Administrateur(trice) de bureau II

Cadillac Fairview Corp.; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 48,000 - 68,000; Full time

Job summary

Cadillac Fairview Corp. recherche un(e) Administrateur(trice) de bureaux II pour superviser les opérations courantes et soutenir le VP Opérations, l’équipe de développement et la gestion de projet au bureau de Montréal.

Vous assurez la circulation d’informations, coordonnez les réunions et garantissez des rapports opportuns. Ce rôle exige 3 à 5 ans d’expérience, une formation en administration et une maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Ce poste requiert des compétences organisationnelles solides, une excellente gestion du temps et la capacité de prioriser.
• Capacité à travailler de manière autonome dans un environnement rapide et à prendre des décisions efficaces.
• Maîtrise du français et de l’anglais, et excellentes compétences rédactionnelles.

Responsibilities

• Rédiger la correspondance confidentielle et coordonner les emplois du temps.
• Préparer, réviser et coordonner des présentations avec précision et rapidité.
• Préparer documentation écrite (correspondance, rapports, états financiers).
• Organiser les réunions selon directives des directeurs (convocations, salles, matériel, logistique).
• Gérer les exigences de documentation et communication pour les contrats de service et les DPP.
• Coordonner la signature des documents et assurer le suivi des dépenses et rapports d’exploitation.
• Soutenir le VP Opérations dans le suivi des KPI et du rendement des propriétés.
• Préparer des plans d’accueil/intégration et former les nouveaux employés.
• Aider à établir le budget des frais généraux du bureau.
• Assurer un service client courtois et efficace et rediriger les demandes si nécessaire.
• Gérer l’archivage et l’entreposage, garantir le classement et l’accès rapide.
• Administrer les achats et baux d’équipement et veiller à l’esthétique du bureau.
• Coordonner les salles de réunion et les initiatives d’entreprise pour l’engagement des employés.
• Superviser le comité santé et sécurité et les protocoles.
• Coordonner le Comité de francisation et les certifications OQLF.
• Suivre et répondre rapidement aux demandes des clients.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Gestion multitâche

Bon jugement

Esprit analytique

Esprit d’équipe

Service client

Rédaction/orthographe

Autonomie

Résolution de problèmes

Interaction à tous les échelons

Education

CEGEP ou équivalent

Certificat/diplôme en administration de bureau

Tools

PowerPoint

Excel

Word

GSuite

Job description

L'administrateur(trice) de bureaux II supervise les opérations courantes du bureau et fournit un soutien administratif stratégique essentiel au vice-président, Exploitation, à l'équipe de développement et de gestion de projet, et au personnel basé au bureau de Montréal au 1100 avenue des Canadiens-de-Montréal. Ce rôle crucial implique la gestion proactive des priorités, la préparation et la distribution rapide de la correspondance, de la documentation et des rapports, ainsi que la coordination des agendas et des réunions, afin de garantir que la direction dispose des informations nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

L’administrateur(trice) agit comme un lien central, assurant une circulation fluide de l’information et une collecte de données efficace entre les équipes locales, les propriétés et le siège social. De plus, il coordonne des initiatives clés telles que le processus de demande de propositions pour les contrats de service, le programme Le Vert ça Rapporte, ainsi que les projets d’immobilisation et de dépenses gérés par le bureau ou les équipes d’exploitation, tout en assurant un suivi opérationnel rigoureux.

• Rédiger la correspondance hautement confidentielle et coordonner les emplois du temps quotidiens;
• Préparer, réviser et coordonner des présentations avec exactitude et en temps opportun;
• Préparer la documentation écrite, notamment la correspondance, les rapports et les états financiers;
• Organiser les réunions selon les directives des directeurs (convocations, réservations de salles, matériel, logistique et rafraîchissements) afin d'en assurer l'efficacité et la productivité.
• Administrer toutes les exigences en matière de documentation et de communication pour les contrats de service et les demandes de propositions de projets afin d’assurer la conformité aux politiques et aux procédures de CadillacFairview;
• Coordonner la signature des documents conformément aux politiques et aux procédures de CadillacFairview;
• Produire le sommaire des dépenses ainsi que divers rapports d'exploitation pour le bureau;
• Assister le VP Opérations dans le suivi des indicateurs clés de performance (KPI), du rendement des propriétés
• Préparer des plans d’accueil et d’intégration et coordonner la formation des nouveaux employés du bureau;
• Aider à établir le budget des frais généraux du bureau;
• Assurer un service courtois, professionnel et efficace auprès des clients internes et externes et des partenaires d’affaires en répondant aux demandes de renseignements et en réacheminant celles qui dépassent ses compétences, afin de préserver la qualité du service à la clientèle;
• Gérer le cycle de vie des archives et l’entreposage externe du bureau en assurant un classement sécurisé, précis et rapide pour une récupération facile.;
• Administration générale du bureau, y compris la recommandation de politiques au besoin;
• Responsable de tous les achats et baux d’équipement (télécopieurs, photocopieurs, etc.);
• Responsabilité globale du bureau, maintenir un esthétique de bureau soigné; superviser les réparations, les appels de service et l'entretien général pour garantir des normes haut de gamme.
• Coordination des salles de réunion et le flux du bureau; exécuter des événements et des initiatives d'entreprise pour stimuler l'engagement des employés.
• Coordonner le comité de santé et sécurité ainsi que les protocoles de sécurité du bureau pour assurer un lieu de travail sécuritaire et conforme.
• Coordonner le Comité de francisation et participer aux processus de certification triennal de l'OQLF.
• Assurer le suivi et réponse en temps opportun aux demandes des clients.

Exigences en matière de compétences :

• Aptitudes solides pour l’organisation, les tâches administratives et la gestion du temps.
• Capacité à mener de front plusieurs tâches et à établir des priorités
• Très bon jugement, capacité à raisonner de façon autonome
• Approche proactive, esprit d’analyse et capacité à prendre des décisions de façon efficace
• Entregent, Esprit d’équipe et réceptivité au changement
• Excellent service aux clients internes et externes
• Excellentes compétences en rédaction et en relecture, y compris l’orthographe, la grammaire et la ponctuation
• Capacité de travailler de façon autonome avec peu de supervision dans un environnement au rythme rapide
• Bonnes aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes
• Capacité à interagir à tous les échelons de l’entreprise

Formation scolaire requise et expérience requises :

• Diplôme d’études collégiales (CEGEP) ou l’équivalent
• Certificat/diplôme en administration de bureau, un atout
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience pertinente, dont au moins 2 ans à un poste administratif supérieur relevant de plus d’un directeur
• Expérience dans le domaine de la gestion immobilière, un atout
• Connaissance approfondie des pratiques administratives, de la gestion de bureau, des procédures comptables et des ressources humaines.
• Connaissance de l’informatique et des logiciels PowerPoint, Excel, Word et GSuite
• Excellentes compétences en communication écrite et orale (français et anglais)

Pourquoi vous joindre à nous :

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Chez CF, nos comportements, nos interactions quotidiennes et nos importantes décisions d’affaires sont guidés par les valeurs de CF. Bien entendu, atteindre des résultats compte pour nous. Toutefois, il est tout aussi important d’y parvenir en adoptant des comportements qui cadrent avec les valeurs de CF.

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CFadhère à des principes d’égalité des chanceset s’est engagée à créer un environnement de travail diversifié et inclusif. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement, d’évaluation ou de sélection, veuillez en aviser votre personne-ressource de CF ou envoyer un courriel à [e-mail].