Administrative Secretary-Corporate Services-Secrétaire administratif.ive-Services généraux

Winnipeg Regional Health Authority (WRHA); La Broquerie; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

A regional health authority in La Broquerie is seeking an Administrative Secretary. This role involves providing comprehensive administrative support, managing confidential information, and ensuring efficient office operations. The ideal candidate should have at least one year of office experience, a Grade 12 education, and proficiency in both English and French. Strong communication, organizational, and problem-solving skills are essential. The position also requires respect for confidentiality and cultural diversity.

Qualifications

• Must have 1 year of experience in an office environment.
• Ability to respect and promote cultural diversity.
• Demonstrated ability to work independently and as part of a team.

Responsibilities

• Provide administrative support and manage confidential information.
• Exercise independent judgment in determining work priorities.
• Communicate effectively with internal and external clients.

Skills

Proficiency in both official languages (English/French)

Proficiency in Microsoft Office Applications

Effective oral and written communication skills

Organizational skills

Ability to maintain confidentiality

Education

Grade Twelve (12) education or equivalent

Completion of an Administrative/Office training program

Job description

Administrative Secretary

Work Location: La Broquerie Regional Office

Position Overview

The Administrative Secretary is responsible for the provision of administrative support. This includes dealing with confidential information, reception, data management, finance functions, document production, other communications as necessary and other duties as assigned. The incumbent must be a versatile, professional individual who demonstrates knowledge and skill in general office procedures while communicating in a pleasant and courteous manner when dealing with internal and external clients.

The incumbent exercises the appropriate level of initiative and independent judgment in determining work priorities, work methods to be employed and action to be taken on unusual matters. The position functions in a manner that is consistent with the mission, vision and values; and the policies of Southern Health-Santé Sud.

Aperçu Du Poste

Le ou la secrétaire administratif×ive est chargé d'assurer le soutien administratif. Cela comprend le traitement d'informations confidentielles, l'accueil, la gestion des données, les fonctions financières, la production de documents, d'autres communications si nécessaire et d'autres tâches qui lui sont assignées. Le ou la titulaire du poste doit être une personne adaptable et professionnelle qui démontre des connaissances et des compétences dans les procédures générales de bureau tout en communiquant de manière agréable et courtoise avec les clients internes et externes.

Le ou la titulaire du poste bénéficie d’un niveau d’initiative approprié et fait preuve d’un jugement indépendant pour déterminer les priorités de travail, les méthodes de travail à utiliser et les mesures à adopter pour traiter les questions inhabituelles. Les fonctions du poste sont exercées d’une manière conforme à la vision, à la mission, aux valeurs et aux politiques de Southern Health-Santé Sud.

Experience

• One (1) year experience working in an office environment.

Expérience

• Un (1) an d’expérience dans un environnement de bureau.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

• Grade Twelve (12) education or equivalent.
• Completion of an Administrative/Office training program.
• Other suitable combinations of education and experience may be considered.

Formation (degré/diplôme/certificat)

• Diplôme de 12e année ou l’équivalent.
• Diplôme d’un programme de formation administrative/de bureau.
• Combinaison équivalente d’études et d’expérience pourrait être prise en considération.

Certification/Licensure/Registration

Not Applicable

Certification/permis D’exercice/enregistrement

Non applicable

Qualifications And Skills

• Proficiency of both official languages is essential (English/French).
• Proficiency in Microsoft Office Applications and Outlook/Email.
• Demonstrated effective oral and written communication skills.
• Demonstrated effective organizational, analytical, and problem-solving skills.
• Demonstrated ability to build and maintain professional working relationships with management and staff within the region as well as appropriate outside vendors and agencies.
• Demonstrated ability to work both independently and as part of a team.
• Given the cultural diversity of our region, the ability to respect and promote a culturally diverse population is required.
• Demonstrated ability to respect confidentiality including paper, electronic formats and other mediums.
• Good work and attendance record.

Qualifications Et Compétences

• Compétences dans les deux langues officielles (français et anglais) est essentielle.
• Connaissance et maîtrise des applications Microsoft Office et de la messagerie électronique/Outlook.
• Compétences démontrées en communication efficace à l’orale et à l’écrit.
• Compétences démontrées en matière d'organisation, d'analyse et de résolution de problèmes.
• Capacité démontré à établir et à maintenir des relations de travail professionnelles avec la direction et le personnel de la région, ainsi qu'avec les fournisseurs et agences externes appropriés.
• Capacité démontrée à travailler en équipe et à travailler de manière autonome.
• Capacité requise à respecter et à promouvoir une population culturellement diversifiée étant donné la diversité culturelle de notre région.
• Capacité démontrée à respecter la confidentialité de l’information, qu’elle soit dans des documents papier, électroniques ou sous toutes autres formes.
• Bons antécédents de travail et d’assiduité.

Physical Requirements

• Demonstrated ability to meet the physical and mental demands of the job.
• No hazardous or significantly unpleasant conditions.
• May work occasionally evenings and weekends as necessary.
• May be required to travel to other regional facilities if required by the duties of the position.

Exigences Physiques

• Capacité démontrée à répondre aux exigences physiques et mentales du poste.
• Pas de conditions dangereuses ou significativement désagréables.
• Possibilités de travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine, selon les besoins.
• Possibilités d’avoir à se rendre dans d'autres établissements régionaux si les fonctions du poste l'exigent.

Equal Opportunity & Accessibility

Applicants may request reasonable accommodation related to the materials or activities used throughout the selection process.

Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and Southern Health-Santé Sud’s FLS Policy, we are committed to offering services in English and French in designated program/service areas serving French-speaking communities within Southern Health-Santé Sud. If no candidates satisfy the bilingual qualification, candidates meeting all other qualifications may be considered for this position.

Southern Health-Santé Sud, in partnership with the Indigenous community, is committed to increasing the representation of Indigenous people within all levels of our workforce. Indigenous applicants are encouraged to apply and to voluntarily self-identify as being of Indigenous descent in their cover letter/application.

Completes and maintains Satisfactory Criminal Record Check, Vulnerable Sector Search, Adult Abuse Registry Check and Child Abuse Registry Check. The successful candidate will be responsible for any service charges incurred.

Please include three work-related references with your job application from persons who are not related to you but have direct knowledge of your current and past work performance.

Please be advised that job competitions for union represented positions may be grieved by internal represented applicants. Should a selection grievance be filed, information from the competition file may be provided to the grievor's representative. Personal information irrelevant to the grievance and other information protected under legislation will be redacted.

Les candidats peuvent demander des aménagements raisonnables en ce qui concerne le matériel ou les activités utilisés tout au long du processus de sélection.

Southern Health-Santé Sud, en partenariat avec la communauté autochtone, s’est engagé à mieux représenter la population autochtone à tous les niveaux au sein de son personnel. Southern Health-Santé Sud encourage les Autochtones intéressés à présenter une demande d’emploi et à déclarer volontairement leur ascendance dans leur demande ou leur lettre d’envoi.

Complète et maintien une vérification de casier judiciaire, vérification des antécédents - personnes vulnérables (VAPV), registre des mauvais traitements infligés aux adultes et registre de l’enfance maltraitée satisfaisants. Le candidat ou la candidate choisi(e) assumera les coûts associés.

Conformément à sa politique, Southern Health-Santé Sud exige comme condition d'emploi que tous les travailleurs de la santé soient vaccinés.

Veuillez joindre à votre demande d’emploi 3 références professionnelles provenant de personnes sans lien de parenté avec vous, mais qui ont une connaissance directe de votre rendement au travail actuel et passé.

En vertu des politiques sur les services en langue française du gouvernement du Manitoba et de Southern Health-Santé Sud, nous sommes engagés à l’offre et à la livraison de nos services de santé en français et en anglais dans les établissements et programmes désignés bilingues qui servent les communautés où la population d’expression française est concentrée. Si aucun candidat ne répond aux exigences du bilinguisme, les candidats répondants à toutes les autres exigences du poste pourraient y être considérés.

Veuillez noter que les concours pour des postes représentés par un syndicat peuvent faire l'objet d'un grief de la part de candidats représentés à l'interne. Si un grief de sélection est déposé, les informations contenues dans le dossier du concours peuvent être communiquées au représentant du plaignant. Les informations personnelles non pertinentes au grief et les autres informations protégées par la législation seront retirées.

Additional Requirements

All candidates must be vaccinated in accordance with the organization's policy.

References: Provide three professional references not related to you.