Administrateur de district ou administratrice de district (Adjoint à la direction)

TD; Montreal (administrative region); On-site; CAD 55,000 - 80,000; Full time

Job summary

TD Montréal recherche un adjoint administratif ou adjointe administrative pour soutenir un grand nombre de dirigeants et assurer un service administratif expert.

Vous gérerez les calendriers, les déplacements nationaux et internationaux, traitez les dépenses et soutiendrez les réunions et la logistique des événements, tout en préservant la confidentialité. Ce rôle nécessite organisation et maîtrise de Microsoft Office, avec de multiples opportunités de formation.

Qualifications

• Diplôme secondaire et 3–5 années d’expérience pertinente.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office et des applications Internet.
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et de communication.

Responsibilities

• Gérer le calendrier de plusieurs dirigeants et faciliter les priorités.
• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux.
• Traiter les dépenses des équipes en temps opportun.
• Participer à l’intégration et au départ des membres de l’équipe.
• Planifier et soutenir les réunions et événements en présentiel ou à distance.

Skills

Organisation et gestion du temps

Maîtrise Microsoft Office

Communication écrite et orale

Gestion du calendrier

Compétences en coordination

Education

Diplôme d’études secondaires

Tools

Outlook

PowerPoint

Word

Excel

Job description

Lieu De Travail

Montréal, Québec, Canada

Horaire

37.5

Secteur D’activité

Administration

Détails De La Rémunération

55,000 $ - 80,000 $ CAD

Les renseignements sur la rémunération publiés tiennent compte d’une prime de marché temporaire propre à ce poste, qui est réévaluée chaque année.

La TD a à cœur d’offrir une rémunération juste et équitable à tous les collègues. Les occasions de croissance et le perfectionnement des compétences sont des caractéristiques essentielles de l’expérience collègue à la TD. Nos politiques et pratiques en matière de rémunération ont été conçues pour permettre aux collègues de progresser dans l’échelle salariale au fil du temps, à mesure qu’ils s’améliorent dans leurs fonctions. Le salaire de base offert peut varier en fonction des compétences et de l’expérience du candidat, de ses connaissances professionnelles, de son emplacement géographique et d’autres besoins particuliers du secteur et de l’entreprise.

En tant que candidat, nous vous encourageons à poser des questions sur la rémunération et à avoir une conversation franche avec votre recruteur, qui pourra vous fournir des détails plus précis sur ce poste.

Description Du Poste

Aperçu du service

Au Groupe Banque TD (TD), tout ce que nous accomplissons repose sur notre détermination à offrir une expérience client légendaire. Afin de concrétiser et de dépasser les engagements que nous prenons envers nos clients et les collectivités, notre équipe de direction recherche des personnes exceptionnelles et s’en remet à celles-ci. Aux côtés de collègues bienveillants et de dirigeants compréhensifs, nos adjoints administratifs et nos adjoints à la direction offrent un large éventail de services de soutien administratif et général aux dirigeants de la TD.

Renseignements sur l’emploi

Si vous avez un grand sens de l’organisation et êtes en mesure de veiller au bon fonctionnement des activités grâce à de solides compétences en administration, nous voulons que vous vous joigniez à notre équipe.

En tant qu’adjoint administratif ou adjointe administrative, vous offrirez un soutien spécialisé à un grand nombre de dirigeants de la TD. Vous offrirez également un soutien administratif ou général de nature variée à l’ensemble de l’équipe.

Votre rôle

Changer Les Choses

Peu importe où vous travaillez à la TD, vous aurez les outils nécessaires pour faire changer les choses, perfectionner vos compétences et évoluer dans notre culture de bienveillance. En tant que précieux membre de notre équipe de direction, votre travail comportera des tâches et des responsabilités de complexité variable, notamment les suivantes :

• Assurer la gestion du calendrier de plusieurs dirigeants (vice-présidents, premiers vice-présidents et vice-présidents adjoints; peut inclure leur équipe respective) et favoriser la résolution des conflits au moyen de solutions créatives
• Coordonner les déplacements des dirigeants, notamment prendre d’autres dispositions de voyage en cas de retard à l’échelle nationale et internationale, et reprogrammer les réunions avec les parties internes et externes
• Traiter les dépenses des équipes en temps opportun
• Participer aux activités d’intégration et de départ des membres de l’équipe dans l’ensemble du groupe (par exemple, gestion des actifs, gestion des accès et commande de fournitures)
• Participer à la coordination des réunions au bureau ou virtuelles, des réunions participatives, ou des événements hors site; il peut s’agir de réserver des salles de réunion, de préparer un ordre du jour, de préparer du matériel technologique, de regrouper et de relire des présentations PowerPoint, d’offrir du dépannage lors d’un événement et de commander des services de traiteur comportant des aliments pour les personnes qui ont des restrictions alimentaires
• Préserver la confidentialité : Accès possible aux courriels des dirigeants pour les aider à établir l’ordre de priorité ou effectuer d’importantes tâches administratives en leur nom
• Appliquer les mesures de diligence raisonnable appropriées afin d’assurer l’exactitude de tâches administratives ponctuelles (par exemple, rapports, factures, communications, tableaux, graphiques et fichiers)
• Informer régulièrement l’équipe de l’état des projets et communiquer tout renseignement pertinent concernant les activités quotidiennes
• Assurer le remplacement temporaire des collègues ou le soutien continu des leaders pendant les vacances des collègues, et soutenir d’autres leaders, le cas échéant

Assurer La Croissance

• Assurer la formation des nouveaux adjoints administratifs et agir comme spécialiste du domaine pour les tâches courantes à réaliser
• Travailler de façon entièrement autonome auprès d’un dirigeant; partenariat possible avec un adjoint spécial ou d’autres dirigeants pour mener à bien des tâches uniques

Favoriser Une Culture De Bienveillance

• Offrir un soutien administratif en assurant un service de qualité et professionnel à chaque interaction
• Participer pleinement en tant que membre de l’équipe et contribuer à un milieu de travail positif

Exigences du poste

Capacités et aptitudes requises

Nous sommes fiers de travailler avec un groupe diversifié de collègues. Si vous avez une expérience pertinente autre que celles mentionnées ci-dessous, faites-nous-en part dans votre curriculum vitæ ou votre lettre d’accompagnement.

• Diplôme d’études secondaires et entre 3 et 5 années d’expérience pertinente
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office et des applications Internet (par exemple, Outlook, PowerPoint et Word)
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe en faisant preuve de souplesse pour coordonner les processus et l’information auprès d’autres équipes
• Capacité à collaborer avec d’autres adjoints administratifs, adjoints à la direction et partenaires internes et externes
• Capacité à réaliser une gestion efficace dans un contexte multitâche et à veiller au respect des échéances
• Capacité à interpréter efficacement les politiques de la TD et à aider les dirigeants à appliquer ces normes dans un environnement en évolution
• Expérience de la coordination des dispositions de voyage et aisance à gérer des changements fréquents
• Solides compétences organisationnelles permettant d’assurer la gestion de ses responsabilités et, en parallèle, des exigences administratives des dirigeants
• Excellentes compétences en communication et capacité à écouter activement, à poser des questions et à communiquer efficacement
• Bon sens du jugement pour soutenir des initiatives et faire preuve de discrétion lors du traitement de renseignements confidentiels

Perfectionnement des collègues

Sachez que nous avons à cœur d’aider nos collègues à réussir tant dans leur vie personnelle que professionnelle. C’est d’ailleurs pourquoi nous leur offrons des conversations sur le perfectionnement et des programmes de formation.

Les Candidatures Doivent Comprendre Ce Qui Suit

• Lettre d’accompagnement (une page en format lettre seulement)
• Curriculum vitæ (deux pages en format lettre seulement)

Processus d’entrevue

Nous communiquerons avec les candidats sélectionnés pour planifier une entrevue. Nous ferons notre possible pour communiquer par courriel ou par téléphone avec tous les candidats pour leur faire part de notre décision.

À propos de nous

La TD est un chef de file mondial dans le secteur des institutions financières. Elle est la cinquième banque en importance en Amérique du Nord de par son nombre de succursales. Chaque jour, nous nous efforçons de rendre chaque interaction, chaque produit et chaque expérience remarquablement humaine et agréablement simple à plus de 27 millions de ménages et d’entreprises au Canada, aux États-Unis et partout dans le monde. Plus de 95 000 collègues de la TD mettent à profit leurs compétences, leur talent et leur créativité pour approfondir les relations, assurer une exécution rigoureuse et rendre l’expérience bancaire plus simple et plus rapide. La TD est une entreprise profondément engagée à être une leader en matière d’expérience client. Voilà pourquoi nous croyons que chaque collègue, peu importe son secteur d’activité, est en contact avec la clientèle. Ensemble, nous réimaginons l’expérience bancaire et ses possibilités pour notre clientèle, nos collègues et nos collectivités.

Notre programme de rémunération globale

Notre programme de rémunération globale reflète les investissements que nous faisons pour aider nos collègues et leur famille à atteindre leurs objectifs en matière de bien-être mental, physique et financier. La rémunération globale à la TD inclut le salaire de base, la rémunération variable et bien d’autres régimes clés, comme des avantages sociaux en matière de santé et de bien-être, des régimes d’épargne et de retraite, des congés payés, des avantages bancaires et des rabais, des occasions de développement de carrière et des programmes de récompenses et reconnaissance. En savoir plus

Renseignements Supplémentaires

Nous sommes ravis que vous envisagiez une carrière à la TD. Sachez que nous avons à cœur d’aider nos collègues à réussir dans leur vie tant personnelle que professionnelle. C’est d’ailleurs pourquoi nous leur offrons des conversations sur le perfectionnement, des programmes de formation et un régime d’avantages sociaux concurrentiel.

Perfectionnement des collègues

Un cheminement professionnel précis vous intéresse ou bien vous cherchez à perfectionner certaines compétences? Nous tenons à vous mettre sur la voie de la réussite. Vous aurez des conversations régulières sur le développement de carrière, le perfectionnement et le rendement avec votre gestionnaire. Une variété de programmes de mentorat et une plateforme d’apprentissage en ligne seront également à votre disposition pour vous aider à ouvrir de nouvelles portes.

Si vous avez à cœur d’aider vos clients et de nouer des relations solides et durables, la TD offre divers parcours de carrière où vous pouvez accroître votre expertise et avoir une incidence significative.

Nous sommes déterminés à appuyer votre réussite et à favoriser un milieu de travail respectueux où la diversité des points de vue est valorisée, où chacun a les mêmes occasions de progresser et où vous pouvez vous réaliser pleinement et atteindre vos objectifs de carrière. À la TD, nous attirons et perfectionnons les meilleurs talents.

Formation et intégration

Nous tenons à nous assurer que vous disposez des outils et ressources nécessaires pour réussir à votre nouveau poste. Dans cette optique, nous organiserons des séances d’intégration et de formation.

Processus d’entrevue

Nous communiquerons avec les candidats sélectionnés pour planifier une entrevue. Nous ferons notre possible pour communiquer par courriel ou par téléphone avec tous les candidats pour leur faire part de notre décision.

Mesures d’adaptation

L’accessibilité est importante pour nous. N’hésitez pas à nous faire part de toute mesure d’adaptation (salles de réunion accessibles, sous-titres pour les entrevues virtuelles, etc.) dont vous pourriez avoir besoin pour participer sans entraves au processus d’entrevue.

Exigences Linguistiques (Québec Seulement)

Maîtrise d’une langue autre que le français pour offrir du soutien ou traiter avec des employés ou des collègues qui ont besoin de services et de soutien dans une langue autre que le français.