Adjointe administrative, adjoint administratif

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 57,000 - 72,000; Full time

Job summary

L'Université d'Ottawa recherche un agent de soutien administratif pour le Centre d’apprentissage des langues, situé au pavillon Hamelin.

Vous assurerez l’accueil, l’inscription et le suivi des dossiers étudiants, la gestion documentaire et la coordination des activités administratives afin d’atteindre les quotas d’inscription et de rétention. Un diplôme postsecondaire et au moins 2 ans d’expérience en bureau sont requis; le bilinguisme français-anglais est indispensable.

Qualifications

• Connaissance et expérience des principes de l’administration et formation postsecondaire.
• Expérience d’au moins 2 ans dans un bureau et capacité à traiter des dossiers administratifs.
• Compétences en collecte et analyse de données et en rédaction de rapports.
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit, sens du service.
• Aptitude à travailler de façon autonome et à gérer plusieurs tâches.

Responsibilities

• Offrir un service rapide et courtois en personne, par téléphone et par écrit pour renseigner et conseiller la communauté étudiante sur les programmes et les ressources.
• Apporter un soutien administratif: mise à jour des dossiers, inscriptions aux programmes et cours, transmission de documents et distribution de listes internes/externes.
• Gérer l’approvisionnement et le bon fonctionnement du matériel et des ressources, organiser des événements et préparer des rapports.

Skills

Bilinguisme – français et anglais

Service à la clientèle

Gestion administrative

Analyse et rapport

Autonomie

Education

Formation postsecondaire

Tools

Microsoft Office

Systèmes d’information scolaire

Base de données

Job description

Famille D’emplois

Soutien administratif

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

(pour les contrats et les affectations temporaires): N/A

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Fonctionnement

Campus

Pavillon Hamelin

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/08/10

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/08/21

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 06

Échelle Salariale

$56,858.00 - $71,822.00

À propos de la Faculté des Arts
La plus ancienne et l'une des plus grandes facultés de l'Université d'Ottawa. La Faculté des arts a évolué pour devenir l'une des principales facultés du campus. Maintenant plus que jamais, la nouvelle économie a besoin de penseurs, de communicateurs et de créateurs. Vous vous intéressez aux sciences humaines, aux langues et littératures ou aux beaux-arts et arts de la scène ? La Faculté des arts vous offre une formation adaptée au monde du travail d’aujourd’hui et de demain. La Faculté des arts est dédiée à créer un environnement diversifié, équitable et inclusif pour tous.

Raison D’être Du Poste

Sous la direction du l'Agente principale, agir à titre de première personne-ressource pour la communauté étudiante, les partenaires et les professeures et professeurs de langue, et communiquer avec eux continuellement. Soutenir le fonctionnement général du Centre d’apprentissage des langues en coordonnant diverses activités pédagogiques et administratives essentielles aux programmes, de manière à assurer l’atteinte des quotas d’inscription et de rétention d’étudiantes et d’étudiants de même que la prestation efficace des cours.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Offrir un service rapide et courtois en personne, par téléphone et à l’écrit pour renseigner et conseiller la communauté étudiante sur les différentes facettes des programmes et les ressources pédagogiques du Centre d’apprentissage des langues. Analyser les demandes de la population étudiante et répondre aux questions d’ordre général en ce qui a trait aux politiques, aux processus et aux exigences des programmes. Effectuer des recherches pour aiguiller les étudiantes et étudiants vers les bonnes ressources du Centre et de l’Université et ainsi faciliter leur recrutement et leur maintien aux études.
• Apporter un soutien administratif : mettre à jour les dossiers étudiants, effectuer les inscriptions aux programmes et aux cours, transmettre des documents d’importance (pour l’admission, par exemple) et acheminer des listes à des publics internes et externes. Gérer divers documents provenant de la communauté étudiante et d’organismes de parrainage. Épauler la coordonnatrice ou le coordonnateur des opérations pour l’organisation des horaires de cours et des salles de classe. Communiquer de l’information aux personnes qui entreprennent et qui poursuivent leurs études pour faciliter leur intégration à l’Université d’Ottawa.
• Voir à l’approvisionnement du bureau et au bon fonctionnement de l’équipement et des ressources des programmes : préparer les demandes de réparation et d’approvisionnement et servir de premier point de contact concernant la disponibilité et l’efficacité des ressources. Participer à l’organisation d’événements : réserver les salles, passer des commandes et voir à la disponibilité du matériel, de l’équipement multimédia et des rafraîchissements. Participer aux rencontres, rédiger les procès-verbaux et en faire l’envoi. Tenir un guide des règlements, méthodes et processus destiné à l’ensemble du personnel du Centre d’apprentissage des langues. Apporter des mises à jour en concertation avec le personnel et conserver le guide dans un espace facilement accessible pour favoriser l’uniformisation des services.

Ce Que Vous Apportez

• Connaissance et expérience des principes de l’administration, normalement acquises au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience équivalente.
• Un minimum de 2 ans d'expérience dans un bureau.
• Expérience de la collecte et de l’analyse de données, ainsi que de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
• Expérience dans un milieu d’apprentissage auprès de nouveaux Canadiens, d’étudiants internationaux et de clients ayant une connaissance limitée de l’anglais ou du français.
• Connaissance des procédures administratives de l’Université d’Ottawa, un atout.
• Expérience de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels tels que les systèmes d’information scolaire, la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access), les programmes de traitement de texte, les bases de données, les tableurs, le courriel et les navigateurs Internet.
• Expérience de travail dans un contexte exigeant l’échange et la protection de renseignements confidentiels.
• Connaissance et respect de différentes cultures.
• Tact et diplomatie conjugués à la capacité de travailler de façon productive et cordiale avec la clientèle étudiante et professorale entre autres.
• Sens du service à la clientèle.
• Capacité de travailler en toute autonomie et avec efficience.
• Capacité d’établir des priorités, de gérer de nombreuses demandes et d’accomplir plusieurs tâches simultanément afin d’assurer un service prompt et de respecter des échéances fermes.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite.) La maîtrise d’une troisième langue est un atout.

Veuillez noter que la description de poste associée à ce rôle fera l’objet d’une révision au cours de l’année.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.