Coordinator, Nature / Coordonnatrice ou coordonnateur, Nature

David Suzuki Foundation; Surrey; Hybrid; CAD 31,000; Part time

Job summary

A Canadian environmental organization is seeking a part-time Coordinator for the Nature department. This role involves supporting financial and administrative tasks, ensuring smooth operations and collaboration across teams. The ideal candidate has experience in administration, a strong commitment to environmental justice, and excellent communication skills. The position offers a hybrid working model based in Vancouver with a competitive salary of $30,882 annually.

Benefits

Four-day workweek

Competitive salary

Generous benefits package

Supportive work culture

Opportunity to contribute to environmental health

Qualifications

• Minimum 2 years of administrative/coordination experience.
• Strong commitment to the Foundation’s mission and vision.
• Experience managing finances and budgeting.

Responsibilities

• Coordinate financial and administrative processes for the Nature department.
• Support budget management and ensure compliance.
• Provide administrative support for campaigns.
• Liaise with other departments as needed.

Skills

Excellent written and spoken English

Practical experience with Microsoft Office applications

Strong document and file management skills

Problem-solving skills

Ability to build harmonious working relationships

Knowledge of social justice and EDI issues

Job description

Company Description

ABOUT US

The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto and Montreal. We are a Canadian settler organization working to advance climate solutions, help nature thrive and build sustainable communities, respecting the rights, title and sovereignty of Indigenous nations. We believe Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with a broad spectrum of people and organizations throughout Canada, including Indigenous communities, all levels of government and people who care about environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada.

We use scientific research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal solutions, communications and public engagement to pursue our mission to protect nature’s diversity and the wellbeing of all life, now and for the future. We envision a world where we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature and with each other.

To address the intersection of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the David Suzuki Foundation is committed to promoting equity, diversity and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences and world views are valued as essential to our collective future.

À PROPOS DE NOUS

Fondée en 1990, la Fondation David Suzuki est un organisme environnemental canadien à but non lucratif. Nous travaillons en anglais et en français et nous avons des bureaux à Vancouver, à Toronto et à Montréal. Nous sommes un organisme canadien allochtone qui œuvre au déploiement de solutions climatiques, d’une nature florissante et de collectivités durables, en respectant les droits, le titre et la souveraineté des nations autochtones. Selon nous, le leadership autochtone est vital pour notre avenir collectif. Or, afin de trouver des avenues vers un Canada durable, nous visons à travailler avec un vaste éventail d’acteurs et actrices au pays, dont les communautés autochtones ainsi que tous les paliers de gouvernement et les personnes qui se soucient de la justice environnementale.

Pour poursuivre notre mission, celle de préserver la diversité de la nature et le bien-être de toutes les formes de vie, maintenant et pour l’avenir, nous faisons appel à diverses ressources et approches : recherche scientifique, savoirs écologiques traditionnels, solutions politiques et juridiques innovantes en matière d’environnement, communications et engagement du public. Nous imaginons un monde où, chaque jour, nous agissons en comprenant notre interdépendance avec la nature ainsi que les un.e.s avec les autres.

Face aux croisements des crises du climat et de la biodiversité avec la justice sociale et l’équité, la Fondation David Suzuki est résolue à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion en s’engageant dans un parcours transformateur pour intégrer ces valeurs, décoloniser ses pratiques et devenir un organisme antiraciste. Joignez‑vous à nous pour créer un monde juste socialement et écologiquement, où la pluralité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est perçue comme cruciale pour notre avenir collectif.

Job Description

Title: Coordinator, Nature

Terms: Part-Time (4 days per week/ 5 hours per day)

Location:Based out of our Vancouver office with hybrid working optionavailable

Department: Nature

Reporting to: Director, Nature

Type: Unionized Role

Annual Salary:$30,882

About the Role

The Coordinator, Nature plays a pivotal role in supporting the Nature team with internal and external relationships and commitment. They ensure timely processing of administrative tasks, smooth department operations, and accurate financial management. The role also provides administrative support for campaigns. This role will work closely with other Portfolios within the David Suzuki Foundation, with a focus on providing support to the Engagement and Communications team as required. The Coordinator creates a positive, organized, and productive work environment through the scope of their role.

Key Responsibilities

Financial & Administrative

• In close collaboration with the Finance and Administration department, coordinates recurring financial, administrative, and operational processes for the Nature department to ensure a seamless workflow.
• Supports the Portfolio Administrator, Nature to manage department budgets effectively. This includes identifying and addressing any budget over-/under-spends and variances. Assists Director, Nature and project leads in setting annual budgets.
• Clarifies and continuously improves processes for invoice processing, Visa & out-of-pocket reports, contracts, cost recovery and travel booking.
• Ensures expenses are paid on time, accurately coded to their respective grants, projects, and departments and processed to enable transparent financial tracking and reporting.
• Updates staff signing authorities and Visa limits as they are updated by Finance and Admin department while ensuring adherence to these limits to maintain financial compliance within the organization.
• Supports the training of team members on the use of financial tools and forms, and adherence to established administrative policies and processes of the organization.
• Act as the liaison with other departments across the organization.
• Manages BC lobbying activities on behalf of the organization.
• Managé and respond to shared mailboxées on behalf of the communications team and address questions/concerns to other departments as needed.

Team Coordination:

• Books standing team meeting invites and ensures guest list and availabilities are up to date, records meeting minutes.
• Plans team events and functions. Establishes and manages budget events, booking of venues, transportation accommodations, food planning, etc.

Other Duties as Required

Poste: Coordonnatrice ou coordonnateur, Nature

Conditions: Temps partiel (4jours par semaine / 5heures par jour)

Lieu:À notre bureau de Vancouver avec possibilité de travail hybride

Département: Nature

Sous la responsabilité de: Directrice, Nature

Type: Poste syndiqué

Salaireannuel:30 882 $ par an

À propos du poste

La coordonnatrice ou le coordonnateur Nature joue un rôle central en soutenant l’équipe Nature en ce qui concerne les relations et l’engagement avec les parties prenantes internes et externes. Elle ou il assure le traitement rapide des tâches administratives, le bon fonctionnement du département et une gestion financière précise. Elle ou il fournit également un soutien administratif pour les campagnes. Elle ou il travaillera en étroite collaboration avec d’autres portefeuilles au sein de la Fondation David Suzuki, en mettant l’accent sur le soutien à l’équipe Communications et engagements, au besoin. Elle ou il crée un environnement de travail positif, organisé et productif par l’intermédiaire des tâches variées de son rôle.

Principales responsabilités

Finances et administration

• En étroite collaboration avec le département Finance et Administration, coordonne les processus financiers, administratifs et opérationnels récurrents pour le département Nature afin de garantir un flux de travail harmonieux.
• Soutient l’administratrice de portefeuille, Nature, pour gérer efficacement les budgets du département. Cela inclut l’identification et la gestion de tout dépassement/sous-utilisation et écarts budgétaires. Aide la directrice, Nature et les responsables de projet à établir les budgets annuels.
• Clarifie et améliore continuellement les processus de traitement des factures, les rapports de la carte Visa et des frais remboursables, les contrats, le recouvrement des coûts et la réservation de voyages.
• Veille à ce que les dépenses engagées soient payées à temps, attribuées avec précision en fonction des subventions, projets et départements respectifs et traitées pour permettre un suivi financier et des rapports transparents.
• Met à jour les pouvoirs de signature du personnel et les limites de la carte Visa au fur et à mesure qu’ils sont mis à jour par le département Finances et administration, tout en s’assurant du respect de ces limites afin de maintenir la conformité financière au sein de l’organisation.
• Offre un soutien à la formation des membres de l’équipe sur l’utilisation des outils et formulaires financiers et le respect des politiques et des processus administratifs établis de l’organisation.
• Assure la liaison avec les autres départements de l’organisation.
• Gère les activités de lobbying de la Colombie-Britannique au nom de l’organisation.
• Gère les boîtes de réception partagées, répond aux messages au nom de l’équipe des communications et transmet les questions/préoccupations aux autres départements, le cas échéant.

Coordination de l’équipe:

• Envoie les invitations aux réunions d’équipe régulières et s’assure que la liste des invités et les disponibilités sont à jour, consigne les procès-verbaux des réunions.
• Planifie les événements et les activités de l’équipe. Établit et gère les budgets, les événements, la réservation des sites, l’hébergement, le transport, la planification alimentaire, etc.

Autres tâches au besoin

Qualifications

Experience

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to:

• 2+ years team administrative / coordination experience
• Strong personal interest and commitment to the Foundation’s mission and vision.
• Experience managing finances, budgeting and expense processes.

Knowledge, skills, and abilities

• Excellent written and spoken English required. French language skills are an asset.
• Practical experience with Microsoft Office applications required.
• Strong technical problem-solving skills with standard office computer network issues, peripherals and telecom tools required.
• Strong document and file management, storage and organization skills required.
• Friendly, personable and able to build harmonious working relationships with clients, co-workers and the general public.
• Able to perform administrative duties with deliberate speed and accuracy and without immediate and constant supervision.
• Sound judgement and decision-making skills, with flexibility to immediately adjust work plans to complete tasks that arise on an urgent basis.
• Ability to provide support to a team by taking initiative, prioritizing needs and meeting tight deadlines.
• Highly organized and able to prioritize effectively.
• Strong understanding of social justice, EDI issues, and best practices with the ability to effectively operationalize those values within the scope of the role.

Expérience

Nous savons que l’expérience peut prendre différentes formes. Parlez‑vous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes:

• Minimum de 2ans d’expérience en administration / coordination d’équipe.
• Intérêt personnel et engagement marqué envers la mission et la vision de la Fondation.
• Expérience en gestion des finances, de la budgétisation et des processus de dépenses.

Connaissances, compétences et capacités

• Excellentes compétences en anglais (oral et écrit) essentielles. Le français est un atout.
• Expérience pratique avec les applications Microsoft Office essentielle.
• Solides compétences en résolution de problèmes techniques en ce qui a trait aux réseaux informatiques de bureau standard, aux périphériques et aux outils de télécommunications.
• Solides compétences en gestion, stockage et organisation de documents et de fichiers.
• Tempérament amical et agréable et capable d’établir des relations de travail harmonieuses avec les clients, les collègues et le grand public.
• En mesure d’effectuer des tâches administratives avec rapidité et précision et sans supervision immédiate et constante.
• Excellent jugement et solides compétences décisionnelles, avec la souplesse nécessaire pour adapter immédiatement les plans de travail afin d’accomplir les tâches urgentes qui se présentent à l’occasion.
• Capacité à apporter un soutien à une équipe en prenant des initiatives, en hiérarchisant les besoins et en respectant des deadlines serrés.
• Excellent sens de l’organisation et capable de déterminer efficacement les priorités.
• Excellente compréhension de la justice sociale, des enjeux relatifs à l’EDI et des pratiques exemplaires, avec la ability to effectively operationalize those values within the scope of the role.

Additional Information

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to https://davidsuzuki.org/careers/

The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity‑deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender‑diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble d’avantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à l’amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s’y trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l'adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/

La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l’équité et de la diversité et de la création d'un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l'équité, en particulier les Autochtones et les personnes racialisées, les membres des communautés 2ELGBTQIA+, les personnes trans et de la pluralité des genres, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.