Administrateurtrice de paie et des comptes débiteurs Payroll and Accounts Receivables Administrator

University of Ottawa Students' Union; Ottawa; On-site; CAD 80,000 - 100,000; Part time

Job summary

Une organisation étudiante recherche un Administrateurtrice de paie et des comptes débiteurs à temps partiel à Ottawa. Le poste exige la gestion des fiches de paie pour les employées et la vérification des données RH. Les candidats doivent être des étudiants de premier cycle à l'Université d'Ottawa et présenter un bilinguisme en français et anglais. Un salaire compétitif de 21.75$ de l'heure est proposé.

Qualifications

• Doit étudier en premier cycle à l’Université d’Ottawa.
• Bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout.
• Formation en comptabilité, commerce, finances ou expérience professionnelle connexe.
• Expérience du cycle complet de la paie dans un environnement en évolution rapide.

Responsibilities

• Enregistrer avec précision les données salariales bihebdomadaires.
• Collaborer avec l'équipe pour contrôler et vérifier les récapitulatifs de paie.
• Gérer les systèmes électroniques de chronométrage.
• Préparer et fournir des déclarations de revenus des fiches de paie et des formulaires T4 et T4A.

Skills

Données salariale précises

Bilinguisme (français et anglais)

Connaissance des logiciels financiers

Compétences en comptabilité

Attention aux détails

Education

Études de premier cycle à l’Université d’Ottawa

Tools

Quickbooks

Humi

Job description

Administrateurtrice de paie et des comptes débiteurs

Poste : Administrateurtrice de paie et des comptes débiteurs

Heures de travail : Poste à temps partiel 20heures par semaine du lundi au vendredi

Salaire : 21.75$ / heure

Sous la responsabilité du / de la : Responsable de la comptabilité et Directeurtrice des finances

Ce poste est syndiqué CUPE4943 en tant que posteA1.

Description du poste

Il sagit dun poste étudiant à temps partiel en tant quadministrateurtrice de paie et des comptes débiteurs sous la responsabilité du ou de la directeurtrice des finances. Ce poste établit les fiches de paie pour nos employées y compris les membres du personnel les membres de lExécutif et les gestionnaires. Il gère également la documentation et les transactions nécessaires à la bonne administration financière et à laudit de la paie.

Responsabilités

• Enregistrer avec précision les données salariales bihebdomadaires.
• Envoyer un courriel bihebdomadaire aux gestionnaires pour tout changement dans la période de paie en cours (ex. employées entrantes licenciées ou promues) avant deffectuer la paie.
• Collaborer avec l'équipe pour contrôler et vérifier les récapitulatifs de paie y compris pour traiter les éventuelles incohérences.
• Assurer le suivi des employées à qui il manque des informations provenant des RH (ex. TD1 provinciaux et fédéraux lettre doffre et chèque annulé) afin de compléter les dossiers des employées et de traiter leur paie dans les délais impartis.
• Tenir à jour les dossiers des employées dans Humi y compris les embauches et les licenciements.
• Mettre en place le service de paie de groupe dans Humi de manière à ce quil soit conforme aux exigences de lorganisation en matière de rapports internes.
• Se coordonner avec le Département des RH pour garantir lexactitude des données relatives aux employées.
• Gérer les systèmes électroniques de chronométrage.
• Vérifier les heures payables les augmentations de salaire et les déductions.
• Suivre les feuilles de temps non approuvées avec les gestionnaires ou les superviseures avant de procéder à la paie.
• Procéder à un examen approfondi des paies avant lapprobation finale.
• Préparer émettre et fournir des déclarations de revenus des fiches de paie et des formulairesT4 et T4A.
• Fournir des informations et répondre aux questions des employées sur les questions liées aux paies.
• Fournir une assistance administrative au Département comptable.
• Mettre en place des contrôles appropriés pour garantir le respect des processus de paie et des exigences législatives notamment en élaborant et en appliquant des lignes directrices et des procédures en matière de paie.
• Examiner et rapprocher les relevés mensuels des primes de prestations collectives rapprocher les primes dAILD et dassurance-vie facultative / maladie grave ainsi que les prestations imposables dassurance-vie / en cas de décès ou de mutilation par accident.
• Effectuer le rapprochement mensuel des prestations REER.
• Préparer et traiter les paiements mensuels SCFP et REER.
• Identifier et fournir des solutions aux problèmes et / ou préoccupations potentiels en matière de paie rationaliser les processus et créer des efficiences opérationnelles.

Qualifications

Le ou ladministrateurtrice de paie possède les compétences et lexpérience suivantes :

• Doit étudier en premier cycle à l’Université d’Ottawa.
• Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l’Université d’Ottawa (français et anglais) est un atout.
• Formation en comptabilité commerce finances ou expérience professionnelle connexe.
• Expérience du cycle complet de la paie dans un environnement en évolution rapide.
• Forte compréhension des normes des concepts et des logiciels de paie avec une expérience du traitement de la paie pour une main-d’œuvre diversifiée. Laccréditation de Professionnel en conformité de la paie (PCP) est un atout.
• Souci du détail y compris une précision exceptionnelle une tenue méticuleuse des dossiers et une capacité à résoudre les incohérences de manière efficace.
• Connaissance des procédures de comptabilité générale.
• Connaissance des logiciels financiers (Quickbooks Humi Plooto sont un atout).
• Maîtrise de la saisie de données et de la gestion du temps.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Grand souci du détail et de la précision.
• Capacité à gérer un volume important de tâches et dinformations.
• Volonté de travailler dans un environnement dynamique.
• Être responsable et fiable capable de travailler de manière indépendante et en équipe.
• Une expérience dans le secteur à but non lucratif est un atout.
• Le leadership et lexpérience dans le cadre d'organisations étudiantes sont un atout.
• Bonne connaissance du SÉUO et de ses entreprises activités clubs associations activités statuts et autres politiques pertinentes pour le poste un atout.
• Bonne connaissance du SÉUO et de ses entreprises activités clubs associations activités statuts et autres politiques pertinentes pour le poste un atout.

Le SÉUO sefforce de promouvoir l'équité et l'inclusion et s'engage à maintenir une équipe qui reflète la diversité de la communauté à laquelle nous appartenons. Nous encourageons vivement les personnes noires autochtones de couleur 2SLGBTQ et avec un handicap à postuler à nos postes.

Les candidates doivent envoyer une lettre de motivation un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références à HUMI au plus tard le 17octobre 2025 à 23h59. Veuillez noter qu'étant donné que nous cherchons à pourvoir ce poste dès que possible, les entretiens peuvent avoir lieu sur une base continue et avant la fin de la période de candidature.

Payroll Administrator

Position : Payroll and Accounts Receivables Administrator

Hours : Part-time position 20 hours per week Monday to Friday

Wage : $21.75 / hour

Reporting to : Accounting Officer & Finance Director.

This position is unionized under CUPE4943 as an A1 position.

Job Description

This is a part-time student position as Payroll and Accounts Receivables Administrator reporting to the Finance Director. The role completes payroll for our employees including members of staff Executives and Management. This position will also manage documentation and transactions for the proper financial administration and auditing of the payroll.

Responsibilities

• Accurately record bi-weekly payroll entries.
• Sending bi-weekly email to the managers for any changes in the current pay period such as new terminated or promoted employees before running the payroll.
• Collaborate with the team to check and verify payroll recap including addressing any discrepancies.
• Following-up on employees missing information from HR such as Provincial and Federal TD1 Letter of Offer and Void Check to complete employee files and process their payroll on time.
• Updating and maintaining employees records in Humi including hirings and terminations.
• Set up the groups payroll department in Humi to be consistent with the organizations Companys internal reporting requirements.
• Coordinating with the HR department to ensure correct employee data.
• Managing electronic timekeeping systems.
• Verifying payable hours additional earnings and deductions.
• Following-up on unapproved timesheets with the managers or supervisors before running the payroll.
• Conduct a thorough review of payroll before final approval.
• Preparing issuing and providing earnings statements pay stubs T4 and T4A.
• Providing information and answering employees questions about payroll related matters.
• Providing administrative assistance to the accounting department.
• Establish appropriate controls to ensure compliance with payroll processes and legislative requirements are met including developing and enforcing payroll guidelines and procedures.
• Review and reconcile monthly group benefit premium statements reconcile LTD and optional life / critical illness premium and Life / AD&D taxable benefits.
• Perform monthly reconciliation of RRSP benefits.
• Prepare and process monthly CUPE and RRSP payments.
• Identify and provide solutions for potential payroll problems and / or concerns streamline processes and create operational efficiencies.

Qualifications

The Payroll Administrator will possess the following skills and experience :

• Must be enrolled as an undergraduate student at the University of Ottawa.
• Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French & English) is an asset.
• Education in accounting business finances or related work experience;
• Full-cycle payroll experience in a fast-paced environment;
• Strong understanding of payroll standards concepts software with experience processing payroll for a diverse workforce. Canadian Payroll Compliance Professional (PCP) designation is an asset.
• Attention to Detail including exceptional accuracy meticulous record-keeping and ability to resolve discrepancies effectively;
• Knowledge of general accounting procedures;
• Knowledge of financial software (Quickbooks Humi Plooto are an asset);
• Proficiency in data entry and time management;
• Excellent communication & interpersonal skills;
• Strong attention to detail and accuracy;
• Ability to handle high volume of tasks and information;
• Willing to work in a fast-paced environment;
• Be responsible and reliable able to work independently and as a team player;
• Experience in non-profit sector is an asset;
• Leadership and experience in student-led organizations are an asset; and
• Knowledge of UOSU and its services businesses clubs associations activities Constitution and other policies relevant to the position is an asset.

UOSU strives for equity and inclusion and we are committed to maintaining a team that reflects the diversity of the community to which we belong. We strongly encourage Black Indigenous Persons of Color 2SLGBTQ individuals and persons with disabilities to apply to our positions.

Prospective applicants are invited to submit a cover letter curriculum vitae and list of two (2) references via HUMI by 11 : 59PM on October 17 2025. Please note that as we are seeking to fill this position as soon as possible interviews may take place on a rolling basis and before the end of the application period.

Required Experience :

Unclear Seniority

Key Skills

Data Entry,Paychex,Accounting,UltiPro,Workers' Compensation Law,Ceridian,Paylocity,HRIS,Payroll,ADP,Kronos,Human Resources

Employment Type : Part-Time

Experience : years

Vacancy : 1