Adjoint(e) aux projets | Project Administrative Assistant

Broccolini; Montreal West; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance groupe

Télémédecine

Programme d'aide aux employés

Formation et développement

Mentorat

Top-up maternité

Repas santé

Comités bien-être et empowerment

Gym gratuit

Stationnement gratuit

Espresso/ café gratuit

Job summary

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur de services en construction, en développement et en immobilier opérant au Canada. Le poste d'Adjoint(e) aux projets à Montréal nécessite une coordination administrative efficace et une collaboration étroite avec les équipes de projet et de comptabilité.

Vous gérerez les documents de construction, les aspects santé/sécurité et les factures, tout en assurant le respect des échéances et une communication fluide avec les sous-traitants et le

Qualifications

• Diplôme en administration, secrétariat, techniques de bureautique ou domaine similaire.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire, construction est un atout.
• Bilingue FR/EN; français avancé requis.
• Excellente maîtrise de MS Office et des logiciels variés.

Responsibilities

• Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (comptes-rendus de réunions, bons de commandes, notes de changement, etc.).
• Suivre les ordres de changement et directives en collaboration avec l'équipe de projet.
• Créer et organiser les documents de construction, y compris les documents de conformité santé/sécurité et les contrats des sous-traitants.
• Saisir des données comptables pour la facturation.
• Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet.
• Gérer les documents de fin de projet.
• Préparer et compiler les factures des fournisseurs et documents pour approbation.
• Jumeler les factures aux bordereaux d’expédition et communiquer avec sous-traitants et client.
• Assurer la liaison avec l’équipe de comptabilité au siège.

Skills

Bilingue FR/EN

Travail en équipe

Gestion du temps

Organisation

Education

Diplôme en administration ou secrétariat

Tools

MS Office

Job description

Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.

Ce que vous ferez en tant que Adjoint(e) aux projets :

RESPONSABILITÉS

• Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (comptes-rendus de réunions, émission des bons de commandes, notes de changement, etc.)
• Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de l'équipe de projet
• Créer et organiser les documents de construction, incluant tous les documents relatifs à la conformité en matière de santé et de sécurité et les contrats des sous-traitants
• Saisir des données comptables pour fins de facturation
• Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet
• Gérer les documents de fin de projet
• Préparer et compiler les factures des fournisseurs et d’autres documents requis pour approbation et traitement
• Jumeler les factures aux bordereaux d’expédition
• Communiquer avec les sous-traitants ou le client concernant les documents de facturation et les paiements
• Assurer la liaison avec l’équipe de la comptabilité au siège social

Qualifications

• Détenteur d'un diplôme en administration, en secrétariat, techniques de bureautique ou autre
• Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction
• Expérience/très bonnes connaissances et aptitudes en comptabilité
• Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé. Le bilinguisme est requis afin de communiquer avec nos clients et nos collègues à l’extérieur du Québec
• Excellente maîtrise des logiciels MS Office; très à l’aise dans l’utilisation de tous types de logiciels
• Grande capacité de travail d'équipe et du respect des échéanciers
• Bonnes capacités de gestion du temps et des priorités, sens de l'organisation élevé
• Capacité à travailler dans un milieu dynamique, à un rythme rapide
• Organisé, minutieux, et avoir l’esprit d’initiative

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant :

• Plan d'assurance groupe (3 plans différents)
• Service de télémédecine (accès à un(e) infirmier(ère) ou un(e) docteur(e) 24/7)
• Programme d'aide aux employés
• Programme de formation et développement professionnel
• Programme de mentorat
• Programme de compliment de maternité
• Programme de diner santé, à un coût très raisonnable
• Comités sociaux, de bien-être et d'autonomisation des femmes actifs (5 à 7, défis bien-être, formations)
• Accès gratuit à une gym moderne, à l'entraînement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.
• Nombreuses places de stationnement gratuit
• Café, espresso et thé gratuit

Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.

Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

What you will do as a Project Administrative Assistant:

Responsibilities

• Coordinate the administrative functions of the construction department (Taking meeting minutes, issuing purchase orders, change directives, etc.)
• Oversee change orders and requests for bids in collaboration with the project team members
• Create and organize construction documents including all health and safety compliance documents and subcontractor contracts
• Enter accounting data for billing purposes
• Manage Project Manager’s calendar for the organization and coordination of team meetings
• Manage project close out documents
• Prepare and compile supplier invoices and other documents necessary for approval and processing.
• Match invoices to packing slips
• Communicate with subcontractors or the client regarding billing documents and payments
• Liaise with the Accounting team at head office

Qualifications

• Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline
• Minimum of 3 years’ experience in a similar position, construction industry experience is considered an asset
• Experience/very good understanding of accounting functions
• Bilingual (French and English); advanced level of French required. The need for bilingualism is required to communicate to our clients and colleagues outside of Quebec
• Excellent knowledge of MS Office software; Tech-savvy with various computer software’s
• Strong teamwork abilities and ability to manage scheduling
• Ability to work within tight deadlines, strong time management skills and ability to prioritize in a dynamic and fast pace working environment
• Organized, meticulous and carries a team spirit

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

• Group Insurance Plan (three plans to choose from)
• Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)
• Employee Assistance Program
• Professional Training & Development Program
• Mentorship Program
• Maternity Top-Up Program
• Healthy lunch program at a very reasonable cost
• Active social, wellness and female empowerment committees (5 a 7s, wellness challenges, trainings)
• Free access to modern gym facilities, personal training and group classes
• Ample free parking
• Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.