment Québec de livrer des projets porteurs.

Donnez à chaque projet l'appui qui le fait avancer.

Chez WSP , notre raison d’être est de façonner nos communautés pour faire progresser l’humanité.

C’est pourquoi nous rassemblons des personnes animées par la résolution de défis complexes — des ingénieur·e·s, des scientifiques, des conseiller·ère·s et des expert·e·s techniques guidé·e·s par une passion commune : redéfinir ce qui est possible et imaginer ce qui vient ensuite. Nous sommes des Visionnaires et Visionnières.

En tant que l’une des plus importantes firmes de services professionnels au monde, nous collaborons avec la clientèle dans les secteurs du transport, des infrastructures, de l’environnement, du bâtiment, de l’énergie, de l’eau, ainsi que des mines et métaux. Nous allions une connaissance approfondie des réalités locales à une perspective globale pour créer des solutions qui laissent une empreinte positive et durable.

Chez WSP , vous joindrez une communauté d’esprits brillants qui repoussent les limites chaque jour - grâce à leur expertise, leur créativité et leur volonté d’innover pour bâtir un avenir plus résilient et interconnecté. Ici, vos idées sont valorisées, votre développement est soutenu, et vous êtes encouragé·e à être pleinement vous-même. Nous donnons à notre personnel les moyens de collaborer entre disciplines, de remettre en question le statu quo et de façonner une carrière porteuse de sens.

Joignez-vous à nous.

Veuillez noter :

La santé et la sécurité sont des valeurs fondamentales et primordiales chez WSP. Compte tenu de l’importance de veiller les un·e·s sur les autres, il est attendu que vous respectiez en tout temps notre politique de Santé, sécurité et environnement (SSE), ainsi que les politiques SSE de la clientèle lorsque vous travaillez sur ses sites. Tous les détails ici (https://www.wsp.com/fr-ca/corporate/ca/health-safety) .

Certaines fonctions critiques pour la sécurité comprennent du travail sur le terrain et peuvent impliquer des activités dans divers environnements, notamment dans des zones éloignées ou isolées, en travaillant seul·e ou par temps inclément (dans des conditions sécuritaires et raisonnables).

WSP accueille et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour toute personne participant à l’ensemble du processus de sélection.

WSP adhère aux principes d’équité en emploi. Seules les personnes retenues seront contactées.

WSP n’accepte pas les candidatures non sollicitées provenant d’agences de recrutement. Tous les détails ici (https://www.wsp.com/fr-ca/carrieres/avis-destine-aux-agences-de-recrutement-aux-services-de-placement-et-aux-recruteurs-professionnels) .