Adjoint(e) administratif senior, gestion privée

BGY; Quebec; On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de gestion privée recherche un(e) adjoint(e) administratif senior pour fournir un soutien administratif aux professionnels en placements et en planification financière. Les principales responsabilités incluent l'assistance à la clientèle, la gestion de dossiers complexes, et le suivi des formulaires. Vous devez avoir une expérience antérieure en soutien administratif et des compétences en gestion documentaire.

Qualifications

• Expérience antérieure en soutien administratif en gestion privée.
• Excellentes compétences en service à la clientèle.
• Capacité à gérer des dossiers administratifs complexes.

Responsibilities

• Assurer un service à la clientèle de qualité supérieure.
• Assister les professionnels en placement dans les tâches administratives.
• Gérer la documentation et les suivis de dossiers complexes.

Job description

Ce poste d’adjoint(e) administratif senior, gestion privée au sein du département de placement a pour mission d’assurer un support aux professionnels en placements et en planification financière en les appuyant dans leurs tâches quotidiennes.

Votre rôle et vos principales responsabilités :

• Assurer un service à la clientèle de qualité supérieure dans l’ensemble des communications;
• Répondre avec entregent aux demandes des clients et autres demandes générales;
• Assister les professionnels en placement dans l'ensemble des tâches administratives :
  • Préparer des formulaires.
  • Effectuer le suivi de l’état des comptes et des formulaires qui s’y rattachent.
  • Assurer les suivis pour les transferts et les échéances.
• Assister les professionnels en planification financière dans l'ensemble des tâches administratives :
  • Prise de notes lors des rencontres clients.
  • Préparation de la documentation afférente aux rencontres clients.
• Prendre en charge la gestion administrative de dossiers complexes;
• Communiquer avec le courtier en valeurs mobilières lors de situations délicates;
• Assurer un rôle de mentor aux membres de l’équipe administrative;
• Créer ou mettre à jour les accès web pour les clients;
• Assurer la réconciliation des actifs du processus des transferts inter-institutions;
• Gérer les demandes des gestionnaires de portefeuille et des autres professionnels;
• Assurer une gestion documentaire efficace (envois postaux, documents numériques);
• Aider l’équipe dans les projets spéciaux.