Adjoint(e) administratif(ve)

Ainsworth; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles

Formation outil

Assurance collective

Régime de retraite

Événements sociaux

Job summary

GDI-Ainsworth Inc. est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) pour appuyer le Vice-Président, Finances et Administration et assurer le support des départements.

Vous traitez les bons de commande, suivez les dossiers de projets, accueillez les visiteurs, gérez les commandes et les voyages, et assurez la gestion des documents et du courrier. Le poste offre des bureaux modernes au centre-ville et un environnement dynamique, bilingue et en évolution continue.

Qualifications

• DEP ou AEC secrétariat ou bureautique.
• Minimum 2 ans d’expérience pertinente.
• Bonne connaissance de la suite MS Office.
• Expérience SAP Business One est un atout.

Responsibilities

• Traiter les demandes d’émission de bons de commande;
• Assurer le suivi administratif des projets (ouvertures de chantiers, créations des dossiers, demandes de certificats de conformités, inscription des budgets au système, maintien du registre des contrats, etc.);
• Accueillir les visiteurs et réserver les salles de conférences au besoin;
• Traiter des demandes de commissions pour les commodités offertes au bureau;
• Contribuer au maintien des outils de gestion de projets liés aux bons de commande;
• Tenir à jour la papeterie et les commandes de fournitures;
• Effectuer la réservation des billets d’avions, chambres d’hôtel, réservations de voiture pour les employés au besoin;
• Traiter les envois de colis et la messagerie;
• Assurer la gestion des cartes d’accès du bureau et du stationnement;
• Apporter un support aux comptes payables et effectuer la saisie de factures;
• Assurer un suivi auprès des nouveaux clients et confirmer la réception des factures et des états de compte,
• Maintenir la base de données des clients et des fournisseurs;
• Maintenir le registre des visiteurs.

Skills

Organisation exceptionnelle

Capacités d’initiative

Polyvalence

Bilingue anglais fonctionnel

Education

DEP ou AEC secrétariat ou bureautique

Tools

MS Office

SAP Business One

Job description

Si vous êtes stimulé(e)s par un environnement de travail axé sur le travail d’équipe, qui met vos compétences à l’épreuve, favorise le développement de votre carrière, encourage la diversité, récompense l’innovation et offre un salaire compétitif et d’excellents programmes pour le personnel, joignez-vous dès aujourd’hui à l’équipe GDI-Ainsworth.

Sommaire:

En collaboration directe avec le Vice-Président, Finances et Administration, vous serez responsable du support administratif aux divers départements.

Responsabilités:

• Traiter les demandes d’émission de bons de commande;
• Assurer le suivi administratif des projets (ouvertures de chantiers, créations des dossiers, demandes de certificats de conformités, inscription des budgets au système, maintien du registre des contrats, etc.);
• Accueillir les visiteurs et réserver les salles de conférences au besoin;
• Traiter des demandes de commissions pour les commodités offertes au bureau;
• Contribuer au maintien des outils de gestion de projets liés aux bons de commande;
• Tenir à jour la papeterie et les commandes de fournitures;
• Effectuer la réservation des billets d’avions, chambres d’hôtel, réservations de voiture pour les employés au besoin;
• Traiter les envois de colis et la messagerie;
• Assurer la gestion des cartes d’accès du bureau et du stationnement;
• Apporter un support aux comptes payables et effectuer la saisie de factures;
• Assurer un suivi auprès des nouveaux clients et confirmer la réception des factures et des états de compte,
• Maintenir la base de données des clients et des fournisseurs;
• Maintenir le registre des visiteurs.
• DEP ou AEC secrétariat ou bureautique
• Vous avez minimum 2 ans d’expérience pertinente;
• Vous avez une bonne connaissance de la suite MS Office;
• Vous avez déjà travaillé avec SAP Business One (un atout);
• Vous êtes débrouillard(e), vous êtes capable d’initiatives et aimez toucher à tout;
• Vous avez d’excellentes capacités organisationnelles;
• Vous avez une connaissance du domaine de la construction (un atout);
• Vous maîtrisez le français écrit et parlé;
• Bilingue (anglais fonctionnel);
• Vous êtes capable de fonctionner dans un environnement en constante évolution.

Ce que nous t’offrons:

• Horaire flexible pour concilier travail et vie personnelle;
• Salaire compétitif;
• Magnifiques bureaux en plein centre-ville (Métro McGill);
• Formation sur les différents outils et plateformes utilisés;
• Programme d’aide aux employés et aux familles;
• Programme d’assurance collective;
• Équipe de gestion humaine, présente, flexible et à l’écoute;
• Programme de régime de retraite avec participation patronale;
• Évènements sociaux organisés régulièrement;
• Comité culture d’entreprise.

GDI-Ainsworth Inc. est l'une des plus grandes sociétés dans le domaine des services techniques aux immeubles au Canada. Établi depuis plus de 80 ans, GDI-Ainsworth se spécialise dans l’automatisation, le service CVAC et la gestion d’énergie pour les bâtiments commerciaux, institutionnels et industriels. GDI-Ainsworth , l'un des chefs de file nord-américains des services d’entretien et de maintenance d’immeubles avec plus de 22 000 employés.

Genre: Lorsque le genre masculin est utilisé, il est entendu qu’il comprend le genre féminin.