ASSISTANTE ADMINISTRATIVE XI ou ASSISTANT ADMINISTRATIF XI (à temps partiel 17,5 hrs / sem.)

Université de Moncton; City of Moncton; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Part time

Job summary

Une institution d’enseignement supérieur recherche une personne pour effectuer des tâches administratives liées au secrétariat. Le candidat idéal doit avoir un diplôme postsecondaire en techniques de bureau et des compétences en communication, organisation, et rédaction. Le poste est situé à Moncton, New Brunswick, avec un salaire horaire compétitif entre 28,53 $ et 29,58 $.

Qualifications

• Expérience administrative pertinente au poste appréciée.
• Être capable de travailler dans un environnement multitâche.
• Bonne connaissance des techniques de classement.

Responsibilities

• Rédiger des documents administratifs variés.
• Mettre à jour les dossiers étudiants et administratifs.
• Assurer le suivi de divers dossiers administratifs.

Skills

Initiative

Réception et communication courtoise

Autonomie et travail en équipe

Attention aux détails

Organisation et gestion du temps

Rédaction

Maîtrise de la langue française

Education

Diplôme postsecondaire en techniques de bureau

Tools

Microsoft Office

Systèmes Socrate, Maniweb, Argos

Job description

Fonction et information générale

Relevant de la direction des programmes de cycle supérieur en études de l’environnement (MÉE, MPÉE, DÉSÉE, CÉE, MÉE-JD), la personne occupant ce poste effectue les tâches administratives reliées aux activités quotidiennes du secrétariat.

RESPONSABILITÉS

• Rédige et fait approuver des documents, tels que rapports, procès-verbaux, comptes rendus et programmes de réunions, correspondances, horaire des cours et examens, travaux reliés à l’administration des programmes, invitations, notes de service ainsi que certains documents en lien avec l’enseignement et la recherche;
• Remplit certains formulaires administratifs, coordonne le cheminement de divers dossiers et assure les suivis nécessaires;
• Assure la mise à jour des dossiers étudiants dans les programmes d’études ainsi que de certains dossiers administratifs, et tient à jour le système de classement des dossiers;
• Exécute des recherches d’information et de données diverses pertinentes, prépare des rapports divers et compile les statistiques reliées aux programmes;
• Assiste dans la gestion des bourses d’études ou d’assistanat et la préparation des contrats temporaires de travail;
• Assiste la direction dans l'application des règlements universitaires et des directives;
• Assure la mise à jour du site web des programmes, de l’intranet et des médias sociaux;
• Assiste dans l’administration de certains budgets, participe au contrôle des dépenses, commande et contrôle le matériel de bureau, ainsi que tout autre matériel et service requis;
• Coordonne et convoque les réunions des divers comités;
• Coordonne la remise de certains prix, reçoit les candidatures, prépare les dossiers pour les comités de sélection;
• Reçoit et filtre les appels téléphoniques, accueille les visiteur s, fixe les rendez-vous, répond aux demandes de renseignements;
• Offre un appui logistique et administratif au corps professoral et enseignant;
• Assiste dans la préparation du matériel promotionnel des programmes;
• Toutes autres tâches demandées par la direction dans le cadre des fonctions de la personne secrétaire.

Particularités EXIGENCES

• Détenir un diplôme postsecondaire en techniques de bureau et une expérience administrative pertinente au poste. Une combinaison de formation et expérience pourrait être considérée;
• Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon efficace et courtoise;
• Faire preuve d’initiative, de jugement, de discrétion et de tact;
• Être capable de travailler de façon autonome et en équipe;
• Être capable de travailler dans un environnement multitâche et de respecter les échéanciers prescrits;
• Maîtriser les techniques de bureautique, les techniques de classement, l’utilisation de l’intranet et internet ainsi que le protocole téléphonique;
• Être capable d’effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails;
• Être capable d’organiser efficacement son travail, savoir prioriser les dossiers et savoir travailler sous pression;
• Être en mesure d’assurer la gestion, la planification et l’organisation d’activités et d’événements;
• Avoir de bonnes aptitudes pour la rédaction;
• Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Démontrer une excellente maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral.

ATOUTS

• Avoir une bonne connaissance des systèmes Socrate, Maniweb et Argos;
• Avoir une connaissance de la langue anglaise.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’à les personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada. Salaire De 28,53 $ à 29,58 $ de l'heure (17,5 hrs / semaine)