Agent.e Administratif en Gestion Documentaire Qualité (Technopref)

Construction Demathieu & Bard (CDB) inc.; Salaberry-de-Valleyfield; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise de préfabrication recherche un(e) agent administratif en gestion documentaire à Salaberry-de-Valleyfield. Ce poste implique la gestion des documents qualité, le classement et la transmission des dossiers de fabrication. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en secrétariat ou administration et 2 à 3 ans d'expérience. Une solide capacité organisationnelle et une rigueur administrative sont essentielles. Un environnement de travail dynamique et des opportunités de développement vous attendent.

Qualifications

• Avoir travaillé dans le secteur de la construction est un atout.
• Capacité à gérer les priorités et respecter les délais.

Responsibilities

• Centraliser et vérifier les documents qualité.
• Classer les documents physiques et numériques.
• Gérer et transmettre les dossiers de fabrication dans les délais.

Skills

Organisation

Rigueur administrative

Initiative

Autonomie

Esprit d'analyse

Capacité à travailler en équipe

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou administration de bureau

2 à 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires

Tools

Suite Office

SharePoint

Job description

Employeur: Technopref (https://www.technopref.com/) - une filiale de Demathieu & Bard

Contrat: Poste permanent, salaire annuel, avec toutes les avantages

Heures: 40-50/semaine

Sommaire du poste

Technopref s'est vu confier la préfabrication des dalles du projet du Pont de l'Île aux Tourtes, et les voussoirs de tunnel pour l prolongement de la ligne Bleue. Ces travaux seront réalisés dans notre usine de Salaberry-de-Valleyfield. Nous sommes à la recherche d’un(e) agent administratif en gestion documentaire Qualité pour rejoindre notre équipe.

Le profil recherché est une personne rigoureuse et organisée pour prendre en charge la gestion complète de nos livrables contractuels qualité. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement du projet. Ce poste constitue une excellente opportunité de découvrir le milieu de la préfabrication dans les travaux publics et de développer ses compétences dans un environnement de production stimulant et en évolution constante.

Rattaché au responsable qualité du projet, vous serez en charge de centraliser les documents qualité, vérifier la cohérence des documents et des valeurs, archiver les documents contrôlés dans les dossiers correspondants, compiler les documents en un document unique pour transmission au client, tenir à jour le fichier de suivi d’archivage. Cela permettra d'assurer la gestion documentaire et l’archivage en lien avec la conformité des produits préfabriqués en béton.

Responsabilités et Tâches

Gestion documentaire :

• Suivi et complétude des documents :
• Centraliser les documents relatifs au processus qualité.
• Vérifier les informations et leur pertinence.
• Vérifier la bonne application des règles définies pour l remplissage des documents.
• Identifier les documents manquants ou erronés pour constituer les dossiers de fabrication des produits préfabriqués.
• Entreprendre les démarches nécessaires (appels, courriels, recherches internes) pour les obtenir et assurer la complétude des dossiers dans les délais imposés par le processus.
• Faire le suivi et les relances nécessaires.
• Remplir quotidiennement le suivi des documents pour connaître l’avancement des différents dossiers.
• Classement :
• Trier, classer et ranger les documents physiques et numériques dans les dossiers de fabrication des produits préfabriqués (en respectant les procédures et nommages établis).
• Génération de dossiers de fabrication :
• Créer et mettre en forme des documents selon le modèle validé par le client.
• Suivi et transmission des dossiers de fabrication :
• Respecter les délais contractuels.
• Transmettre via une plateforme en ligne les dossiers de fabrication.
• Tenir un suivi de leur réception et acceptation par le client.
• Générer une révision du dossier si modification demandée.

Communication :

• Collaborer avec les équipes de qualité (récupération de documents qualité).
• Collaborer avec les équipes de production (priorisation des dossiers de fabrication).

Amélioration continue :

• Participer à l’amélioration continue des méthodes et du système qualité.

Votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement de l'organisation en assurant un classement impeccable, un archivage structuré et une traçabilité sans faille des informations pour une communication proactive des dossiers de fabrication aux clients.

Qualifications et habilités requises

Éducation et expérience

• Diplôme d'études professionnelles et/ou collégiales en secrétariat ou administration de bureau
• ou l'équivalence en expériences pertinentes
<>2 à 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires
• Avoir travaillé dans le secteur de la construction (un atout)

Compétences de base requises

• Organisation et grande rigueur administrative
• Initiative et proactivité
• Autonomie
• Respect des délais et gestion des priorités
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Minutie
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
• Esprit d’équipe et d’entraide

Compétences informatiques

• Suite Office, en particulier SharePoint - Excel - Word - Outlook
• Systèmes de gestion électronique des documents (GED) (un atout)
• Système de ERP (un atout)

Conditions de travail

Le travail est effectué en personne à l'usine de Salaberry-de-Valleyfield.

VÉRIFICATION DU CASQUE CRIMINEL

Toutes les offres d'emploi sont subordonnées à la réussite d'une vérification du casier judiciaire. Les candidats doivent consentir à cette vérification dans le cadre du processus d'embauche.

AVIS CONCERNANT LA CONSERVATION DES CANDIDATURES:

Tous les CV reçus et non sélectionnés pour un poste spécifique seront conservés dans notre base de données pendant une durée de 3 ans à compter de la date de réception. Passé ce délai de 3 ans, vos informations seront automatiquement supprimées de notre système. Nous veillons à garantir la sécurité et la confidentialité de vos données tout au long de leur conservation. Si vous souhaitez mettre à jour vos informations ou retirer votre candidature avant l’expiration de cette période, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse [e-mail]

AVIS RELATIF A L'UTILISATION DE L'I.A:

Conformément à la partie III.1 de l'ESA, 2000, section 8.4(1), CDB utilise l'intelligence artificielle (IA) pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats.