Adjoint(e) à la direction

Hatch Ltd.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Hatch Ltd. à Montréal, QC, recherche un Adjoint(e) exécutif(ve) bilingue pour offrir un soutien administratif de haut niveau aux membres de la direction et assurer le bon fonctionnement du bureau.

Vous coordonnerez les agendas, les déplacements et les réunions, préparerez des documents et assurerez le suivi des priorités, tout en traitant des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.

Qualifications

• Maîtrise avancée de la suite MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel).
• Excellentes aptitudes en organisation et gestion des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à s'adapter rapidement.
• Bon jugement professionnel et discrétion pour renseignements sensibles.
• Approche proactive, autonomie et sens de l'initiative.
• Souci du détail et qualité du travail.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et communication écrite/orale.
• Bilingue français-anglais à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Offrir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau à la direction.
• Coordonner agendas, réunions et déplacements, assurer le suivi des priorités.
• Préparer et remettre en forme courriels, présentations, rapports et documents.
• Assurer le suivi des demandes, échéances et priorités pour les dirigeants.
• Servir de point de contact avec les intervenants internes et externes.
• Soutenir les gestionnaires de projets sur des activités administratives liées aux projets et propositions.
• Préparer la documentation des réunions et assurer le suivi administratif.
• Gérer feuilles de temps, dépenses, factures et paiements.
• Contribuer à l'amélioration des processus administratifs et à l'efficacité du bureau.
• Maintenir la confidentialité des renseignements sensibles.
• Collaborer avec les équipes et apporter un soutien administratif ponctuel.

Skills

MS Office

Outlook

Word

PowerPoint

Excel

Organisation

Gestion des priorités

Multi-tasking

Discrétion

Proactivité

Autonomie

Attention au détail

Aptitudes interpersonnelles

Communication

Bilingue FR-EN

Education

Formation collégiale en administration, bureautique ou domaine connexe

Job description

Adjoint(e) à la direction

Lieu de travail: Montréal, QC, CA

Entreprise: Hatch

Catégorie d'emploi :Administration et soutien

Lieu :Montréal,QC,Canada

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L'équipe des services intégrés réunit les équipes des Finances, des Communications et marketing, des Ressources humaines, des Services juridiques et de la Gestion des installations. Nous appuyons l'entreprise dans l'atteinte de ses objectifs grâce à de solides capacités techniques. Nous assurons las prestation de services grâce aux compétences de nos employés, à nos méthodologies et à nos systèmes.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) bilingue pour se joindre à notre équipe de Montréal. Dans ce rôle clé, vous offrirez un soutien administratif de haut niveau aux membres de la direction et contribuerez activement à la coordination et au bon fonctionnement des activités du bureau.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et reconnue pour son professionnalisme, son jugement et sa discrétion. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement et où votre capacité à anticiper les besoins, à gérer plusieurs dossiers simultanément et à collaborer avec différents intervenants sera essentielle.

Responsabilités

• Offrir un soutien administratif et organisationnel de haut niveau aux membres de la direction;
• Coordonner les agendas, réunions, rendez-vous et autres engagements, en assurant un suivi efficace des priorités;
• Organiser les déplacements professionnels, incluant les réservations et les itinéraires;
• Préparer, rédiger, réviser et mettre en forme des courriels, présentations, rapports, propositions et autres documents;
• Assurer le suivi de différentes demandes, échéances et priorités afin de soutenir efficacement les membres de la direction;
• Agir comme point de contact auprès de différents intervenants internes et externes, avec professionnalisme et discrétion;
• Soutenir les gestionnaires de projet dans certaines activités administratives liées aux projets et aux propositions;
• Coordonner et préparer la documentation nécessaire aux réunions et assurer les suivis administratifs requis;
• Effectuer certaines tâches administratives liées aux feuilles de temps, comptes de dépenses, factures et suivis de paiement;
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et contribuer à l'efficacité générale du bureau;
• Maintenir un haut niveau de confidentialité dans le traitement de renseignements sensibles;
• Collaborer avec les différentes équipes et fournir un soutien administratif ponctuel selon les priorités du bureau.

Votre profil

• Formation collégiale en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou exécutif, idéalement dans un environnement professionnel;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, PowerPoint et Excel;
• Excellentes aptitudes en organisation, coordination et gestion des priorités;
• Capacité démontrée à gérer plusieurs demandes simultanément et à s'adapter rapidement aux changements;
• Excellent jugement professionnel et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion;
• Approche proactive, autonomie et sens de l'initiative;
• Grand souci du détail et de la qualité;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec différents niveaux de l'organisation;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;

• Formation collégiale en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d'expérience;
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ou exécutif, idéalement dans un environnement professionnel;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, PowerPoint et Excel;
• Excellentes aptitudes en organisation, coordination et gestion des priorités;
• Capacité démontrée à gérer plusieurs demandes simultanément et à s'adapter rapidement aux changements;
• Excellent jugement professionnel et capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion;
• Approche proactive, autonomie et sens de l'initiative;
• Grand souci du détail et de la qualité;
• Excellentes habiletés interpersonnelles et capacité à travailler efficacement avec différents niveaux de l'organisation;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Bilinguisme français-anglais, à l'oral comme à l'écrit. *La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste puisque la personne sera appelée à soutenir des membres de la direction et à communiquer régulièrement, à l’oral et à l’écrit, avec des employés, des clients et d’autres parties prenantes situés à l’extérieur du Québec. Elle devra également préparer, réviser et assurer le suivi de communications, de documents et de réunions tenus en anglais.

• Afin de travailler sur des projets stimulants et de participer à l'élaboration de solutions novatrices.
• des perspectives d'avancement professionnel à long terme;
• l'occasion de penser mondialement et de travailler localement.

Nous nous sommes engagés à assurer une main-d’œuvre qui reflète la diversité des communautés dan lesquelles nous œuvrons et où nous exerçons nos activités. Hatch est un employeur respectant l'égalité en matière d'emploi qui considère les candidats sans égards à leur âge, à leur race, à la couleur de leur peau, à leur origine nationale, à leur citoyenneté, à leur religion, à leur croyances, à leur genre, à leur orientation sexuelle, à leur état matrimonial, à leur handicap ou à tout autre statut protégé. Si vous avez des exigences ou des besoins spéciaux, veuillez nous en informer. Nous ferons de notre mieux pour répondre à vos besoins conformément à la législation locale applicable.

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