Adjoint(e) de projet – Interventions d’urgence

Coopcarbone; Saint-Charles-sur-Richelieu; Hybrid; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Groupe Conseil UDA, basé au Québec, recherche un adjoint de projet pour soutenir les interventions d’urgence et aider à la gestion administrative des projets environnementaux et communautaires.

Vous travaillerez près des bureaux de Saint-Charles-sur-Richelieu ou à Québec, avec des possibilités de télétravail et un cadre de travail structuré et stimulant.

Qualifications

• DEP ou DEC en administration ou gestion de projets; équivalence d’expérience.
• Au moins deux ans d’expérience en soutien administratif ou coordination de projets.
• Excellente maîtrise du français écrit; bonne aisance avec Word, Excel, Outlook et PDF.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et respecter les échéances.
• Rigueur, jugement et communication professionnelle.

Responsibilities

• Préparer les interventions: rendez-vous, permis, réservations et suivis.
• Recueillir les renseignements, vérifier documents et signaler les manques.
• Effectuer les suivis avec clients, fournisseurs et intervenants.
• Préparer et mettre en forme lettres, tableaux et rapports.
• Tenir les dossiers à jour et suivre échéances.
• Compiler les informations et préparer les bons de commande.
• Repérer retards et difficultés logistiques pour intervention rapide.
• Promouvoir et appliquer le programme de prévention SST.

Skills

Gestion administrative

Coordination de projets

Communication professionnelle

Organisation et suivi

Education

DEP ou DEC en administration, bureautique, gestion de projets ou environnement; équivalence

Tools

Word

Excel

Outlook

PDF

Job description

Description

Chez Groupe Conseil UDA, nous plaçons l’humain au cœur de notre mission. Notre équipe multidisciplinaire rassemble des personnes passionnées, engagées et animées par le respect de l’environnement et des milieux naturels et agricoles. Ensemble, nous contribuons à des projets qui permettent de développer, dans le respect des milieux, les collectivités et les territoires du Québec. Notre approche repose sur l’intégrité, la rigueur et la collaboration, afin de proposer des solutions durables et responsables.

Pourquoi choisir UDA ?

• Pour notre culture humaine et bienveillante, où le respect, la collaboration et le développement professionnel sont au centre de nos priorités ;
• Pour notre climat de travail stimulant, où chaque personne peut exercer sa passion dans un cadre structuré et dynamique ;
• Pour notre engagement à offrir un parcours de carrière sur mesure, avec des plans de formation individualisés et un accompagnement dans le développement de vos compétences ;
• Pour notre rémunération concurrentielle et nos avantages sociaux complets (assurances collectives, régime de retraite, télémédecine, PAEF, remboursement de frais professionnels, cellulaire fournir, etc.) ;
• Pour notre flexibilité de travail favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle (horaire flexible, télétravail possible, congés bonifiés, etc.) ;
• Pour contribuer à des projets d’envergure à impact concret, réalisés dans le respect de l’environnement, des collectivités et des normes en vigueur.

Votre rôle au sein de notre équipe

Le ou la a djoint(e) de projet – Interventions d’urgence apporte un soutien administratif et logistique aux projets : il ou elle prépare les documents, effectue les démarches demandées, tient les dossiers à jour et assure le suivi des communications. Il ou elle signale rapidement au chargé de projet concerné tout élément qui nécessite une décision ou risque de retarder une intervention.

Télétravail offert et possibilité de travailler à partir de nos bureaux situés à Saint-Charles-sur-Richelieu (ou à Québec.

Responsabilités liées au poste

• Préparer les interventions en effectuant les démarches confiées par les chargés de projet : rendez-vous, demandes de permis ou d’autorisations, réservations et suivis auprès des fournisseurs.
• Recueillir les renseignements nécessaires aux mandats, vérifier que les documents requis sont disponibles et signaler rapidement ce qui manque.
• Effectuer les suivis courants auprès des clients, fournisseurs et autres intervenants, selon les consignes du chargé de projet.
• Préparer et mettre en forme des lettres, tableaux, fiches et rapports à partir des informations transmises par l’équipe.
• Tenir les dossiers à jour, suivre les échéances et consigner les demandes ainsi que les actions à poursuivre.
• Compiler les informations utiles au suivi des projets et préparer des instructions de facturation ou des bons de commande.
• Repérer les retards, les écarts et les difficultés logistiques pour que le chargé de projet puisse intervenir au bon moment.
• Promouvoir et appliquer le programme de prévention de la santé et de la sécurité du travail.

Exigences et formation

• Un DEP ou un DEC en administration, en bureautique, en gestion de projets ou dans un domaine pertinent en environnement; une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera aussi considérée.
• Au moins deux ans d’expérience en soutien administratif, en coordination ou en soutien à des projets.
• Une excellente maîtrise du français écrit et une bonne aisance avec Word, Excel, Outlook et les fichiers PDF.
• La capacité de suivre plusieurs dossiers à la fois, de respecter les échéances et de t’adapter lorsque les priorités changent.
• De la rigueur, du jugement et une communication professionnelle avec les collègues, clients et fournisseurs.

Une expérience dans les services professionnels, l’environnement ou la gestion d’interventions sera considérée comme un atout.

Note : Le masculin est utilisé dans l’unique but d’alléger le texte.