Assistant(e) de direction

Residences Soleil; Boucherville; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise familiale à mission humaine recherche un(e) Assistant(e) secrétaire de direction pour apporter un soutien organisationnel à la haute direction. Le candidat idéal devra gérer efficacement l'agenda, filtrer les communications et rédiger divers documents tout en maintenant un environnement de travail chaleureux. Des avantages tels que des augmentations salariales annuelles et un repas fourni chaque jour sont offerts. Joignez-vous à nous pour faire la différence!

Benefits

Augmentation salariale annuelle

Repas complet fourni chaque jour

Formation et développement professionnel

Remboursement de kilométrage

Qualifications

• Expérience professionnelle dans un poste similaire requise.
• Maîtrise du français (oral et écrit) indispensable.
• Capacité à synthétiser et résumer des informations.

Responsibilities

• Assister la haute direction dans l'exécution de leurs tâches.
• Filtrer et prioriser les communications.
• Rédiger diverses correspondances et rapports.

Skills

Gestion du temps

Rédaction

Utilisation des outils informatiques

Organisation

Tools

Microsoft Office

Adobe Acrobat

Zoom

Asana

Job description

Poste : Assistant(e) secrétaire de direction

Vous êtes une personne efficace, organisée, prévenante et vous aimez gérer plusieurs dossiers simultanément ? Si vous souhaitez faire partie d’une entreprise familiale à mission humaine, nous vous encourageons à postuler.

L’assistant(e) secrétaire de direction apporte une aide organisationnelle à un membre de la haute direction dans le but de maximiser son temps et son efficacité. Il/elle apporte le support nécessaire pour la réalisation des mandats et objectifs tout en respectant les échéanciers. Notre futur rayon de soleil est une personne de confiance qui assistera la direction quotidiennement dans tous ses usages professionnels.

Pourquoi joindre notre équipe ?

• Programmes de récompenses monétaires allant de 200$ à 1500$ par référence, illimité !
• Augmentation salariale annuelle
• Un repas complet fourni chaque jour, cuisiné avec amour par notre équipe de cuisine
• Remboursement de kilométrage lors de déplacements (occasionnels)
• Stationnement gratuit à proximité
• Formations d’intégration Soleil sur place, dès l’embauche
• Possibilité de remboursement pour formations et développement professionnel
• Congés fériés, maladies, anniversaire et congés sociaux plus élevés que la norme
• Horaire stable, de jour, permettant une belle conciliation travail-vie personnelle
• Des défis stimulants et de très belles possibilités d’avancement
• Proximité des transports en commun
• Ambiance familiale et chaleureuse
• Encadrement, entraide et disponibilité de vos collègues et supérieurs
• Environnement de travail gratifiant et clientèle stable et reconnaissante
• Entreprise familiale, privée, 100 % québécoise, pionnière de l’industrie depuis 1988
• Lauréate 2025 en tant que, et ce, pour une 22e année consécutive
• Lauréate 2025 du sceau d’excellence du Prix Choix du Consommateur, et ce, pour une 22e année consécutive

En tant qu’Assistant(e) secrétaire de direction, vous aurez la chance de :

• Assister un membre de la haute direction au quotidien, dans l’exécution de leurs fonctions et responsabilités, en optimisant le suivi des demandes, correspondances, communications et livrables quotidiens
• Assurer une liaison et une communication efficaces avec tous les départements et résidences à travers la province
• Filtrer et prioriser les appels, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer à ses supérieurs afin de supporter efficacement leurs interventions
• Assurer un support administratif en créant des rapports d’analyse, des tableaux de bord, de la visualisation de données, etc.
• Participer à l’organisation d’événements, réunions et autres en assurant l’art de recevoir et la création d’expériences mémorables pour toutes les parties prenantes
• Assister à des réunions afin de prendre notes des délibérations et dresser les comptes rendus ou les procès-verbaux et effectuer les suivis nécessaires
• Assurer la préparation matérielle des réunions, s’informer des sujets à mettre à l’ordre du jour et les rédiger, préparer la documentation pertinente (présentation visuelle, tableaux de bord), procède aux convocations, etc.
• Organiser l’agenda en fixant et confirmant les rendez-vous et les déplacements en anticipant et en évitant les conflits d’horaire. Effectuer les rappels nécessaires à ses supérieurs concernant l’emploi du temps
• Gérer différentes formalités administratives de façon autonome en s’assurant d’en faciliter et d’en améliorer le fonctionnement, afin d’alléger le travail de ses supérieurs
• Maintenir un système efficace de classement et d’archivage des dossiers et documents physiques et virtuels
• Rédiger et réviser diverses correspondances, lettres et rapports en conformité avec les pratiques et procédures établies
• Assurer le suivi des demandes médiatiques, entrevues, relation de presse avec le département expérience client
• Synthétiser la revue de presse quotidienne et les événements en résidences afin d’en faire un résumé clair à ses supérieurs
• Anticiper les besoins et alléger le quotidien de sa supérieure et maintenir l’ordre dans le bureau
• Assurer, au besoin, une présence dans divers événements
• Toutes autres tâches demandées par les supérieurs

Expériences et formations :

• Expérience professionnelle requise dans un poste similaire
• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à hiérarchiser le travail en fonction des priorités
• Maîtrise du français (oral et écrit)
• Excellente grammaire et facilité rédactionnelle
• Facilité à travailler avec des outils informatiques et connaissances de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, Access), Adobe Acrobat, Zoom, Dropbox, Asana, etc.
• Facilite à synthétiser / résumer les éléments pertinents
• Connaissance en AI et automatisation des procédés (atout)
• Sens de l’organisation et souci du détail
• Grand souci de la confidentialité
• Être polyvalent, proactif, ponctuel, débrouillard et prévenant
• Permis de conduire valide et capacité de se déplacer en cas de besoin
• Disponibilité pour soutenir les imprévus
• Aimer les gens du bel âge

Joignez-vous à notre équipe, devenez un rayon de Soleil et venez faire la différence dans le quotidien d’une clientèle riche en expériences et en histoire!

Aux Résidences Soleil, prendre soin des autres, c’est de famille!