Associate Director, Democratic Futures

ODAIA; Toronto; Hybrid; CAD 100,000 - 110,000; Full time

Job summary

A prominent Canadian research organization is looking for an Associate Director for the Democratic Futures Initiative. This 1-year hybrid contract role offers a unique opportunity to shape the future of democracy. Responsibilities include collaborating with senior leadership, managing multi-departmental workflows, and leading discussions with key stakeholders. The required qualifications are a PhD relevant to democracy, along with project management experience. The salary range is $100,000 to $110,000, competitive benefits included.

Benefits

4 weeks vacation

Comprehensive wellness support

Professional development resources

Qualifications

• Minimum 3 years of professional experience beyond the highest degree.
• Strong project management and planning skills.
• Deep understanding of research principles and global research landscape.

Responsibilities

• Collaborate closely with senior leadership.
• Lead planning, coordination, and workflow of the Initiative.
• Support appointing Chairs and Members for Discovery Panels.

Skills

Project management

Analytical skills

Strategic thinking

Collaboration

Education

PhD in social sciences, public policy, or law

Job description

ASSOCIATE DIRECTOR, DEMOCRATIC FUTURES (CONTRACT)

La version française suit.

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Staff are required to be in the office three days a week, ensuring a balance of in-person collaboration and flexibility.

This posting is for a newly created position.

About CIFAR:

The Canadian Institute for Advanced Research (CIFAR) is a globally influential research organization proudly based in Canada. We mobilize the world’s most brilliant people across disciplines and at all career stages to advance transformative knowledge and solve humanity’s biggest problems, together.

For more information please visit our website.

The Opportunity

This role is a 1-year contract position ending December 31, 2026. The Associate Director, Democratic Futures, offers a unique opportunity to help shape a major institutional initiative focused on the future of democracy. The role works closely with the CEO & President and the Executive Director, Research, to provide intellectual leadership and advance portfolio development of the Democratic Futures Initiative.

The Associate Director leads the planning, coordination, and execution of the Initiative, including launching and supporting two Discovery Panels, representing the Institute in external engagements, and building strong relationships with key stakeholders. Working collaboratively across the Research, Advancement, and Communications departments, the role contributes to evaluation, captures lessons learned, and documents insights to guide future stages and strengthen institutional practice. The Associate Director also serves as a key liaison with funders, supporting stewardship, reporting, and proposal development for future stages of the Initiative.

Key Responsibilities & Impact:

• Collaborate closely with senior leadership to provide intellectual guidance and administrative oversight for the Democratic Futures Initiative.
• Lead the planning, coordination, and workflow of the Initiative, ensuring coherent delivery across Research, Advancement, Communications, Events and supporting risk‑aware planning for politically sensitive content and stakeholder engagement.
• Support the appointment of Chairs and Members for two Discovery Panels, develop and maintain Terms of Reference and governance structures, and organize virtual and in‑person meetings to advance Panel work.
• Design and organize a 25‑person public forum with democracy practitioners, civil servants, NGOs, journalists, and influencers to inform Stage One activities.
• Staff and ensure the effective functioning of a Global Advisory Council, including organizing virtual meetings and facilitating input to inform subsequent stages.
• Act as a liaison between research activities, funders, and Advancement, supporting stewardship, reporting, engagement, and proposal development for future stages.
• Capture and document insights, lessons learned, and outputs from Stage One to guide subsequent stages and inform broader institutional practice.
• Coordinate additional Panel meetings to finalize key themes, identify research opportunities, and engage members from active and former CIFAR programs.
• Oversee the drafting and release of clear, concise reports from professional writers to support knowledge mobilization and potential Global Calls for proposals.
• Serve as an ambassador for the research community and perform other duties as assigned within the Research Department.

• Occasional travel for meetings or other engagements (approximately 8 per year), typically lasting 2–3 days and potentially including weekends or holidays.

About You

• PhD in social sciences, public policy, or law, with a strong background in democracy‑related research.
• Minimum 3 years of professional experience beyond the highest degree.
• Strong project management, planning, and execution skills, with the ability to manage multiple competing priorities.
• Strategic thinker with excellent problem‑solving, analytical, and evaluative abilities.
• Deep understanding of research principles and the global research landscape, with experience collaborating across academia, government, and civil society and familiarity with CIFAR’s mandate and activities.
• French language proficiency is an asset.

Hiring Salary Range

The salary for this position ranges from $100,000 to $110,000. Placement within this range will be determined based on relevant experience and qualifications. To ensure fair and equitable pay at CIFAR, placement on the salary range will be based on your years of experience, skills, and qualifications relevant to the Associate Director, Democratic Futures.

What We Offer

At CIFAR, we strive to create a workplace where people feel supported, included, and able to do their best work. Our team members benefit from

• Comprehensive wellness support - mental health supports, 4 weeks’ vacation, and “CIFAR Days” (days off with pay) throughout the year.
• Opportunities for learning and growth - supported by professional development resources.
• An inclusive, collaborative culture - grounded in our 4Cs (Collaboration, Curiosity, Courage, and Clarity), where diverse perspectives are valued and ideas are encouraged.

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by 11:59pm EST on Wednesday, February 4, 2026. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

Our Commitment to Inclusion

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio‑economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self‑identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES

CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email [e-mail] and include the term ‘Accessibility’ in the Subject Line, or call 416‑971‑4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

DIRECTEUR ASSOCIÉ OU DIRECTRICE ASSOCIÉE, AVENIRS DÉMOCRATIQUES (CONTRAT)

English version above

L’offre d’emploi

Ce poste est offert dans le cadre d’un contrat d’un an se terminant le 31 décembre 2026. À titre de directrice associée ou de directeur associé, Avenirs démocratiques, vous aurez la chance unique de participer à l’élaboration d’une initiative institutionnelle d’envergure sur l’avenir de la démocratie. En étroite collaboration avec le président et chef de la direction du CIFAR et la directrice générale de la recherche, vous exercerez un leadership intellectuel afin de propulser le développement de ce portefeuille de l’initiative Avenirs démocratiques.

Vous dirigerez les activités de planification, de coordination et d’exécution de l’initiative, ce qui comprend entre autres la création et l’accompagnement de deux comités Découverte, la représentation de l’Institut dans le cadre d’activités externes et l’établissement de solides relations avec des interlocuteurs clés. En collaboration avec les services de la recherche, du développement et des communications, vous participerez aux travaux d’évaluation, consignerez les leçons apprises et documenterez les principaux constats afin d’orienter les prochaines étapes et de renforcer les pratiques institutionnelles. Vous agirez également à titre de personne‑ressource principale auprès des bailleurs de fonds en appuyant la gestion des relations, la reddition de compte et l’élaboration de propositions pour les phases subséquentes de l’initiative.

Vos responsabilités principales et votre impact

• Collaborer étroitement avec la haute direction pour assurer l’orientation intellectuelle et la supervision administrative de l’initiative Avenirs démocratiques;
• Diriger les activités de planification, de coordination et de réalisation de l’initiative en veillant à la cohérence des interventions entre les services de la recherche, du développement, des communications et des événements, et en assurant une gestion proactive des risques liés aux contenus délicats sur le plan politique et à la mobilisation des parties prenantes;
• Soutenir la nomination de la présidence et des membres des deux comités Découverte, élaborer et tenir à jour les attributions et les structures de gouvernance, et organiser des réunions (virtuelles et en présentiel) pour faire avancer les travaux;
• Concevoir et organiser un forum public regroupant 25 personnes (praticiens et praticiennes de la démocratie, fonctionnaires, ONG, journalistes et leaders d’opinion) afin d’orienter les travaux de la phase 1;
• Assurer la coordination et le bon fonctionnement d’un conseil consultatif mondial, notamment en organisant des réunions virtuelles et en favorisant la collecte de commentaires pour orienter les phases ultérieures;
• Assurer la liaison entre les activités de recherche, les bailleurs de fonds et le Service du développement en soutenant la gestion des relations, la reddition de comptes, la mobilisation des partenaires et l’élaboration de propositions pour les étapes subséquentes;
• Recueillir et documenter les constats, les leçons apprises et les résultats de la première phase afin d’orienter les étapes subséquentes et de bonifier les pratiques institutionnelles;
• Organiser de nouvelles réunions des comités Découverte pour finaliser les thèmes clés, dégager des pistes de recherche et assurer la participation des membres de programmes actuels ou antérieurs du CIFAR;
• Superviser la rédaction et la publication de rapports clairs et concis produits par des professionnels et professionnelles en vue de favoriser la mobilisation des connaissances et de préparer les réponses à d’éventuels appels à propositions mondiaux;
• Agir comme ambassadeur ou ambassadrice du milieu de la recherche et accomplir toute autre tâche connexe attribuée par le Service de la recherche;

• Se déplacer à l’occasion pour participer à des réunions ou à d’autres activités (environ 8 par année) d’une durée habituelle de 2 à 3 jours, parfois les fins de semaine ou lors de congés fériés.

Votre profil

• Doctorat en sciences sociales, en politiques publiques ou en droit; avec une solide expérience dans la recherche sur la démocratie.
• Minimum de trois ans d’expérience professionnelle postérieure à l’obtention du plus récent diplôme;
• Solides compétences en gestion, en planification et en réalisation de projet, dont une bonne capacité à gérer plusieurs priorités concurrentes;
• Esprit stratégique doublé d’excellentes capacités de résolution de problèmes, d’analyse et d’évaluation;
• Compréhension approfondie des principes et du paysage mondial de la recherche, expérience de collaboration intersectorielle (milieu universitaire, gouvernement, société civile) et connaissance du mandat et des activités du CIFAR;
• Maîtrise du français (un atout).

La rémunération

Se situe entre 100,000$ et 110,000$ à l’embauche. Dans un souci d’équité salariale, le CIFAR détermine le positionnement dans l’échelle de rémunération en fonction de l’expérience, des compétences et des qualifications liées au poste.

Ce que nous offrons

Au CIFAR, nous mettons tout en œuvre pour créer un lieu de travail où chaque personne se sent soutenue, acceptée et apte à offrir le meilleur d’elle‑même. Les membres de notre équipe profitent de nombreux avantages :

• Accompagnement bien-être complet – services de soutien psychologique, quatre semaines de vacances et « jours CIFAR » (congés payés) tout au long de l’année;
• Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement – accompagnées de ressources de perfectionnement professionnel;
• Culture d’inclusion et de collaboration – mettant en valeur la diversité des points de vue et encourageant le partage d’idées, conformément à nos 4 C (collaboration, curiosité, courage et clarté).

Postulez:

Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature d’ici le 4 février, 2026, à 11:59pm EST. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

Notre engagement en faveur de l’inclusion

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous reconnaissons qu’il est essentiel de réunir des personnes d’origines, de perspectives et d’expériences diverses si nous voulons faire progresser l’excellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction, le personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité de genre, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, son race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio‑économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les membres des Premières Nations, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes LGBTQ2S+, les membres de communautés d’identité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS

Le CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande de mesure raisonnable d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse [e-mail] et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416 971-4251. Veuillez fournir votre nom, le moyen de communication que vous préférez, ainsi qu’une description détaillée de la nature des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible d’être utilisé pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, du Québec, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et de l’Ontario, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.