Adjointe de Direction Principale, Adjoint de Direction Principal

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 68,000 - 86,000; Full time

Job summary

La Bibliothèque de l’Université d’Ottawa recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir le cadre supérieur et assurer le bon fonctionnement du cabinet.

Vous gérerez l’agenda, préparerez des documents officiels, organiserez les voyages et coordonnerez les communications internes et externes. Le poste est un remplacement temporaire de 11 mois, 35 heures/semaine, classe SSUO 08, et offre diverses responsabilités.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration, bureautique ou équivalent.
• Au moins 5 années d’expérience dans un rôle semblable.
• Bilinguisme français-anglais (oral et écrit).
• Maîtrise des logiciels informatiques et de la rédaction bilingue.

Responsibilities

• Assurer le service à la clientèle et le filtrage de la correspondance du cadre supérieur.
• Rédiger et réviser des documents administratifs et préparer les minutes.
• Gérer le calendrier et organiser les réunions et les voyages professionnels.
• Préparer des présentations, rapports et documents pour les décideurs.
• Gérer les dossiers et l’archivage connaissances et confidentialité.
• Produire des rapports et soutenir les activités et projets du cabinet.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Bilinguisme FR/EN

Communication

Education

Formation postsecondaire en administration ou bureautique

Tools

Microsoft Office

Job description

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement temporaire d'un poste permanent

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

(pour les contrats et les affectations temporaires):

11

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Bibliothèque de l’Université d’Ottawa

Campus

Pavillon Morisset

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/09/04

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/09/17

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 08

Échelle Salariale

$68,149.00 - $86,083.00

L'Université d'Ottawa : un carrefour de cultures et d'idées

L'Université d'Ottawa abrite une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiantes et étudiants, enseignantes et enseignants et membres du personnel qui vivent, travaillent et étudient en anglais et en français. Notre campus est un carrefour de cultures et d'idées où des esprits audacieux se rencontrent pour donner naissance à des idées révolutionnaires. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et le renforcement de la diversité au sein de notre corps enseignant et de notre personnel constitue un pas dans cette direction. Notre objectif est d’offrir aux étudiantes et aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.
L'Université d'Ottawa figurent parmi les dix meilleures universités de recherche du Canada : nos professeures et professeurs et chercheuses et chercheurs explorent de nouvelles approches pour relever les défis d’aujourd’hui. Comptant parmi les rares universités canadiennes classées parmi les 200 meilleures au monde, nous attirons des penseuses et penseurs exceptionnels et accueillons des perspectives diverses venues des quatre coins du globe. Nos employées et employés se mobilisent autour d’un objectif commun : l’amélioration continue, le développement personnel, l’excellence du service, le travail d’équipe et la passion pour l’apprentissage, animés par la volonté de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Les contributions de chacun sont valorisées, et nous contribuons tous à faire de l’Université d’Ottawa une institution de classe mondiale. Mais surtout, nous veillons à ce que vous puissiez atteindre pleinement votre potentiel. Car à l’université d'Ottawa, vous êtes à votre place !

À propos de la bibliothèque

Conformément à la vision ambitieuse et aux aspirations fondamentales du plan de « Transformation 2030 », la bibliothèque de l’Université d’Ottawa favorise la recherche de pointe et soutient un apprentissage transformateur en mettant à la disposition de la communauté de l’Université d’Ottawa une expertise, des services, des collections et des technologies, le tout dans un environnement accueillant et propice à l’épanouissement.
La bibliothèque de l’Université d’Ottawa se compose de trois bibliothèques principales – la bibliothèque Morisset (arts et sciences), la bibliothèque de droit Brian Dickson et la bibliothèque des sciences de la santé – ainsi que d’un certain nombre de collections de recherche spécialisées. Elle emploie environ 150 personnes, dont 55 bibliothécaires, au service des étudianbtes et étudiants, des enseignantes et enseignants et du personnel de l’université.

Raison Du Poste

Fournir un soutien administratif au cadre supérieur (Bibliothécaire en chef et doyenne des bibliothèques, Directrice ou directeur du personnel) pour assurer le bon fonctionnement du cabinet et appuyer la mise en oeuvre des activités et des projets. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs, coordonner des événements et des projets assignés.

Responsabilités Typiques

• Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre supérieur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le supérieur lorsque nécessaire.
• Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre supérieur en respectant les règles de l’Université et en protégeant l’image du service. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.
• Gestion du calendrier et des réunions : Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
• Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
• Gestion des dossiers : Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
• Production des rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions, la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la direction.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Connaissances, expérience et habiletés

Qualités Essentielles

• Formation postsecondaire en administration, bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins 05 années d’expérience manifestée dans un rôle semblable.

Autres Qualités

• Expérience en rédaction administrative bilingue, très bonne connaissance de la grammaire
• Très bonne connaissance des logiciels informatiques
• Sens de l’organisation, d’autonomie et de jugement
• Excellentes aptitudes en communication
• Bilinguisme: Français et Anglais (oral et écrit)

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

• Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
• Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats