Agente administrative ou agent administratif (26079-92803)

Institut-National-De-La-Recherche-Scientifique; Montreal; On-site; CAD 40,000 - 51,000; Full time

Job summary

Institut national de la recherche scientifique (INRS) recrute un agent administratif pour soutenir l’équipe du Centre Urbanisation Culture Société. Sous supervision limitée, vous gérerez des tâches administratives liées aux activités académiques et au service aux étudiants, en assurant le respect des règles et la confidentialité.

Vous préparerez les parcours des cours, les dossiers étudiants et les documents d’évaluation, et vous collaborerez avec les secrétaires des universités partenaires pour

Qualifications

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou équivalence reconnue par l’autorité compétente.
• Posséder cinq (5) années d’expérience pertinente.
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite.

Responsibilities

• Répondre aux demandes de renseignements sur les domaines d’activités et les inscriptions et assurer le suivi.
• Préparer l’accueil des étudiant.e.s et stagiaires et veiller au bon déroulement des activités.
• Vérifier l’exactitude des documents d’immigration et d’assurance pour la clientèle étudiante étrangère.
• Concevoir et préparer des tableaux et statistiques sur la clientèle étudiante.
• Assister les affaires académiques pour les activités liées au recrutement et à l’organisation des séances de recrutement.

Skills

Communication claire

Bon sens du service client

Relations interpersonnelles

Intelligence émotionnelle

Bienveillance

Education

Diplôme secondaire ou équivalent

Job description

Agente administrative ou agent administratif

Joignez-vous à l’INRS

L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l’échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700employé.e.s ont à cœur de soutenir l’innovation et l’excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.

Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.

Au sein de l’équipe de l’administration au Centre Urbanisation Culture Société, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d’une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.

Votre rôle

Vous assumerez, sous encadrement très limité et en collaboration avec les directrice.eur.s de programmes et les autres membres de l’équipe, un ensemble de travaux administratifs liés aux activités académiques du Centre Urbanisation Culture Société sous sa responsabilité. Vous effectuerez des tâches spécialisées en lien avec les opérations courantes relatives aux dossiers étudiants. Vous assurerez le respect des règles de fonctionnement en vigueur, notamment le règlement des études, les règles de confidentialités, etc. Vous posséderez une liberté d’action dans la planification et l’organisation de votre travail.

Vos responsabilités

Plus spécifiquement, vous assumerez les tâches et responsabilités suivantes:

• Recevoir les demandes de renseignements relatives aux domaines d'activités, comme les disponibilités des cours, cheminement de programmes, conditions d'admission et d'inscription ainsi que les demandes d'admission, stagiaires, concours, dépôts, activités sociales ou de formations liées à la vie étudiante, fournir les réponses et assurer le suivi nécessaire.
• Assurer la préparation de l’accueil des étudiant.e.s ou stagiaires, et, en collaboration avec la personne responsable, voir au bon déroulement des activités.
• Vérifier l’exactitude des documents d’immigration et d’assurances pour la clientèle étudiante étrangère afin de s’assurer du respect des règles de l’INRS.
• Concevoir, vérifier et préparer des tableaux et statistiques sur la clientèle étudiante.
• Assister la personne responsable des affaires académiques pour les différentes activités en lien avec le recrutement (portes ouvertes, concours de stages de 1er cycle, matériels promotionnels, préparation d’événements de recrutement, etc.).
• Planifier et organiser, en collaboration avec les directrice.eur.s de programmes, l’offre des cours pour chacune des sessions scolaires ainsi que mettre en forme l’horaire des cours et faire le suivi pour les réservations des salles de cours.
• Préparer les documents relatifs à l’évaluation des enseignements et colliger les évaluations reçues.
• Agir comme secrétaire pour les comités d’admission et d’encadrement des différents programmes en assurant la préparation de l’ordre du jour, des convocations et de la rédaction de comptes rendus.
• Collaborer étroitement avec les secrétaires des universités partenaires afin de s’assurer du bon fonctionnement des programmes conjoints.
• Effectuer, dans le respect de la réglementation, la gestion et le suivi des tâches reliées à l’évaluation des essais, des mémoires et thèses (formation des jurys d’évaluation, transmission des mémoires et thèses, suivis des réponses des évaluatrice.eur.s, planification des soutenances, planification du jury de thèse, etc.).
• Diffuser les différents concours de bourses, opportunités de financement et prix étudiant.e.s.
• Constituer et valider les dossiers de candidatures étudiant.e.s, lorsque requis, organiser les comités de sélection internes et effectuer les suivis nécessaires.
• Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.

Profil recherché

Scolarité

• Détenir un diplôme terminal du cours secondaire avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

• Posséder cinq (5) années d’expérience pertinente.

Compétences essentielles à l’INRS

• Communiquede manière claireet structurée;
• Détient un bon sens du service à la clientèle;
• Collabore efficacementet contribue à établir et maintenir de bonnes relations;
• Fait preuve d’intelligence émotionnelle et de bienveillance.

Compétences et connaissances spécifiques reliées au poste

• Démontre de bonnes habiletés relationnelles;
• Fait preuve d’autonomie et d’initiative;
• Démontre de la flexibilité et une capacité d’adaptation;
• Sait gérer son temps et ses priorités;
• Connaissance approfondie des outils, méthodes et procédures propres au travail général de bureau;
• Démontre de la rigueur et de la minutie;
• Maîtrise de la langue française, parlée et écrite.

Milieu inclusif

Souscrivant à un Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉE) et valorisant l’équité, la diversité et l’inclusion, l’INRS invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap. S’identifier à un groupe visé par le PAÉE pourrait vous permettre d’obtenir une priorité d’embauche ou de promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Les outils de sélection peuvent être adaptés aux besoins des personnes en situation de handicap, et ce, à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous prévoyez avoir besoin de mesures d’adaptation, ou pour toutes questions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion à l’INRS, veuillez joindre, en toute confidentialité, le [e-mail]. Conformément à la législation canadienne, la priorité devra être accordée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada.

Informations supplémentaires

Affichage du 14octobre2026 au 27octobre2026 (interne et externe)

Poste contractuel relevant de la responsable des affaires académiques au Centre Urbanisation Culture Société à Montréal. Contrat initial d’une durée de six (6) mois avec possibilité de renouvellement.

Poste à temps complet, à raison de 35heures par semaine.

Des déplacements sur les différents sites de l’INRS sont à prévoir.

Conformément à l’échelle salariale classe6, le salaire d’agente administrative ou d’agent administratif peut varier entre 29,35$ et 36,82$ de l’heure selon l’expérience et la formation. Ce poste est couvert par la convention collective du Syndicat des chercheurs de l’Université du Québec (SCUQ).

Afin de vous assurer de recevoir nos courriels, nous recommandons d’ajouter le courriel [e-mail] à la liste des expéditeurs approuvés de votre outil de messagerie. Nous vous suggérons également de vérifier votre boîte de courrier indésirable.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez [e-mail]