Assistant •e administratif •ve 1 - École (26.00 hrs / sem)

des Grands-cèdres; Port Alberni; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Part time

Job summary

Une école de la région recherche un.e assistant.e administratif.ve pour soutenir la direction et gérer l'administration scolaire. Le candidat idéal a un diplôme en administration, deux ans d'expérience, et maîtrise le français et l'anglais. Ce poste temporaire de 10 mois nécessite des compétences organisationnelles et une capacité à travailler en équipe. Un contrat de 35 heures par semaine est possible si combiné avec des heures de commis de bibliothèque.

Qualifications

• Diplôme collégial de deux ans en administration ou équivalent.
• Deux années d'expérience dans un rôle similaire.
• Capacité à gérer des informations confidentielles.

Responsibilities

• Agir comme premier contact et répondre aux demandes.
• Gérer les dossiers scolaires des élèves.
• Assurer les premiers soins et suivre les procédures médicales.
• Gérer la comptabilité de l'école.
• Mettre à jour les bases de données.
• Rédiger et distribuer les communications internes et externes.

Skills

Confidentialité

Communication positive

Organisation

Collaboration

Bilinguisme (français/anglais)

Education

Diplôme collégial de deux ans en administration

Tools

Logiciels de bureautique

Bases de données

Job description

Description du poste

• Affichage (poste) : #25-26 / AA.012-2
• Type de poste : Temporaire
• Répartition : 10 mois du calendrier scolaire (1er septembre au 30 juin)
• Taux horaire : 34,05$ / heure, selon l’échelle de la convention collective
• Date de début du contrat : Dès que possible
• Date de fin du contrat : Retour indéterminé
• Date de début d’affichage : 30/10/2025
• Date de fin d’affichage : Jusqu’à ce que le poste soit comblé

Sous la responsabilité de la direction d’école, l’assistant.e administratif.ve apporte un soutien administratif à l’équipe de direction d’école ainsi qu’au bon fonctionnement du secrétariat et de l’école.

Responsabilités

• Agir comme premier contact de l’école en répondant aux demandes internes et externes, selon les instructions et procédures en vigueur (ex : transport, organismes externes, familles).
• Être en charge des dossiers scolaires des élèves (inscription, transfert, et tenir à jour les dossiers permanents de l’élève) et de la collecte des présences des élèves et des suivis auprès des familles.
• Assurer les premiers soins et leurs suivis et appliquer les procédures internes concernant les élèves ayant des conditions médicales graves et maintenir l’ordre dans l’infirmerie.
• Faire la gestion comptable de l’école (ex : tenue des livres comptables, dépôts bancaires, suivi des budgets et signature de chèques en collaboration avec la direction, conciliation, petite caisse).
• Faire les entrées et les mises à jour dans les diverses bases de données (ex : Ministère, absences des élèves et du personnel, finances).
• Assurer la rédaction, l’envoi, le classement et la distribution des communications internes et externes (ex : courrier, bulletins, réseaux sociaux, sites internet, procédure).

Note

Ce poste peut être combiné avec 5 heures de commis de bibliothèque, ceci permettant un contrat de 35 h par semaine. Les candidats intéressés devront postuler aux deux affichages.

Qualifications

• Être titulaire d'un diplôme collégial de deux (2) ans en administration ou une combinaison d'éducation et d'expérience équivalente.
• Avoir deux (2) années d'expérience antérieure dans le domaine.
• Capacité à travailler au quotidien en assurant la confidentialité.
• Maîtriser les logiciels de bureautique et de bases de données.
• Faire preuve d'entregent, de communication positive et de collaboration.
• Excellente habileté à organiser son travail et à gérer ses priorités.
• Avoir de l'ouverture à travailler près d'enfants d'âge scolaire.
• Bonne maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit).

Informations complémentaires

Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français.

Nous tenons à remercier tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt pour ce poste. Veuillez noter que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique.