administrative services coordinator

Peregrine Protection Inc.; Toronto; On-site; CAD 35,000 - 45,000; Full time

Job summary

Une société de protection recherche un gestionnaire administratif permanent à Toronto. Les responsabilités incluent l'implémentation de procédures administratives, la supervision d'une petite équipe, et la gestion de diverses tâches de bureau. Une expérience de moins d'un an est requise, ainsi qu'un certificat collégial. Des compétences en QuickBooks et Excel sont essentielles. Des avantages de santé comprennent une couverture dentaire et des soins de santé.

Benefits

Plan dentaire

Plan de soins de santé

Avantages de soins de la vue

Qualifications

• Diplôme de collège ou certificat d'une formation d'un an à deux ans.
• Expérience de 7 mois à moins d'un an.
• Vérification des antécédents criminels.

Responsibilities

• Implémenter de nouvelles procédures administratives.
• Revoir et évaluer les procédures administratives.
• Former le personnel.
• Surveiller et évaluer les procédures administratives.
• Réaliser les activités administratives de l'établissement.
• Gérer les politiques et procédures liées à la divulgation des dossiers.
• Coordonner et planifier les services de bureau.
• Aider à la préparation du budget opérationnel.
• Assembler des données et préparer des rapports périodiques.
• Effectuer des saisies de données.
• Former le personnel.
• Superviser les procédures administratives.
• Résoudre les situations de conflit.
• Évaluer et surveiller les performances.
• Gérer l'administration des salaires.

Skills

Compétences interpersonnelles

Communication orale excellente

Communication écrite excellente

Capacité à multitâche

Gestion du temps

Flexibilité

Attention aux détails

Gestion du temps

Adaptabilité

Intégrité

Esprit d'équipe

Education

Certificat ou diplôme de niveau collégial

Tools

QuickBooks

MS Excel

MS Office

Logiciel de comptabilité

MS PowerPoint

MS Windows

MS Word

Logiciel de comptabilité

Job description

Position Details

• Durée de l'emploi : Permanent
• Langue de travail : Anglais
• Heures de travail : 30 to 40 hours per week
• Education: College, CEGEP or other non‑university certificate or diploma from a program of 1 year to 2 years
• Experience: 7 months to less than 1 year

Education Requirement

College, CEGEP or other non‑university certificate or diploma from a program of 1 year to 2 years

Responsibilities

• Implement new administrative procedures
• Review and evaluate new administrative procedures
• Delegate work to office support staff
• Establish work priorities and ensure procedures are followed and deadlines are met
• Carry out administrative activities of establishment
• Administer policies and procedures related to the release of records in processing requests under government access to information and privacy legislation
• Co‑ordinate and plan for office services such as accommodation, relocation, equipment, supplies, forms, disposal of assets, parking, maintenance and security services
• Assist in the preparation of operating budget and maintain inventory and budgetary controls
• Assemble data and prepare periodic and special reports, manuals and correspondence
• Perform data entry
• Train staff
• Oversee and co‑ordinate office administrative procedures
• Resolve conflict situations
• Monitor and evaluate
• Oversee payroll administration

Supervision

• 1 to 2 people

Computer and Technology Knowledge

• Electronic mail
• QuickBooks
• Spreadsheet
• Accounting software
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word

Security and Safety

• Criminal record check

Transportation / Travel Information

• Public transportation is available

Work Conditions and Physical Capabilities

• Ability to work independently
• Fast‑paced environment
• Work under pressure
• Tight deadlines
• Attention to detail

Personal Suitability

• Efficient interpersonal skills
• Excellent oral communication
• Excellent written communication
• Flexibility
• Organized
• Reliability
• Ability to multitask
• Time management
• Adaptability
• Integrity
• Team player

Experience

• 7 months to less than 1 year

Health Benefits

• Dental plan
• Health care plan
• Vision care benefits