Adjointe administrative, Adjoint administratif

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 57,000 - 72,000; Full time

Job summary

L’Université d’Ottawa recherche un soutien administratif au Service des affaires étudiantes, pour le campus principal. Vous effectuerez des tâches administratives, la gestion des dossiers et le service à la clientèle conformément aux politiques internes.

Le poste requiert au moins deux années d’expérience, maîtrise du français et de l’anglais, et des compétences en Windows, traitement de texte et tableurs; contrat à temps plein de 35 h/semaine sur 12 mois.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou équivalent.
• Au moins 2 années d’expérience dans un rôle similaire.
• Bilinguisme: français et anglais (écrit et oral).
• Connaissance des systèmes informatiques et logiciels: Windows, traitements de texte, tableurs, bases de données, Internet et courriel.
• Forte aptitude en relations interpersonnelles, communication et service à la clientèle.
• Expérience en interprétation, explication et application de politiques et règlements.
• Rédaction administrative bilingue.
• Production de rapports.
• Capacité à produire un travail de haute qualité sous pression et à respecter les délais.
• Initiative, autonomie et bon jugement.
• Bon sens de l’organisation.

Responsibilities

• Tâches administratives variées pour soutenir les opérations du département/programme/événement.
• Organisation et coordination des rencontres et événements, réservation de salles et coordination avec traiteurs.
• Accueil et orientation des visiteurs; répondre aux demandes et guider selon les procédures.
• Achats décentralisés de biens et services; gestion des stocks et réapprovisionnement.
• Production de rapports simples selon un calendrier prédéterminé.
• Gestion documentaire et classement pour assurer la confidentialité et l’accès aux documents.
• Documentation et mise à jour des procédures et systèmes.
• Coordination du travail des subalternes, notamment des étudiants sous le régime travail-études.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Service client

Organisation

Rédaction bilingue

Planification

Education

Postsecondaire en administration et bureautique

Tools

Windows

Word processing

Excel

Bases de données

Internet & Courriel

Job description

Famille D’emplois

Soutien administratif

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Motif De L'offre D'emploi

Nouveau poste

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Nombre De Postes à Pourvoir

3

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, Opérations et centre d’examens

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/08/27

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/09/07

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 06

Échelle Salariale

$56,858.00 - $71,822.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore ! Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison D’être Du Poste

Offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d’un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Tâches administratives : Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.
• Organisation des rencontres : Fournir un appui administratif dans l’organisation et la coordination des rencontres et événements dans le but d’assurer leur bon déroulement. À cette fin, faire la réservation des salles de rencontre, faire les arrangements nécessaires avec les traiteurs, préparer les ordres du jour ainsi que tous autres documents.
• Service à la clientèle : Accueillir les personnes qui se présentent; répondre de façon adéquate aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans l’application des procédures internes générales du département/programme/événement dans le but d’offrir un service de haute qualité. Les demandes de renseignements peuvent provenir et être réglées en personne, par courriel, par téléphone ou par courrier.
• Achats et contrôle des stocks : Effectuer des achats décentralisés des biens et des services pour le département/programme/événement, par bon de commande ou par carte de crédit, conformément à toutes les politiques pertinentes. Contrôler les stocks des différentes fournitures, suivre l’évolution de la demande et reconstituer les stocks pour répondre aux besoins des clients internes.
• Production de rapports : Fournir divers rapports de nature simple, selon un calendrier fixe et de façon ponctuelle, sur les activités du département/programme/événement afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
• Gestion de dossiers: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des dossiers exacts sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes sur la sécurité de l’accès pour le personnel du secteur pour assurer la confidentialité des dossiers.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation, à utiliser à l’interne, sur les procédures, les processus et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
• Coordination du travail des subalternes : Au besoin, déléguer des tâches à des subalternes, normalement des étudiants embauchés sous le Régime travail-études (RTE), et s’assurer qu’elles sont complétées selon les normes et directives données.

Ce Que Vous Apportez

• Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins deux (2) années d’expérience manifesté dans un rôle semblable.
• Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit). Pour être considérés pour ce poste, les candidats doivent obtenir au minimum un niveau Avancé faible en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence administré par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.
• Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et dans l’application de politiques et règlements.
• Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
• Expérience de la production de rapports.
• Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
• Initiative, autonomie et bon jugement
• Bon sens de l’organisation.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. LUniversité d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.