Adjoint(e) de direction

Wajax Corporation; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Sante et dentaires

Formation continue

Rabais fabricants et services

Retraite

Job summary

Wajax, un acteur majeur des solutions industrielles au Canada, recherche un adjoint administratif pour assurer le lien entre clients, fournisseurs et équipes. Vous fournirez un soutien bureautique et la communication au bureau et à l’atelier.

Vous vérifierez et ajusterez les heures de production et de formation, soutiendrez les projets et la facturation, et gérerez l’accueil des visiteurs et la gestion du courrier.

Qualifications

• DEC en technique administrative ou bureautique exigé.
• Expérience pertinente: un atout.
• Bilinguisme français et anglais fonctionnel attendu.

Responsibilities

• Vérifier et ajuster la saisie des heures des employés pour la paie.
• Valider les heures reportées dans les projets et maintenance.
• Offrir un soutien bureautique et de communication pour l’équipe.
• Produire et expédier les factures; soutien administratif lié aux projets.
• Accompagner l’accueil et orienter visiteurs; gérer le courrier et les appels.

Skills

Bilinguisme FR/EN

MS Office / PowerPoint

Organisation

Initiative

Discretion

Capacité à multitâche

Education

DEC en technique administrative ou bureautique

Collège ou études postsecondaires

Tools

MS Office

PowerPoint

Job description

Relevant directement de la direction, l’adjoint(e) assure le lien entre la clientèle, les fournisseurs et les membres de l’entreprise, en plus d’offrir un support bureautique et de communication pour l’équipe de bureau et de l’atelier.

Le rôle

• Vérifier et ajuster la saisie des heures travaillées des employés de production pour la paie (rapport quotidien Altas);
• Valider et ajuster les heures travaillées reportées dans les projets (rapport Optimum/Atlas);
• Valider les heures de formation et l’enregistrement du temps pour la maintenance préventive;
• Offrir un soutien bureautique aux équipes d’ingénierie et de vente (correction, mise à jour et mise en page de documents sur différents logiciels);
• Produire et expédier les factures aux clients;
• Assurer le soutien administratif lié au suivi et à la facturation des projets;
• Assure le suivi de certains statuts dans Optimum (connaissement et colisage manquants, facture reçue, réception complète et autres à la demande)
• Scanner et classer différents documents;
• Accueillir les visiteurs et informer des règles de circulation et de SST de l’usine;
• Recevoir et rediriger les appels, les messages et le courrier aux membres de l’organisation;
• Rembourser les dépenses d’atelier et gérer la petite caisse;
• Réserver les salles pour les réunions et vérifier leur conformité (fournitures, équipements);
• Effectuer le suivi des différents indices et données de production ainsi que leur communication: rapport de budget, nombre de jours sans accident etc.;
• Mettre à jour l'affichage sur les babillards (muraux et électroniques);
• Effectuer l’intégration administrative des nouveaux employés de production et de bureau;
• Attribuer les puces, cartes magnétiques et casiers aux nouveaux employés;
• Acheter et gérer la papeterie;
• Avoir un rôle de « facilitateur» dans le soutien des tâches administratives pour la production. Proposer des alternatives pour les besoins de la production (méthodes ou formulaires);
• Préparer les rencontres trimestrielles direction;
• S’assurer du bon fonctionnement des services extérieurs, apporter les correctifs nécessaires et signaler à la coordonnatrice les problématiques récurrentes (entretien ménager, uniformes, photocopieurs, service cafétéria);
• Participer et organiser avec la coordonnatrice, les activités sociales, brunchs ou autre ;
• Planifier et réserver les inscriptions aux congrès, formations, séminaires (inscriptions, billets d’avion, hôtel…)
• Préparer et organiser différents événements (dîner de retraite, journée SSE, clinique santé, etc..) pour l’ensemble des employés;
• Gérer et balancer la petite caisse;
• Accomplir toutes autres tâches connexes reliées à son poste de travail

Le candidat

• Détenir un DEC en technique administrative ou bureautique,
• Diplôme d’études collégiales ou études postsecondaires et expérience pertinente un atout
• Expérience de travail : Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire
• Bilinguisme français et anglais fonctionnel
• Maitrise de la suite MS Office avec connaissances en Powerpoint
• Sens de l’organisation, initiative, efficacité et autonomie
• Rigueur, minutie et confidentialité
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

L'entreprise

Depuis 1858, Wajax continue d’innover afin de desservir les plus grandes industries canadiennes en tant que l’un des principaux fournisseurs de solutions et de produits industriels au pays, et ce, d’un océan à l’autre. Wajax exerce ses activités dans un vaste éventail d’industries et de secteurs essentiels de l’économie canadienne, y compris l’énergie et les énergies renouvelables, les aliments et les boissons, la construction, la transformation, le commerce, le transport, la foresterie, l’exploitation minière, le traitement des métaux et les sables bitumineux, pour n’en citer que quelques-uns.

Les membres de notre équipe sont passionnés et ils travaillent ensemble afin de faire une différence et de promouvoir l’avancement de l’industrie canadienne. Grâce à l’expérience et l’expertise de ses employés, Wajax est positionnée pour soutenir les industries qui bâtissent nos villes, alimentent nos entreprises ainsi que logent et nourrissent nos communautés.

Chez Wajax, nous offrons une rémunération globale qui comprend un salaire compétitif, des avantages sociaux complets, de la formation, des opportunités de développement ainsi qu’un programme d’avantages supplémentaires unique.
Voici quelques-uns des avantages :

• Des avantages compétitifs en soins de santé et de soins dentaires, sans période d'attente d'admissibilité (primes payées à 100 % par l'employeur).
• De la formation sur les produits des principaux fabricants de l’industrie et des séances d’apprentissage en ligne offertes par Wajax.
• Des rabais exclusifs auprès d’un vaste éventail de fabricants et de prestataires de services tels que Ford, GM, Chrysler, Dell et TELUS, ainsi qu’un régime collectif de prêt hypothécaire, d’assurance habitation et d’assurance automobile, et plus encore.
• Des avantages compétitifs en soins de santé et de soins dentaires, sans période d'attente d'admissibilité (primes payées à 100 % par l'employeur), plus un compte de dépenses de santé.
• L’apprentissage en ligne dirigé par Wajax et de la formation sur les produits par le biais des meilleurs fabricants de l'industrie comme Hitachi, 3M, and Detroit Diesel.
• Des remises exclusives auprès de divers fabricants et prestataires de services tels que Ford, GM, Chrysler, Dell, TELUS, un programme collectif d'hypothèque, d'assurance habitation et automobile, une assurance pour animaux de compagnie, des chaussures et des vêtements de travail, un abonnement à un centre de conditionnement physique, perkopolis, etc.
• Programme de reconnaissance dans le cadre duquel des points sont accumulés pour obtenir de la marchandise ou des chèques-cadeaux, ainsi que des récompenses en espèces.
• Régime de retraite que l'entreprise versera une contribution équivalente
• Programme de santé et bien-être prime

En travaillant au sein de Wajax, vous ferez partie d’une équipe diversifiée, inclusive et orientée vers l’innovation et la collaboration. Nous nous engageons à promouvoir l’embauche d’une équipe représentative des diverses communautés où nous exerçons nos activités, et ce, partout au Canada.

Wajax est un employeur qui favorise l’égalité des chances, ainsi, lorsque nous vous contacterons pour une entrevue, nous vous invitons à nous aviser de tout besoin d’accommodement du milieu de travail.

Conditionnellement à leur embauche, les candidats retenus feront l’objet d’un processus de présélection.

\\ Ensemble, nous en faisons plus.

Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.