Administrateur(trice) de bureau / Office Administrator

McCann Central; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de marketing recherche un(e) Administrateur(trice) de bureau à Montréal. Le candidat idéal doit être dynamique, minutieux et maîtriser l'anglais et le français. Les responsabilités incluent le soutien administratif à la direction, la gestion de l’agenda et l'organisation des opérations de bureau. Ce poste offre un environnement de travail inclusif et diversifié.

Qualifications

• Faire preuve de dynamisme et d’enthousiasme.
• Avoir le souci du détail et offrir un excellent service à la clientèle.
• Posséder de solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Responsibilities

• Soutien administratif à la vice-présidente principale.
• Gérer l’agenda et les réunions de la vice-présidente.
• Superviser les opérations quotidiennes du bureau à Montréal.

Skills

Dynamisme

Compétences en communication

Service à la clientèle

Proactivité

Minutie

Tools

PowerPoint

Excel

Word

Job description

Administrateur(trice) de bureau

Pour réussir dans ce rôle, le ou la candidate doit faire preuve de dynamisme et d’enthousiasme, avoir le souci du détail, offrir un excellent service à la clientèle et posséder de solides compétences en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral, en anglais et en français.

Responsabilités principales :

Soutien administratif à la vice-présidente principale, directrice générale

Gérer l’agenda de la vice-présidente, confirmer les réunions et préparer les salles (fournitures, documents, rafraîchissements).

Organiser les réunions : préparer et distribuer les ordres du jour, réserver les salles, envoyer les invitations, coordonner les intervenants, organiser le service traiteur et préparer les présentations.

Créer, modifier et relire des présentations et documents à l’aide de PowerPoint, Excel et Word.

Préparer les rapports de dépenses, réserver les voyages, gérer le budget du bureau et en faire rapport mensuellement au vice-président.

Tenir à jour les dossiers confidentiels et les classeurs thématiques.

Opérations du bureau et gestion des installations

Superviser les opérations quotidiennes du bureau de Montréal et assurer la liaison avec la gestion de l’immeuble pour toute demande.

Assurer la réception – du lundi au jeudi.

Répondre aux appels entrants.

Envoyer et recevoir les colis, coordonner avec les services de messagerie.

S’assurer du bon fonctionnement du matériel informatique et communiquer avec le service TI en cas de problème.

Gérer la communication interne entre les agences (IPG Health, FCB, WS), leur fournir un soutien au besoin pour assurer le bon fonctionnement de tout l’étage et relayer les avis de l’immeuble.

Maintenir la propreté de la cuisine.

Gérer les fournisseurs.

Réapprovisionner les rafraîchissements et fournitures de bureau.

Effectuer une révision trimestrielle des listes de cartes d’accès pour toutes les agences.

Proposer des optimisations pour améliorer les opérations.

Culture et communications

Promouvoir la culture d’entreprise avec l’équipe : proposer et organiser des initiatives pour dynamiser l’environnement de travail dans le budget alloué.

Accueillir chaleureusement les visiteurs et les clients.

Soutenir l’intégration des nouveaux employés :

Préparer les trousses de bienvenue (cadeaux, carte d’accès, cahier de notes).

Faire visiter le bureau et expliquer l’aménagement de l’agence.

S’assurer de l’intégration technique et de la mise en place de l’équipement.

Gérer la boîte courriel générale de McCann Montréal.

Traduire et relire des documents au besoin.

Aider les RH avec la logistique des formations et le suivi des présences.

Soutenir le départ des employés (retrait du matériel et procédures de sortie).

Événements et mobilisation du personnel

Organiser les réunions générales du personnel : coordonner le traiteur, préparer l’équipement technique.

Planifier les fêtes estivales et de fin d’année : recherche de lieux, gestion logistique et coordination avec les fournisseurs.

Coordonner les déjeuners et dîners clients.

Réserver les déplacements et traiter les dépenses de l’équipe.

Ce poste est pour vous si :

Vous êtes proactif(ve), minutieux(se) et vous épanouissez dans un environnement de bureau dynamique. Vous aimez être au bureau, aider les gens, apprendre de nouvelles choses et veiller au bon déroulement des opérations. Vous communiquez clairement, vous vous adaptez rapidement et vous êtes fier(ère) de bien faire les choses. Vous restez concentré(e) et rien ne vous échappe. Et quand les choses changent, vous savez vous adapter avec flexibilité.

L’entreprise

McCann Worldgroup Canada s’engage à maintenir une main-d’œuvre diversifiée en tant qu’employeur prônant l’équité en matière d’emploi (femmes, personnes en situation de handicap, peuples autochtones et minorités visibles). L’entreprise vise à offrir un milieu de travail inclusif et équitable où les employés se sentent valorisés, respectés et soutenus. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, nous serons heureux de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins.

Notice : Arnaques liées au recrutement en ligne

Veuillez noter que certaines personnes non affiliées à McCann Canada et / ou McCann Worldgroup utilisent frauduleusement notre nom et notre image pour solliciter des candidatures à de faux emplois, mener de fausses entrevues et / ou faire de fausses offres d’emploi.

Office Administrator

To fulfill the role successfully the candidate requires high energy and enthusiasm, an appreciation for detail, an outstanding level of customer service, and great communications skills, written and spoken, English and French.

Key responsibilities would include :

Administrative Support for SVP, Managing Director

• Manage the SVP’s calendar, confirm meetings, and prepare meeting rooms with supplies, documents, and refreshments
• Organize meetings : prepare and distribute agendas, book boardrooms, send invites, coordinate speakers, arrange catering, and prepare presentations
• Create, amend, and proofread presentations and documents using PowerPoint, Excel, and Word
• Prepare expense reports, book travels, manage office budget, and report to SVP on a monthly basis
• Maintain confidential files and subject folders

Office Operations & Facilities

• Oversee daily operations of the Montreal office and liaise with building management for any requests
• Sit at reception – Monday to Thursday
• Answer incoming calls
• Sending and receiving packages and liaising with courier services
• Ensure tech is functioning; liaise with IT for issues
• Manage internal communications across agencies (IPG Health, FCB, WS), give them support as and when needed so the entire floor functions properly and forward building notices
• Maintain kitchen cleanliness
• Manage vendors
• Replenish office refreshments and supplies
• Quarterly review and update of access card lists for all agencies.
• Propose optimizations for improved operations

Culture & Communications

• Drive office culture with the team : propose and organize initiatives to energize the workspace within allocated budget
• Welcome guests and clients warmly
• Support onboarding new hires
• Prepare welcome kits (swag, access card, notebook)
• Give office tours and explain agency layout
• Ensure technical onboarding and equipment setup
• Manage McCann Montreal general inbox
• Translate and proofread documents as needed
• Assist HR with training session logistics and attendance tracking
• Support technical offboarding and equipment returns

Events & Staff Engagement

• Organize all staff meetings : coordinate catering, prep tech
• Plan summer and holiday parties : research venues, manage logistics, and liaise with vendors
• Coordinate client lunches
• Book travel and process team expenses

This job might be for you if :

You’re proactive, detail-oriented, and thrive in a dynamic office environment. You love being at the office, enjoy helping people, learning new things, and keeping operations smooth and lively. You communicate clearly, adapt quickly, and take pride in doing things right. You stay focused and nothing falls through the cracks on your watch. When things change you know how to roll with the punches.

The Company

McCann Worldgroup Canada is committed to a diverse workforce as an Employment Equity employer (Women, People with Disabilities, Aboriginal Peoples, and Visible Minorities) and aims to maintain an inclusive and equitable workplace where employees feel valued, respected, and supported. If you require an accommodation, we would be happy to work with you to meet your needs.

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