Administrateur principal de programme et contrôleur documentaire — Mégaprojets

Agropur; Longueuil; Vor Ort; CAD 85.000 - 106.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Régime d’assurances collectives flexib

Reconnaissance année de services

Bonus annuel

Régime de retraite avec contributions

Zusammenfassung

Agropur recherche un professionnel rigoureux pour prendre en charge l’administration, la gouvernance et le contrôle documentaire de programmes d’investissement industriels de 1 milliard de dollars et plus.

Vous interviendrez à toutes les étapes du cycle de vie des projets, du concept jusqu’à la clôture, en vous assurant de l’intégrité des documents, de la conformité et de la circulation de l’information dans un environnement de gouvernance mature. Déplacements professionnels d’environ 30%.

Qualifikationen

• Diplôme ou certificat en administration, gestion de projet, gestion de l’information ou technologie du génie.
• Expérience confirmée en administration de projet et contrôle documentaire.
• Expérience sur projets EPC/EPCM ou investissements supérieurs à 100 M$ à 1 G$.

Aufgaben

• Administrer et coordonner l’équipe de direction du programme, établir les processus de gouvernance et les protocoles.
• Gérer le contrôle documentaire tout au long du cycle de vie du programme (numérotation, classification, archivage, distribution).
• Préparer rapports, tableaux de bord et supports pour les comités de direction et les investisseurs.
• Supporter les comités de pilotage, les revues de direction et les réunions de gouvernance, rédiger les comptes rendus.
• Assurer la traçabilité, les audits et la confidentialité des informations sensibles.
• Coordonner les échanges entre le propriétaire, les firmes EPCC, consultants et fournisseurs.

Kenntnisse

Gestion de projet

Organisation

Communication

Coordination

Discrétion

Anglais

Ausbildung

Diplôme en administration/gestion de projet

Certifications en gestion documentaire (atout)

Tools

Excel

PowerPoint

Word

Outlook

Teams

SharePoint

Adobe Acrobat

Aconex

Jobbeschreibung

Type d'emploi:PermanentLes gens sont au cœur de notre réussite. Notre culture encourage la collaboration, la transparence et la responsabilisation afin de générer de la valeur et d’atteindre des résultats durables. Faire partie de l’équipe, c’est s’engager dans un environnement où l’impact de chacun compte vraiment.Chez Agropur, la responsabilisation signifie s’approprier les enjeux et agir concrètement pour obtenir des résultats.Un environnement qui te donne les moyens d’agir:Flexibilité du télétravailReconnaissance année de services pour calcul de vacancesRégime d’assurances collectives flexibles incluant un service de télémédecineProgramme d’aide aux employésPossibilité d'investir en toi (développement de carrière, etc.)Bonus annuelRégime de retraite avec contributions de l’entrepriseÉchelle salariale 005: 84,600$ à 105,800$ (Le salaire de base sera déterminé en fonction de votre formation académique, expérience, formation et vos compétences liées au poste.)Déplacements professionnels d’environ 30%Ce que tu prendras en charge au quotidien :Vous souhaitez être le point d'ancrage administratif et documentaire de programmes d'investissement industriels de 1 milliard de dollars et plus? Nous recherchons un(e) professionnel(le) rigoureux(se) et organisé(e) pour prendre en charge, de façon concrète, l'administration, la gouvernance et le contrôle de la documentation de grands programmes EPC, EPCM et gérés par le propriétaire.Vous interviendrez à toutes les étapes du cycle de vie des projets, du concept et du FEL jusqu'à la fermeture de projet. Véritable partenaire de l'équipe de direction du programme, vous veillerez à l'intégrité des documents, à la conformité et à la circulation de l'information dans un environnement de gouvernance mature.Administration de programmeAgir à titre de ressource principale en administration et en coordination pour l'équipe de direction du programme.Établir et maintenir les processus administratifs, les procédures et les protocoles de gouvernance.Soutenir les gestionnaires de projet et les équipes du contrôle de projet, de l'ingénierie, de la construction, de l'approvisionnement et de la mise en service.Favoriser l'amélioration continue des processus d'administration et de contrôle documentaire.Contrôle documentaire et gestion de l'informationÉtablir et maintenir les systèmes de contrôle documentaire tout au long du cycle de vie du programme.Gérer la numérotation, la classification, la conservation, la distribution et l'archivage des documents (ingénierie, plans et devis, approvisionnement, contrats, construction, mise en service, qualité et gouvernance).Tenir à jour les registres de documents, les journaux de transmission et le suivi des versions et des révisions.Assurer l'intégrité, la traçabilité et la préparation aux audits.Administrer les systèmes de gestion électronique des documents (GED).Soutien à la gouvernance et aux rencontresCoordonner les comités de pilotage, les revues de la direction et les autres rencontres de gouvernance : logistique, ordres du jour et matériel.Rédiger les comptes rendus et tenir les registres des décisions, des approbations et des plans d'action.Contribuer à la préparation du matériel destiné aux comités de direction, aux comités d'approbation des immobilisations et aux comités d'investissement.Soutenir le respect des exigences de conformité et des échéances de reddition de comptes.Rapports et présentationsSoutenir la préparation et la publication des rapports de programme hebdomadaires et mensuels.Consolider les informations des gestionnaires de projet, des planificateurs, des contrôleurs de coûts et des leaders fonctionnels.Préparer des tableaux de bord et des présentations professionnelles pour la direction et les instances de gouvernance.Assurer la mise en forme, le contrôle des versions et la publication des rapports officiels.Coordination avec les entrepreneurs et les firmes EPCCoordonner les échanges de documents entre le propriétaire, les firmes EPC, les consultants et les fournisseurs.Surveiller le respect des exigences de contrôle documentaire par les entrepreneurs.Gérer les demandes d'information (RFI), les transmissions et les registres de correspondance.Soutenir la documentation de transfert et de remise, ainsi que celle liée aux réclamations et aux contrats.Gestion des dossiers et conformitéAssurer le respect des politiques de conservation des documents.Soutenir les audits internes et externes.Maintenir et archiver les dossiers réglementaires, de qualité et de projet, y compris ceux de fermeture.Assurer la confidentialité et la sécurité de l'information sensible.Soutien au PMO et au contrôle de projetTenir les calendriers de reddition de comptes intégrés du programme.Consolider l'information de contrôle de projet pour les cycles de rapports sur le budget, l'échéancier, les risques et la gouvernance.Maintenir les répertoires de projet, les listes de contacts et les matrices de distribution.Le profil qui saura s’approprier le rôle :Diplôme ou certificat en administration, en gestion de projet, en gestion de l'information ou des documents, en technologie du génie ou dans une discipline connexe. Des certifications en gestion documentaire ou en administration de PMO constituent un atout.Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience pourra être considérée.De 7 à 10 ans d'expérience en administration de projet et en contrôle documentaire, dont au moins 5 ans en soutien à de grands projets industriels EPC/EPCM ou à des projets d'investissement.Expérience démontrée sur des projets de 100 M$ à plus de 1 G$, au sein d'environnements de PMO, d'ingénierie, de construction ou de contrôle de projet.Solide expérience de la coordination de multiples parties prenantes, de la gestion de grands volumes de documents contrôlés et du soutien aux processus de gouvernance de la haute direction.Expérience dans l'un ou plusieurs des secteurs suivants : énergie, pétrole et gaz, pétrochimie, produits chimiques, mines et métaux, fabrication industrielle lourde, infrastructures, aliments et boissons, biens de consommation emballés ou transformation laitière. Une expérience de projets d'expansion, de mise à niveau (brownfield) ou de construction neuve (greenfield) dans le secteur laitier ou alimentaire constitue un atout.Maîtrise de niveau expert du contrôle documentaire, de la gestion des dossiers et du cycle de vie des documents, du contrôle des versions et de la préparation aux audits.Maîtrise avancée d'Excel, de PowerPoint, de Word, d'Outlook, de Teams, de SharePoint et d'Adobe Acrobat Professional. La connaissance d'Aconex et des systèmes de GED est un atout.Sens de l'organisation, souci du détail, professionnalisme et grande discrétion.Excellentes habiletés de communication et de coordination des parties prenantes.Capacité à gérer plusieurs priorités sous pression, avec autonomie et esprit de collaboration.Un environnement qui valorise l’engagement et encourage chacun à prendre les choses en main.Agropur accueille des personnes de toutes origines et de tous horizons. Nous sommes fier.ère.s d'être un employeur avec une communauté diverse et nous nous engageons à offrir une expérience respectueuse et inclusive à tous les employé.e.s et candidat.e.s. Nous collaborerons donc avec les candidat.e.s qui demanderont des mesures d’adaptation. Prendre note qu’une connaissance adéquate du français est requise pour les postes offerts au Québec. Agropur a recours à des technologies d’intelligence artificielle afin d’appuyer nos recruteurs dans la présélection, l’évaluation et la sélection des candidats à ce poste.Dans ce texte, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. Conformément aux directives de l’OQLF, la connaissance de l’anglais est exigée pour ce poste afin de communiquer avec des collègues et des partenaires situés à l’extérieur du Québec.