Agent, Agente - Permanent - Certification

Oaciq; Brossard; Hybrid; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Développement pro

Santé et bien-être

Rémunération compétitive

Assurances collectives

Mobilité interne

Job summary

L'OACIQ, situé sur la Rive-Sud de Montréal à Brossard, recherche un agent administratif au service de la certification. Vous traitez les demandes de permis d’agences et de courtiers, assurez leur conformité et mettez à jour les dossiers, en collaboration avec une équipe.

Le poste exige rigueur, discrétion et bonnes compétences en bureautique; télétravail partiel possible et rémunération compétitive.

Qualifications

• DEP en bureautique ou équivalent avec expérience pertinente.
• Maîtrise du français et de l'anglais, oral et écrit.
• Connaissance de la Loi sur le courtage immobilier est un atout.
• Expérience en service à la clientèle et tâches administratives.

Responsibilities

• Traiter et vérifier les demandes de permis d’agences et de courtiers.
• Mettre à jour les dossiers et assurer traçabilité et intégrité des informations.
• Rédiger et transmettre la correspondance au demandeur; percevoir les paiements.
• Produire des permis d’exercice à jour le cas échéant.
• Réaliser des tâches administratives (classement, numérisation, statistiques).

Skills

Rigueur

Discrétion

Organisation

Communication

Analyse

Service client

Esprit d'équipe

Adaptabilité

Education

DEP bureautique

Tools

Word

Excel

Bases de données

Job description

Temps complet - permanent - 35 h

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis‑à‑vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du directeur Certification, le titulaire de ce poste est responsable du traitement des demandes relatives aux permis d’agences immobilières et de courtiers immobiliers, conformément à la Loi sur le courtage immobilier et la réglementation applicable. Il contribue ainsi à l’ensemble des opérations de la Certification : délivrance, révocation, suspension et levée de suspension de permis; mise à jour des renseignements; autorisation d’exercice en société par actions; etc. Il répond à des demandes d'informations adressées au Service de la certification.

RESPONSABILITÉS ET COMPÉTENCES

Responsabilités clés

1- Procéder au traitement, à la vérification et à l’analyse des demandes provenant des candidats ou titulaires de permis :

• Vérifier la conformité de la demande et de la documentation fournie par le demandeur
• S’assurer que le traitement des demandes respecte les exigences réglementaires, les politiques internes et les standards de conformité applicables
• Mettre à jour le dossier du demandeur
• Effectuer les suivis requis avec rigueur afin d’assurer l’exactitude, la traçabilité et l’intégrité des informations inscrites au dossier
• Rédiger et transmettre la correspondance appropriée au demandeur
• Percevoir les paiements
• Produire un permis d’exercice à jour, le cas échéant

2- Appliquer les mesures imposées au permis d’exercice suivant une décision administrative de la Certification ou d’un autre service, ou une décision du comité de discipline ou du comité de délivrance et maintien des permis et en informer les personnes concernées

3- Répondre aux demandes d’information, que ce soit par écrit ou par téléphone

4- Produire des historiques ou des attestations de permis

5- Effectuer diverses tâches administratives telles le classement, l’importation, la numérisation, la recherche dans une base de données, la reproduction de documents la compilation de statistiques, etc. de même que la réception.

[1]

Note : Cette description contient les éléments caractéristiques nécessaires à l’identification du poste, mais ne constitue pas une énumération limitative des tâches à accomplir.

Connaissance et formation

• DEP en bureautique ou toute autre combinaison d’études et d’expériences professionnelles pertinentes
• Connaissance de l'informatique (Word, Excel et différentes bases de données)
• Bonne connaissance du français parlé et écrit
• Bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit
• Connaissance de base de la Loi sur le courtage immobilier (un atout)
• Connaissances juridiques, (un atout)

Expérience minimale requise

• 2 à 4 ans d'expérience pertinente en service à la clientèle et en travail administratif

Compétences clés

• Agir avec intégrité et assurer en tout temps la confidentialité, la conformité réglementaire et la protection du public dans le traitement des dossiers
• Faire preuve de rigueur et maintenir un haut niveau de qualité, d'exactitude et de fiabilité dans l'analyse et le traitement des demandes
• Planifier efficacement son travail, gérer les priorités et assurer le respect des délais dans un environnement comportant de multiples dossiers en parallèle
• Communiquer avec clarté et professionnalisme, tant à l'écrit qu'à loral, en adaptant son approche aux besoins des différents interlocuteurs
• Offrir un service courtois, efficace et orienté vers la résolution des demandes, dans le respect du cadre réglementaire applicable
• Collaborer activement avec les membres de l'équipe et les différents partenaires internes afin de favoriser l'atteinte des objectifs communs
• Faire preuve de tact, de diplomatie, d'écoute et d'empathie dans ses interactions avec les candidats, les titulaires de permis et les collaborateurs internes
• Démontrer de l'autonomie, de l'adaptabilité et une volonté d'apprentissage continu dans un environnement réglementaire en évolution

SERVICE DE LA CERTIFICATION

Le Service de la certification est responsable du traitement de toutes les demandes relatives à la délivrance et au maintien des permis d’activités des courtiers et d’agences. Il est responsable de traiter les demandes de certification, en s'assurant que toutes les conditions et obligations nécessaires à l'obtention et au maintien d'un permis de courtage immobilier sont remplies.

CE QUE VOUS GAGNEZ EN VOUS JOIGNANT À L'OACIQ

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes qui nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne
• Santé et bien‑être : journées mieux‑être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym, vestiaires et douches sur place, groupes d’activités sportives, conférences sur le bien‑être, télétravail avec possibilités d’aménagements
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, programme collectif d'épargne retraite, programme d’aide aux employés, remboursement de votre cotisation professionnelle)
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.)

Pour en apprendre davantage sur les possibilités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.