Adjointe administrative et à la comptabilité

Coair inc.; Toronto; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une entreprise de vente et de service en air comprimé recherche un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour gérer les tâches administratives et comptables. Vous serez responsable de la saisie des factures, du suivi des comptes clients et fournisseurs, ainsi que de diverses tâches de secrétariat. Le candidat idéal détient un DEP ou AEC/DEC en administration ou comptabilité et possède 2 à 3 ans d’expérience pertinente.

Qualifications

• Minimum de 2 à 3 années d’expérience pertinente dans un poste similaire.

Responsibilities

• Saisir les factures de ventes dans le système comptable.
• Effectuer le suivi des transactions et des paiements.
• Gérer les comptes clients et fournisseurs.

Skills

Excellentes habiletés en communication orale et écrite

Rigueur

Polyvalence

Autonomie

Connaissance de la suite Servex-Acomba

Maîtrise de la suite Office

Sens de l'organisation

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Compétences en gestion des priorités

Français excellent

Anglais intermédiaire

Education

Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (AEC ou DEC)

Tools

Suite Office (Outlook, Word, Excel)

Suite Servex-Acomba

Job description

Adjointe administrative et à la comptabilité

Coair est une entreprise de vente et de service dans le domaine de l’air comprimé depuis plus de 40 ans. Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif (ve) pour soutenir le département de service ainsi que l’ensemble de l’organisation. L’objectif principal est d’offrir un service de qualité aux clients, tout en contribuant au bon déroulement des opérations quotidiennes de l’entreprise.

Responsabilités

• Saisir les factures de ventes dans le système comptable.
• Effectuer le suivi des transactions (comptes, cartes de crédit, etc.).
• Effectuer le suivi des paiements récurrents (vente, techniciens de service etc.).

Volet clients

• Effectuer la facturation, l’envoi et le suivi des comptes clients.
• Assurer le suivi des comptes à recevoir.
• Effectuer la gestion des comptes problématiques.
• Effectuer le suivi des paiements reçus.
• Maintenir les bases de données clients et listes de prix pour soutenir le département des ventes.

Volet fournisseurs

• Ajouter les nouveaux fournisseurs.
• Saisir les factures fournisseurs.
• Effectuer le suivi des états de compte fournisseurs.
• Valider la conformité des comptes fournisseurs et les acheminer au contrôleur.
• Jumeler les factures avec les bons de commande et le système de gestion de clients. Soulever tout manque ou anomalie et effectuer les recherches s’il y a lieu.
• Coordination et validation des informations contenues sur les factures avec les techniciens et le gérant de projets.
• Analyser et inscrire au système comptable les rapports de dépenses des employés.
• Consolidation des cartes de crédit avec les relevés de fin de période.

Effectuer d'autres tâches de secrétariat et de bureau connexes, telles que le traitement de textes, l’archivage, la tenue de dossiers, etc.

Répondre aux appels téléphoniques.

Appui administratif aux appels d’offres

Support à la Direction dans l’exécution de tâches courantes et / ou de projet spéciaux.

Répartition des tâches : 60% secrétariat et 40% comptabilité

Exigences et compétences techniques recherchées

• Démontrer d’excellentes habiletés en communication orale et écrite.
• Rigueur, polyvalence et autonomie.
• Connaissance de la suite Servex-Acomba.
• Maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel).
• À l’aise dans un environnement numérique.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Confortable dans les relations avec la clientèle et autres parties prenantes.
• Compétences en gestion des priorités.
• Être habile en informatique.
• Français excellent (oral et écrit), anglais intermédiaire.
• Démontrer certaines qualités comme la courtoisie et la discrétion.
• Être orienté(e) vers les clients et faire preuve de dynamisme.
• Bon esprit d’initiative, de la débrouillardise et de l’autonomie.

Profil recherché

Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (AEC ou DEC) en administration, comptabilité, ou dans un domaine connexe.

Minimum de 2 à 3 années d’expérience pertinente dans un poste similaire.

Répartition des tâches : 60% secrétariat et 40% comptabilité

As-tu le profil recherché ?

Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou collégiales (AEC ou DEC) en administration, comptabilité, ou dans un domaine connexe

Minimum de 2 à 3 années d’expérience pertinente dans un poste similaire

Répartition des tâches : 60% secrétariat et 40% comptabilité