adjointe aux chargés de projets

Clermont ltée; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de construction est à la recherche d'un(e) adjoint(e) aux chargés de projets. Vous serez responsable de la gestion administrative des projets, de la préparation des documents nécessaires ainsi que de l'assurance des communications avec les intervenants. Le candidat idéal possède une formation en secrétariat et 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine. Les bureaux peuvent être situés à Châteauguay, Ottawa ou Lévis.

Qualifications

• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Capability to adapt to unforeseen circumstances and work under pressure.
• Experience in the commercial construction field is an asset.

Responsibilities

• Préparer les dossiers de construction en soutien aux chargés de projet.
• Assurer les communications avec les intervenants des projets.
• Faire le suivi des documents de conformité et des demandes de changements.

Skills

Organisation

Autonomie

Travail d'équipe

Discrétion

Bilinguisme (français et anglais)

Education

Formation DEP secrétariat ou AEC bureautique

Tools

Suite Office

Logiciel comptable (Maestro)

Job description

Clermont Ltée est à la recherche d'un adjoint / une adjointe aux chargés de projets.

Tâches et responsabilités

• Préparer les dossiers de construction en assistance au chargé de projet dans la gestion administrative des projets
• Préparer les documents d’ouverture de projets (incluant les Programme de prévention)
• Préparer les documents de demandes de prix, remplir les bons de commande aux sous-traitants et fournisseurs et en faire le suivi
• Faire les demandes de lettre d'attestation de CCQ, CNESST et autres
• Effectuer les sorties de matériaux
• Assister à certaines réunions reliées aux projets
• Obtenir les décomptes mensuels et procéder à la facturation progressive des projets (incluant celle des extras)
• Aider au suivi des projets
• Faire la mise à jour et le suivi des coûts durant et à la fin du projet
• Faire le suivi des comptes recevables auprès des clients
• Faire le suivi des quittances auprès des sous-traitants reliés au projet et préparer les quittances pour les entrepreneurs généraux
• Faire les demandes de lettre de conformité des sous-traitants auprès de Revenu Québec
• S’assurer d’avoir un suivi écrit sur toutes les demandes de changements au cours du projet
• Assurer les communications verbale et écrite avec les divers intervenants aux projets (entrepreneurs généraux et sous-traitants) incluant la codification des échanges de courriels entrant et sortant (interne et externe) pour les différents projets
• Procéder au triage et classement de documents de projet
• Répondre à toutes demandes (fournisseurs, sous-traitants, chargés de projet)
• Assurer le suivi des corrections des déficiences
• Préparer tous les documents de fermeture de projets incluant les cahiers de fin de projets (Garantie, manuel technique, plans TQC et assurer l’archivage des projets
• Effectuer la codification des outillages entrant et sortant pour les chantiers
• Effectuer certains projets spéciaux
• Toutes autres tâches connexes.

Tu as

• Formation DEP secrétariat ou AEC bureautique ouadministration
• Connaissance suite Office et logiciel comptable (avantages – maestro) (atout)
• Français : Parler et écrire
• Anglais : parler et écrire - Intermédiaire ( pour contrat Ontario )
• Expérience dans le domaine de la construction commerciale (atout)
• Capacité d’adaptation aux imprévus, etde travailler sous pression
• Sens de l’organisation, autonomie et travail d'équipe sont des qualités essentielles.
• Discrétion et confidentialité, Entregents, débrouillardise, esprit logique
• Minimum de3 à 5 ans d'expérience.

Le poste peut être à Châteauguay, Ottawa ou Lévis en présentiel