Agent(e) administratif(-ive), Classe 1 (Remplacement congé de maternité)

Santé Québec; Quebec; On-site; CAD 73,000 - 90,000; Full time

Job summary

Une institution de santé publique recherche un(e) agent(e) administratif(-ive) pour assurer la coordination des rencontres et l'accueil des invités. Le poste exige une organisation impeccable et de solides compétences en communication. Les responsabilités incluent la gestion logistique et le soutien administratif au sein d'une équipe dynamique. Faites partie d'une organisation qui se consacre au bien-être de la population en contribuant à un environnement de travail collaboratif.

Qualifications

• Connaissance approfondie du milieu administratif.
• Compétences en gestion logistique et accueil.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Organiser les rencontres et gérer la logistique.
• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle.
• Assurer la fluidité des communications au sein de l'équipe.

Skills

Organisation

Rigueur

Communication

Job description

Appel de candidatures: Agent(e) administratif(-ive), Classe 1

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement. C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 327 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux‑être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies du milieu où elle exerce ses responsabilités.

Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès‑verbal.

Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.

Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d'organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique.

Elle peut également effectuer des tâches relevant d’un secteur d’activités tel que la comptabilité ou l’approvisionnement.

Sommaire de la fonction

Sous la supervision de la Directrice de la coordination, l’agent(e) administratif(-ive), classe 1, joue un rôle important au sein de l’équipe de la présidente et cheffe de la direction de Santé Québec.

Ce poste est au cœur de l’action : il assure la fluidité des communications, la qualité de l’accueil, la logistique des rencontres et le bon fonctionnement des lieux physiques. Il s’agit d’un rôle polyvalent, qui combine organisation, rigueur et relationnel, dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Vos responsabilités principales

Coordination et logistique

• Organiser les rencontres (réservation de salles, traiteur, hébergement, etc.)
• Assurer la logistique lors des conseils d’administration ou des rencontres impliquant la haute gestion de Santé Québec
• Veiller à la conformité et à la gestion du bureau

Accueil et sécurité

• Accueillir les invités avec professionnalisme et les diriger adéquatement
• Effectuer des contrôles de sécurité à la réception et tenir à jour les listes d’accès

Communication et soutien

• Répondre aux appels, filtrer et acheminer les demandes
• Fournir des renseignements généraux en personne ou par téléphone
• Rédiger et mettre à jour des documents administratifs

Suivi et amélioration des processus

• Assurer le suivi post‑rencontre : lettres, courriels, registres, dépôt sur SharePoint
• Collaborer avec les partenaires internes et externes pour optimiser les processus
• Soutenir l’équipe administrative dans diverses tâches de bureautique

Note : Les responsabilités peuvent évoluer en fonction des besoins de Santé Québec.