Adjoint(e) administratif(ve)

Ville de Montréal; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 47,000 - 63,000; Full time

Job summary

Ville de Montréal recherche un adjoint administratif pour apporter un soutien administratif au Bureau de Projets TI, au sein du Service des technologies de l'information. Vous assurez le secrétariat de nature variée pour environ 80 personnes et vous intervenez sur le suivi des mandats, la gestion d'agenda et la rédaction de documents.

Le poste exige un diplôme en secrétariat et au moins 2 ans d'expérience, avec la maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils SIMON/EPM/GDD/Kronos

Qualifications

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction
• 2 années d'expérience pertinente en secrétariat et support administratif
• Connaissance des logiciels Microsoft Office, SIMON, EPM, CA Service Desk, GDD et Kronos souhaitable

Responsibilities

• effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers
• gérez l'agenda, les courriels et les déplacements (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) des gestionnaires
• traitez les questions liées au travail, avec confidentialité, au nom du gestionnaire et de concert avec lui
• rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance
• effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux
• assurez le paiement et le suivi des factures et gérez l'inventaire des fournitures de bureau
• effectuez le suivi des demandes de service des divisions concernées

Skills

Organisation et gestion du temps

Rigueur et confidentialité

Communication écrite et orale

Maîtrise suite Microsoft Office

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction

Tools

SIMON

EPM

CA Service Desk

Gestion des dossiers décisionnels (GDD)

Kronos

Job description

Consultation de l'offre d'emploi numéro: STI-26-TEMP-791930-78764

Titre d'emploi Adjoint(e) administratif(ve)

Organisation Service des technologies de l'information / Bureau de projets TI / Division portefeuille TI global et pratiques

Destinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes

Type d'emploi à pourvoir Emploi temporaire

Période d'inscription Du 31 août au 9 septembre 2026

Salaire

Échelle salariale (2025) : 46 668 $ à 62 725 $ | Groupe de traitement : 12-006E

L'échelle salariale sera mise à jour au renouvellement de la convention collective.

Avis de modification

Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc | Le titre d’emploi inscrit à la convention collective est: Secrétaire d'unité administrative (791930)

Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines | Télétravail possible en fonction des besoins opérationnels

Ce processus vise à pourvoir 1 poste (78764) pour une durée indéterminée. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation.

Le Service des technologies de l'information (TI) a pour mission d'assurer le maintien des services technologiques clés de la Ville en plus d'en soutenir la modernisation. De plus, il soutient les missions des unités de la Ville au niveau des initiatives de la Ville intelligente et numérique, des autres initiatives citoyennes, ainsi que des projets de transformation organisationnelle.

Votre mandat

Vous effectuez des tâches de secrétariat de nature variée afin d'apporter un soutien administratif aux employés et gestionnaires du Bureau de Projets (environ 80 personnes). Plus spécifiquement, vous :

• effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers;
• gérez l'agenda, les courriels et les déplacements (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) des gestionnaires;
• traitez les questions liées au travail, avec confidentialité, au nom du gestionnaire et de concert avec lui;
• rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance;
• effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux;
• assurez le paiement et le suivi des factures et gérez l'inventaire des fournitures de bureau;
• effectuez le suivi des demandes de service des divisions concernées.

PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction
• 2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif
• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, des applications SIMON, EPM, CA Service Desk, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos souhaitable
• Une carrière au service de la population montréalaise
• Une rémunération et des avantages concurrentiels
• La possibilité de faire progresser votre carrière

Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public.

En postulant, je consens à ce que le Service des ressources humaines et des communications utilise mes données personnelles à des fins de recrutement et conformément à sa Politique de confidentialité .

Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation.

La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande.

Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!