Agent de soutien administratif - Réceptionniste

Canada Vie; Sherbrooke; On-site; CAD 43,000 - 59,000; Full time

Benefits offered by this job

Perfectionnement professionnel

Assurance santé et bien-être

Congés et bénévolat

Régime de retraite et achats d’actions

Reconnaissance et avantages employés

Job summary

Canada Vie, basé au siège social à Sherbrooke (QC), recherche un Spécialiste Affaires en Vigueur/Commis de bureau à temps plein sur site. Le poste nécessite une présence au bureau et un bilinguisme FR/EN pour servir nos clients francophones et anglophones.

Vous travaillerez avec WealthServ et la suite Microsoft pour traiter les demandes des conseillers et assurer le bon fonctionnement des opérations. Recherché est une forte orientation service et une organisation rigoureuse.

Qualifications

• Diplôme postsecondaire ou expérience professionnelle requise.
• Bonne connaissance des produits d’assurance.
• Cours liés à l’industrie, un atout.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et les représentants des assureurs partenaires.
• Fournir un service à la clientèle par téléphone, courriel et en personne.
• Trier et distribuer le courrier; organiser les renseignements sur les conseillers et les polices.
• Traiter les demandes des conseillers et répondre à leurs besoins.
• Numériser les documents relatifs aux demandes, polices et contrats en vigueur.
• Commander des fournitures de bureau et maintenir les réserves.
• Vérifier la documentation pour les révisions et les exigences des assureurs.
• Agir comme liaison entre les demandes de services et la gestion des bâtiments.
• Communiquer efficacement avec les collègues et les clients.
• Travailler avec WealthServ et les sites Web des assureurs partenaires.
• Maintenir l’organisation du système de classement pour faciliter l’accès.
• Sortir des renseignements manquants et assurer un suivi régulier.
• Mettre à jour l’information dans WealthServ et les documents afférents.
• Respecter les niveaux de service et effectuer les tâches confiées.

Skills

Bilingue FR/EN

Service client

Autonomie

Gestion du temps

Communication écrite

Attention au détail

Organisation

Esprit d'équipe

Relations interpersonnelles

Flexibilité

Education

Diplôme d’études postsecondaires ou expérience connexe

Tools

WealthServ

Microsoft Office

Job description

employé permanent à temps plein

Ce poste sera basé au siège social de Sherbrooke, QC.

Ce poste exige une présence à temps plein au bureau pendant les heures de travail régulières. Les candidats doivent être disponibles pour travailler sur site chaque jour. Aucune option de télétravail ou d’horaire hybride n’est offerte pour ce rôle.

En tant que l’une des principales AGD du Canada, la Financière Horizons aide plus de 6 500 conseillers autonomes à faire croître leur entreprise et à réaliser leur vision de la réussite. La Financière Horizons compte plus de 30 bureaux et plus de 350 employés – tous axés sur l’expansion de leurs affaires grâce aux bonnes occasions et solutions au bon moment pour eux.

La Canada Vie a fait l’acquisition de la Financière Horizons en 2017. La Canada Vie est membre du groupe de sociétés de la Corporation Financière Power et répond aux besoins de sécurité financière de plus de 13 millions de personnes au Canada, en plus d’exercer des activités en Europe et aux États-Unis.

La Financière Horizons continue d’exercer ses activités de façon indépendante sur le marché.

Est‑ce qu’on vous félicite souvent pour la qualité de votre communication? Le service à la clientèle est‑il important pour vous et possédez‑vous un bon sens de l’organisation? Trouvez‑vous de la satisfaction à placer chaque pièce d’un casse‑tête?

Avez‑vous répondu « oui » à ces trois questions? Si c’est le cas, vous pourriez être le prochain Spécialistes Affaires en Vigueur/Commis de bureau à vous rejoindre à la famille de la Financière Horizons! Vous désirez en savoir plus? Continuez à lire pour voir si ce poste vous convient!

Vos principales missions

• Accueillir les visiteuses et visiteurs, les représentantes et représentants de nos compagnies d’assurance partenaires et les conseillères et conseillers
• Fournir un excellent service à la clientèle ainsi qu’un service aux conseillères et conseillers, que ce soit au téléphone, par courriel ou en personne
• Trier et distribuer tout le courrier entrant et sortant; organiser et classer les renseignements sur les conseillères et conseillers, y compris les polices, le courrier et les confirmations de transactions
• Traiter les demandes des conseillères et conseillers
• Numériser les documents relatifs aux demandes, aux polices, aux exigences de livraison, aux contrats en vigueur, aux produits d’investissement et à la mise sous contrat
• Commander des fournitures de bureau afin de maintenir des réserves suffisantes
• Contrôler la documentation pour les révisions de demandes des assureurs
• Agir comme personne de liaison pour les demandes de services entre la gestion des bâtiments et le bureau
• Communiquer efficacement avec ses collègues, les compagnies d’assurance partenaires, les conseillères et conseillers et la clientèle
• Travailler intensivement avec le système administratif WealthServ et les sites Web des compagnies d’assurance partenaires
• Être le point de liaison entre la conseillère ou le conseiller et la compagnie d’assurance partenaire
• Maintenir l’organisation du système de classement afin de simplifier la consultation
• Communiquer avec les conseillères ou les conseillers si des renseignements sont manquants
• Assurer une communication et un suivi réguliers entre les compagnies d’assurance partenaires et les conseillères et les conseillers tout au long du processus de traitement des contrats en vigueur
• Veiller à ce que les conseillères et conseillers reçoivent des renseignements clairs et cohérents
• Mettre constamment à jour l’information dans le système WealthServ ainsi que les documents afférents
• Respecter et dépasser les ANS (accords sur les niveaux de service)
• Effectuer toute autre tâche confiée

Qualifications Requises

• Diplôme d’études postsecondaires ou expérience professionnelle connexe
• Bonne connaissance des produits d’assurance
• Cours liés à l’industrie, un atout

Compétences requises

• Le bilinguisme (maîtrise du français et de l’anglais) est requis, car le titulaire du poste servira régulièrement nos clients francophones et anglophones
• Attitude axée sur le service
• Autonomie et motivation
• Compétences en gestion du temps
• Aptitudes en communication verbale et écrite
• Souci du détail et du suivi
• Sens de l’organisation
• Travail d’équipe et collaboration
• Compétences interpersonnelles
• Flexibilité

Expériences requises

• Expérience avérée dans le secteur de l’assurance et des services financiers
• Expérience avérée en service à la clientèle
• Expérience avérée de l’utilisation de la suite Microsoft (Word, Excel et Outlook)
• Expérience avec WealthServ, un atout

Le salaire de base pour ce poste se situe entre un minimum de 43 300 $ et un maximum de 58 600 $ par an. Ce montant représente le salaire de base seulement et il ne représente pas les autres composantes variables de notre rémunération totale (c’est‑à‑dire les primes annuelles, les commissions, etc.). Si vous êtes sélectionné pour participer à notre processus de recrutement, votre recruteur pourra vous donner des précisions sur notre programme de rémunération globale.

Les offres d’emploi seront ouvertes pendant au moins cinq jours ouvrables à compter de la date de publication. Les dates limites varieront en fonction de l'activité de recherche. Toutes les candidatures reçues seront examinées au fur et à mesure.

Réussir à la Canada Vie

Nous sommes guidés par notre mission, qui consiste à améliorer le bien‑être financier, physique et mental des Canadiens. Nous représentons une entreprise de confiance pour 1 Canadien sur 3 et nous contribuons à bâtir des collectivités plus fortes partout au pays.

Nous sommes à la recherche de personnes qui incarnent nos valeurs au quotidien passer à l’action, faire ce qu'il faut et être à la hauteur – pour le bien de nos clients, de nos collectivités et de nos équipes. Vous cherchez toujours à mettre ces valeurs en action pour vous-même et les autres? Nous voulons vous rencontrer!

Ce que nous offrons

• Perfectionnement professionnel Nous offrons des occasions d’avancement professionnel, un accès à des programmes d’apprentissage de premier plan et le remboursement des droits de scolarité, jusqu’à concurrence de 2 000 $ par année.
• Santé et mieux‑être Nous proposons des garanties flexibles pour les soins médicaux et les soins dentaires, ainsi qu’une protection de 5 000 $ pour les soins de santé mentale, pour veiller à votre bien‑être.
• Congés En complément des vacances et des congés pour raisons personnelles, nous offrons une journée dédiée au bénévolat pour soutenir l’implication communautaire.
• Sécurité financière Nos employés ont accès à un régime de retraite avec cotisations patronales de contrepartie, à un plan d’achat d’actions et à d’autres options de placement.
• Récompenses et reconnaissance Nous avons notamment des programmes de reconnaissance et des rabais pour les employés, et nous célébrons les anniversaires de service importants.
• Sentiment d’appartenance Nous offrons un milieu de travail où les employés se sentent unis et soutenus grâce à des groupes‑ressources d’employés (GRE), des programmes de mentorat, des comités sociaux et divers événements.

En savoir plus sur la Canada Vie

Nous nous engageons à offrir un accès équitable à l’emploi en éliminant les obstacles. Les personnes nécessitant des mesures d’adaptation raisonnables pendant le processus de recrutement peuvent écrire à l’adresse [e-mail]. Tous les renseignements fournis seront traités conformément aux lois applicables et aux politiques de la Canada Vie.

La Canada Vie remercie toutes les personnes qui postulent; toutefois, seules celles dont la candidature aura été retenue seront convoquées à une entrevue.