Adjoint(e) administratif(ve) – Construction

Coopcarbone; Blainville; On-site; CAD 42,000 - 58,000; Full time

Job summary

SIROY, entrepreneur général basé à Montréal, recherche un(e) adjoint administratif qui aime l'ordre et le suivi rigoureux. Vous soutiendrez la direction, les chargés de projet, la comptabilité et les équipes de chantier.

Vos tâches quotidiennes incluront répondre aux appels et courriels, préparer et réviser documents, mettre à jour les dossiers et suivre les factures et les paiements. Ambition et organisation seront appréciées.

Qualifications

• Expérience dans un poste administratif ou de coordination.
• Bon sens de l'organisation et souci du détail.
• Maîtrise du français écrit et parlé.
• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique et des tableaux.
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes de gestion.
• Capacité à gérer plusieurs demandes sans perdre le suivi.
• Communication claire et professionnelle.
• Jugement et discrétion.
• Initiatives et autonomie au travail.

Responsibilities

• Répondre aux appels et aux courriels et les orienter.
• Préparer, réviser et mettre en page des documents et tableaux.
• Ouvrir et mettre à jour les dossiers administratifs des projets.
• Classer les plans, devis et contrats.
• Soutenir les chargés de projet dans les appels d'offres et suivis.
• Préparer des contrats et des bons de commande à partir de modèles.
• Recueillir et vérifier les documents auprès des fournisseurs et sous-traitants.
• Recevoir les factures et les transmettre pour validation et paiement.
• Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des paiements.
• Planifier les réunions et noter les suivis.
• Suivre les échéances administratives et relancer les intervenants.
• Contribuer à la fermeture de projets et à la gestion des garanties.

Skills

Expérience administrative

Organisation

Souci du détail

Français écrit et parlé

Bureautique et tableaux

Apprentissage rapide

Gestion multi-demandes

Communication professionnelle

Jugement et discrétion

Autonomie

Education

Formation en administration/bureautique/comptabilité

Tools

Suite Office

Logiciels de gestion

Job description

Montréal | Laurentides | Poste permanent

Chez SIROY, on cherche une adjointe ou un adjoint administratif qui aime que les choses soient claires, bien classées et bien suivies.

Tu es du genre à mettre de l'ordre dans les dossiers, à faire tes suivis sans qu'on te les rappelle trois fois et à voir venir ce qui s'en vient? On veut te rencontrer.

Ton rôle

Tu occuperas une place centrale dans nos opérations. Tu soutiendras la direction, les chargés de projet, la comptabilité et les équipes de chantier.

Au quotidien, tu devras notamment :

• répondre aux appels et aux courriels puis les acheminer aux bonnes personnes;
• préparer, réviser et mettre en page des courriels, lettres, tableaux et documents;
• ouvrir et maintenir à jour les dossiers administratifs des projets;
• classer les plans, devis, addendas, soumissions, contrats et bons de commande;
• soutenir les chargés de projet dans la préparation des appels d'offres et le suivi des soumissions;
• préparer des contrats et des bons de commande à partir de nos modèles;
• recueillir et vérifier les documents requis auprès des fournisseurs et sous-traitants;
• recevoir les factures, faire une première validation et les transmettre aux responsables;
• collaborer avec la comptabilité pour le suivi des approbations et des paiements;
• planifier les réunions, préparer les documents et noter les suivis;
• faire le suivi des échéances administratives et relancer les intervenants au besoin;
• soutenir la préparation des dossiers de fermeture de projet incluant les garanties et les manuels;
• commander les fournitures et voir au bon fonctionnement du bureau;
• contribuer à l'amélioration de nos outils, modèles et méthodes de travail.

L'objectif : que l'information circule, que les suivis avancent et que rien ne se perde en chemin.

Le profil recherché

On cherche avant tout quelqu'un de fiable, structuré et agréable avec qui travailler.

Tu dois :

• avoir de l'expérience dans un poste administratif ou de coordination;
• avoir un grand sens de l'organisation et le souci du détail;
• bien maîtriser le français écrit et parlé;
• être à l'aise avec les logiciels de bureautique et les tableaux;
• apprendre rapidement de nouveaux systèmes de gestion;
• savoir gérer plusieurs demandes sans perdre les suivis importants;
• communiquer clairement et professionnellement;
• faire preuve de jugement et de discrétion;
• prendre des initiatives et chercher des solutions;
• travailler de façon autonome tout en collaborant avec l'équipe.

Une formation en administration, bureautique ou comptabilité est un atout. De l'expérience en construction, en architecture ou en immobilier serait particulièrement appréciée.

On ne s'attend pas à ce que tu connaisses tous nos processus dès la première semaine. On cherche quelqu'un qui écoute, pose des questions et veut comprendre comment les projets fonctionnent.

Chez SIROY, une bonne administration ne se remarque pas toujours. Mais quand elle est bien faite, toute l'équipe peut se concentrer sur ses projets.

Des projets stimulants

SIROY est entrepreneur général et possède ses propres équipes de charpentiers-menuisiers. On réalise principalement des constructions neuves et des rénovations majeures, de Montréal jusqu'à Mont-Tremblant.

On travaille notamment sur des maisons haut de gamme et des projets architecturaux qui exigent coordination, précision et souci du détail.

Nous collaborons régulièrement avec des architectes, designers et ingénieurs. SIROY est également certifiée Passivhaus et Novoclimat, ce qui reflète l'importance que nous accordons aux bonnes méthodes et à la qualité d'exécution.

Derrière chaque réalisation, il y a des chargés de projet, des surintendants, des menuisiers, des professionnels et des fournisseurs qui doivent pouvoir compter sur une administration solide.

C'est là que ton travail fait une réelle différence.

Viens bâtir l'équipe avec nous

SIROY est en croissance et continue de structurer ses opérations.

Nos processus sont bien établis. Il reste quand même de la place pour proposer une meilleure façon de faire, simplifier un suivi ou améliorer un outil.

Tu ne viens donc pas seulement occuper un poste existant. Tu auras l'occasion de contribuer à bâtir la façon dont on travaille au bureau comme sur les chantiers.

Travailler chez SIROY

On aime les dossiers clairs, les affaires bien classées et les gens qui communiquent. On prend notre travail au sérieux, mais on tient aussi à avoir du plaisir ensemble.

Nos valeurs : Créer des liens. Créer des moments. Avoir du fun. Se dépasser. Redonner.

Ski, pêche, soupers, activités d'équipe, implication au 24 h Tremblant : on veut bâtir une entreprise où les gens sont fiers de leurs projets et apprécient les personnes avec qui ils travaillent.

Notre travail a notamment été reconnu aux Grands Prix du Design et aux Prix Domus.

Tu aimes que les choses soient bien faites, que ça avance et tu veux contribuer à des projets dont toute l'équipe peut être fière?

On veut te rencontrer.