Administrateurtrice des comptes créditeurs Accounts Payable Administrator

University of Ottawa Students' Union; Ottawa; On-site; CAD 80,000 - 100,000; Part time

Job summary

Une organisation étudiante recherche un administrateurtrice des comptes créditeurs à temps partiel à Ottawa pour aider avec les tâches financières et la gestion des documents nécessaires à l'administration financière. Le candidat idéal doit être étudiant à l'Université d'Ottawa et avoir de bonnes compétences en communication, avec une attention particulière au détail. Un salaire de 21,75 $ de l'heure est offert.

Qualifications

• Doit étudier en premier cycle à l'Université d'Ottawa.
• Expérience en comptes créditeurs, gestion des fournisseurs.
• Connaissance des logiciels financiers, une expérience avec Dext est un plus.

Responsibilities

• Traiter les transactions relatives aux dettes et dépenses.
• Répondre aux demandes des fournisseursseuses et employés.
• Effectuer des conciliations avec les fournisseurs à la fin du mois.

Skills

Bilinguisme (français et anglais)

Maîtrise de la saisie de données

Excellent souci du détail

Education

Études de premier cycle à l'Université d'Ottawa

Tools

Dext

Quickbooks

Plooto

Job description

Overview / Aperçu

Poste : Administrateurtrice des comptes créditeurs

Poste : Administrateurtrice des comptes créditeurs

Heures de travail : Poste à temps partiel 20 heures par semaine du lundi au vendredi

Salaire : 21.75$ / heure

Sous la responsabilité du / de la : Responsable de la comptabilité et Directrice des finances

Ce poste est syndiqué CUPE4943 en tant que posteA1.

Description du poste

Il sagit dun poste étudiant à temps partiel en tant qu’administrateurtrice des comptes créditeurs sous la responsabilité du ou de la Directeurtrice des finances. Ce poste aide le personnel et la direction à effectuer les tâches financières et les paiements ainsi quà gérer la documentation nécessaire à la bonne administration financière et à laudit du SÉUO.

Responsibilities / Responsabilités

Les responsabilités de ladministrateurtrice des comptes créditeurs comprennent notamment les tâches suivantes :

• Être responsable du traitement précis et en temps voulu des transactions relatives aux dettes et aux dépenses.
• Répondre aux demandes des fournisseursseuses et des employées avec politesse et dans les meilleurs délais.
• Compiler et créer un rapport hebdomadaire sur les factures payées.
• Examiner les factures téléchargées sur Dext.
• Vérifier les informations des factures en particulier les montants et sassurer quil ny a pas de double paiement.
• Contrôler les paiements dans Plooto pour confirmer lexactitude du traitement et de lenregistrement.
• Examiner les paiements Plooto en attente et assurer le suivi si nécessaire.
• Envoyer la liste finale des factures à approuver aux personnes concernées. Assurer le suivi si nécessaire.
• Veiller à ce que toutes les dettes soient codées sur le bon compte du grand livre et enregistrées dans Dext.
• Vérifier les pièces justificatives pour chaque facture saisie dans les logiciels financiers (Dext Quickbooks et Plooto).
• Coder les factures de manière appropriée lorsque le code du GL nest pas indiqué.
• Traiter les paiements des fournisseursdans le logiciel financier en les programmant et en veillant à ce quils soient transmis pour les obligations en suspens.
• Effectuer des conciliations avec les fournisseurs à la fin de chaque mois et enquêter sur les soldes impayés.
• Accumuler les dettes de fin dannée et sassurer quelles sont comptabilisées dans la période de clôture appropriée.
• Vérifier que les factures sont approuvées de manière appropriée conformément à la Politique des achats et faire part de toute préoccupation au ou à la directeurtrice des finances.
• Améliorer le processus de paiement de manière continue.
• Participer aux audits internes et externes le cas échéant.
• Accomplir les tâches attribuées par le ou la directeurtrice des finances du SÉUO et lui envoyer des rapports.
• Contribuer à limage positive du SÉUO de ses services de ses finances et de ses organes de décision.
• Effectuer les dépôts bancaires nécessaires.
• Ramasser une fois par semaine le courrier relatif aux finances au bureau principal du SÉUO.
• Effectuer dautres tâches si nécessaire.

Qualifications / Qualifications

Le ou ladministrateurtrice des comptes créditeurs possède les compétences et lexpérience suivantes :

• Doit étudier en premier cycle à lUniversité dOttawa.
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de lUniversité dOttawa (français et anglais) est un atout.
• Doit être disponible pour travailler selon un horaire flexible du lundi au vendredi.
• Formation en comptabilité commerce finances ou expérience professionnelle connexe.
• Expérience des comptes créditeurs de la paie de la gestion des fournisseursseuses etc.
• Connaissance des procédures de comptabilité générale.
• Connaissance des logiciels financiers. Une expérience avec Dext Quickbooks et Plooto est un atout mais une formation sera dispensée.
• Maîtrise de la saisie de données et de la gestion du temps.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Capacité à gérer un volume important de tâches et dinformations.
• Volonté de travailler dans un environnement dynamique.
• Être responsable et fiable capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
• Une expérience dans le secteur à but non lucratif est un atout.
• Le leadership et lexpérience dans des organisations dirigées par des étudiants sont un atout.
• Bonne connaissance du SÉUO et de ses services entreprises clubs associations activités statuts et autres politiques pertinentes pour le poste un atout.

Le SÉUO sefforce de promouvoir léquité et linclusion et sengage à maintenir une équipe qui reflète la diversité de la communauté à laquelle nous appartenons. Nous encourageons vivement les personnes noires autochtones de couleur 2SLGBTQ et avec un handicap à postuler à nos postes.

Les candidates doivent envoyer une lettre de motivation un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références à HUMI au plus tard le 17octobre 2025 à 23h59. Veuillez noter quétant donné que nous cherchons à pourvoir ce poste dès que possible les entretiens peuvent avoir lieu sur une base continue et avant la fin de la période de candidature.

English Section / Section anglaise

Accounts Payable Administrator

Position : Accounts Payable Administrator

Hours : Part-time position 20 hours per week Monday to Friday

Wage : $21.75 / hour

Reporting to : Accounting Officer & Finance Director.

This position is unionized under CUPE4943 as an A1 position.

Job Description

This is a part-time position student position as Accounts Payable Administrator reporting to the Finance Director. The role assists staff and management to complete financial tasks and payments and to manage documentation for the proper financial administration and auditing of the UOSU.

Responsibilities

The Accounts Payable Administrators responsibilities will include but may not be limited to :

• Responsible for the timely and accurate processing of payable and expense transactions;
• Respond to supplier and employee enquiries politely and in a timely manner.
• Compile and create a weekly report on paid invoices.
• Review invoices uploaded on Dext.
• Verify invoice details especially amounts and ensure no instances of double payments.
• Monitor payments in Plooto to confirm accurate processing and recording.
• Review pending Plooto payments and follow up if necessary.
• Send the final list of invoices for approval to the approvers. Follow up if necessary.
• Ensure that all payables are coded to the correct general ledger account and posted into Dext.
• Verify supporting documentation for every invoice entered into financial software (Dext Quickbooks and Plooto).
• Coding the invoices appropriately where GL code is not indicated.
• Processing vendor payments in financial software by scheduling them and ensuring payments are transmitted for outstanding obligations.
• Performing vendor reconciliations at the end of each month and investigating any outstanding balances.
• Accruing end of year payables and ensuring that they are posted in the proper cut-off period.
• Verifying that the invoices are approved appropriately as per the Procurement Policy and raising any concerns to the Finance Director.
• Continuously improve the payment process.
• Assist with internal & external audits as needed.
• Complete tasks assigned by and submit reports to the Director of Finances of the UOSU.
• Contribute to the positive image of the UOSU its services its finances and its decision-making bodies.
• Make bank deposits when necessary.
• Pick up once a week mail related to Finance from the main UOSU office.
• Carry out other tasks as needed.

Qualifications :

• The Accounts Payable Administrator will possess the following skills and experience :
• Must be enrolled as an undergraduate student at the University of Ottawa.
• Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French & English) is an asset.
• Must be available to work a flexible schedule with hours spread Monday-Friday.
• Education in accounting business finances or related work experience;
• Experience in accounts payable payroll vendor management etc.;
• Knowledge of general accounting procedures;
• Knowledge of financial software. Experience with Dext Quickbooks and Plooto is an asset but training will be provided;
• Proficient in data entry and time management;
• Excellent communication & interpersonal skills;
• Strong attention to detail and accuracy;
• Ability to handle high volume of tasks and information;
• Willingness to work in a fast-paced environment;
• Be responsible and reliable able to work independently and as a team player;
• Experience in non-profit sector is an asset;
• Leadership and experience in student-led organizations are an asset; and
• Knowledge of UOSU and its services businesses clubs associations activities Constitution and other policies relevant to the position is an asset.

UOSU strives for equity and inclusion and we are committed to maintaining a team that reflects the diversity of the community to which we belong. We strongly encourage Black Indigenous Persons of Color 2SLGBTQ individuals and persons with disabilities to apply to our positions.

Prospective applicants are invited to submit a cover letter curriculum vitae and list of two (2) references via HUMI by 11:59 PM on October 17, 2025. Please note that as we are seeking to fill this position as soon as possible interviews may take place on a rolling basis and before the end of the application period.