Coordinateur de projet| Project Coordinator

Medisca; Montreal; Hybrid; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une entreprise pharmaceutique mondiale recherche un Coordinateur de projet pour gérer l'ajout de nouveaux produits. Le candidat idéal aura 3 à 5 ans d'expérience en gestion de projet et doit exceller en communication et organisation. Ce poste offre un environnement de travail hybride, un équilibre vie professionnelle/vie personnelle, et des opportunités de développement professionnel.

Benefits

Équilibre vie professionnelle/vie personnelle

Choix de plans modulaires de santé

Programme de bien-être

Horaires de travail flexibles

Opportunités d'apprentissage

Stationnement gratuit

Qualifications

• 3 à 5 ans d'expérience en gestion de projet dans les domaines de la fabrication, gestion de produits ou sciences de la vie.
• Maîtrise des outils de planification basés sur Gantt.
• Capacité à travailler en équipe interfonctionnelle et gérer plusieurs projets complexes.

Responsibilities

• Développer des diagrammes de Gantt pour les projets liés à l'ajout de nouveaux produits.
• Travailler avec les responsables de tâches pour confirmer durées et dépendances.
• Suivre l'état d'avancement des projets et signaler les retards.

Skills

Compétences en communication

Organisation

Gestion des parties prenantes

Esprit analytique

Education

Baccalauréat en gestion de projet, administration des affaires ou domaine connexe

Tools

Microsoft Project

Smartsheet

Job description

Medisca est une entreprise mondiale qui s’appuie sur des partenariats solides pour servir les professionnels de la santé dans diverses disciplines liées au bien‑être. En proposant des solutions complètes et essentielles, y compris des ingrédients et des services pharmaceutiques, la fabrication de technologies de mélange, des tests analytiques et la formation, Medisca comble les lacunes en matière de soins de santé grâce à un engagement inébranlable en faveur de la précision, de l’innovation et de l’impact sociétal.

Le Coordinateur de projet sera chargé de planifier, de coordonner et de suivre plusieurs initiatives d’ajout de nouveaux produits, de la conception à la réalisation. Ce rôle est essentiel pour garantir que les projets respectent le calendrier, que les ressources soient réparties de manière équilibrée entre les services et que les risques ou retards soient traités de manière proactive. Le candidat idéal est organisé, doté d'un esprit analytique et capable de s'épanouir dans un environnement interfonctionnel en constante évolution.

Responsabilités Et Fonctions

• Élaborer des diagrammes de Gantt détaillés pour tous les projets actifs et à venir liés à l'ajout de nouveaux produits
• Travailler en étroite collaboration avec tous les responsables de tâches (R&D, ingénierie, approvisionnement, qualité, marketing, etc.) afin de confirmer la durée des tâches, les dépendances et les étapes clés
• Tenir à jour et mettre à jour les diagrammes de Gantt chaque semaine afin de refléter les progrès réels par rapport au plan
• Suivre l'état d'avancement des projets, identifier les retards ou les goulots d'étranglement et publier des rapports actualisés à l'intention des parties prenantes
• Veiller à ce que le calendrier du projet reste la seule source fiable pour tous les délais et livrables du projet

Exécution et coordination

• Faciliter la communication interfonctionnelle continue afin d'assurer la coordination entre tous les services concernés
• Identifier de manière proactive les risques, les obstacles ou les défis interdépartementaux susceptibles de retarder les progrès
• Favoriser la résolution des problèmes en assurant la coordination entre les équipes ou en escaladant vers la direction lorsque les obstacles persistent
• Soutenir une prise de décision efficace grâce à des rapports de projet précis et opportuns
• Toute autre tâche assignée par la direction de la qualité

Surveillance des ressources et de la bande passante

• Examiner et analyser les diagrammes de Gantt afin d'identifier les conflits liés aux ressources ou à la bande passante, par exemple lorsqu'une personne se voit attribuer plusieurs tâches qui se chevauchent dans différents projets. Signaler les problèmes potentiels d'allocation des ressources à la direction et recommander des ajustements
• Collaborer avec les responsables de service afin de garantir une couverture adéquate et des délais réalistes

Rapports et communication

• Préparer des rapports d'avancement hebdomadaires résumant l'état d'avancement du projet, les risques et les décisions clés à prendre
• Présenter les mises à jour du calendrier et les ajustements du chemin critique à la direction générale, si nécessaire
• Tenir à jour une documentation claire des changements, des décisions et des hypothèses

Tâches générales de gestion de projet

• Promouvoir le respect du processus de gouvernance du projet et des normes de documentation
• Diriger ou participer à des réunions régulières sur l'état d'avancement, des revues et des rétrospectives
• Soutenir l'amélioration continue des pratiques, des modèles et des outils de gestion de projet
• Favoriser la responsabilisation en assurant le suivi des mesures à prendre et en veillant à leur achèvement dans les délais impartis

Qualifications

• Baccalauréat en gestion de projet, administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Trois (3) à cinq (5) ans d'expérience en gestion de projet dans les domaines de la fabrication, de la gestion de produits ou des sciences de la vie
• Maîtrise approfondie de Microsoft Project, Smartsheet ou d'outils de planification équivalents basés sur Gantt
• Excellentes compétences en communication, en organisation et en gestion des parties prenantes
• Capacité avérée à travailler efficacement avec des équipes interfonctionnelles et à gérer simultanément plusieurs projets complexes
• Esprit analytique, souci du détail et capacité à identifier rapidement les interdépendances et les risques
• Excellentes compétences en communication ; maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit) requise. Ce poste sera rattaché à un directeur basé aux États-Unis et impliquera des interactions avec des collègues en Amérique du Nord

Ce que cela vous apporte…

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle - Semaine de travail de 37,50 heures avec des vendredis qui terminent plus tôt toute l'année, politique de congés payés et de vacances.
• Investissez dans votre santé - Choix de plans modulaires, compte de dépenses de santé et télémédecine gratuite.
• Votre bien‑être est important – Programme bien‑être offert
• Environnement de travail flexible - Horaire de travail hybride avec programme de remboursement du bureau à domicile.
• Votre avenir est prometteur - Opportunités d'apprentissage et d'évolution au sein de Medisca.
• Épargnez pour votre avenir - Medisca contribue à un régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) lorsque vous investissez dans des REER.
• Aidez-nous à grandir - Programme de recommandation des employés
• Un emplacement centralisé - Parking gratuit/accessible par les transports en commun ; un centre commercial accessible à pied pour le déjeuner ou l'épicerie.
• Nous aimons nous amuser - Événements d'entreprise tout au long de l'année

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour entrevue seront contactés.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

Medisca is a global company leveraging strong partnerships to serve healthcare professionals across diverse wellness disciplines. Offering extensive and essential solutions – including pharmaceutical ingredients and service, mixing technology manufacturing, analytical testing, and education – Medisca is bridging the gaps in healthcare with an unwavering commitment to precision, innovation, and societal impact.

The Project Coordinator will be responsible for planning, coordinating, and tracking multiple new product addition initiatives from concept through completion. This role is critical in ensuring that projects remain on schedule, resources are balanced across departments, and any risks or delays are proactively addressed. The ideal candidate is organized, analytical, and thrives in a fast‑paced, cross‑functional environment.

Responsibilities & Duties

• Develop detailed Gantt charts for all active and upcoming new product addition projects
• Work closely with all task owners (R&D, Engineering, Procurement, Quality, Marketing, etc.) to confirm task durations, dependencies, and milestones
• Maintain and update Gantt charts weekly to reflect actual progress versus plan
• Track project status, identify slippages or bottlenecks, and issue updated reports to stakeholders
• Ensure the project schedule remains the single source of truth for all project timing and deliverables

Execution & Coordination

• Facilitate ongoing cross‑functional communication to ensure alignment across all contributing departments
• Proactively identify risks, obstacles, or interdepartmental challenges that may delay progress
• Drive issue resolution by coordinating between teams or escalating to leadership when roadblocks persist
• Support effective decision‑making through accurate and timely project reporting

Resource & Bandwidth Monitoring

• Review and analyze Gantt charts to identify resource or bandwidth conflicts—for example, when an individual is assigned multiple overlapping tasks across projects
• Raise potential resource allocation issues to management and recommend adjustments
• Collaborate with department leads to ensure adequate coverage and realistic timelines

Reporting & Communication

• Prepare weekly progress reports summarizing project health, risks, and key decisions required
• Present schedule updates and critical‑path adjustments to senior management as needed
• Maintain clear documentation of changes, decisions, and assumptions

General Project Management Duties

• Champion adherence to the project governance process and documentation standards
• Lead or participate in regular status meetings, reviews, and retrospectives
• Support continuous improvement of project management practices, templates, and tools
• Drive accountability by following up on action items and ensuring timely completion.

Qualifications

• Bachelor’s degree in Project Management, Business Administration, or a related field
• Three (3) to five (5) years of project management experience within manufacturing, product management, or life sciences
• Strong proficiency in Microsoft Project, Smartsheet, or equivalent Gantt‑based planning tools
• Excellent communication, organization, and stakeholder management skills
• Proven ability to work effectively with cross‑functional teams and handle multiple complex projects simultaneously
• Analytical mindset with attention to detail and ability to identify interdependencies and risks early
• Excellent communication skills; Fluent French and English (oral & written) required. This position will report to a Director based in the US and will interact with colleagues in North America.

What’s In It For You…

• Work/Life Balance - 37.50 hour workweek with early Fridays all year long, PTO and vacation policy
• Invest in your health – Choice of modular plans, health spending account and free Telemedicine
• Flexible work environment – Hybrid work schedule with home office reimbursement program
• Your Future is Bright – Opportunities to learn and grow within Medisca
• Save for your Future – Medisca contributes to a deferred profit sharing plan (DPSP) when you invest in RRSPs
• Help us grow – Employee Referral Program
• Central location - Free parking/accessible by public transportation; a commercial center is within walking distance for lunch or groceries
• We like to have fun – company events throughout the year

We thank all applicants for their interest; however, only candidates to be interviewed will be contacted.

We are an equal opportunity employer.