Adjoint(e) à l'accueil et à l'administration

Claude Grenier Ressources Humaines inc.; Shawinigan; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Un service d'entraide pour familles à Shawinigan recherche un(e) employé(e) pour gérer l'accueil des familles et les activités administrative. Le candidat idéal a une formation en secrétariat ou administration, une aisance avec les outils informatiques, et est capable de travailler dans un environnement dynamique. Des compétences en écoute, organisation et discrétion sont essentielles. Le poste est permanent à temps plein avec un équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Rémunération compétitive à discuter.

Benefits

3 semaines de vacances

11 congés fériés

2 semaines payées durant les fêtes

5 jours de congé personnels

Remboursement des frais de kilométrage

Qualifications

• Formation en secrétariat, secrétariat médical, ou équivalent.
• Aisance dans l’utilisation de logiciels et outils informatiques.
• Sens de l’organisation exceptionnel et gestion de priorités.

Responsibilities

• Accueillir les familles et visiteurs avec bienveillance.
• Diriger les demandes aux personnes responsables.
• Assurer la gestion des inscriptions et des dossiers électroniques.

Skills

Aisance informatique

Écoute active

Organisation

Autonomie

Discrétion

Education

Formation en secrétariat, administration ou équivalent

Job description

Description de l’offre d’emploi

Notre client, Coude à Coude, situé à Shawinigan, est une maison d’entraide pour familles et un centre de pédiatrie sociale reconnu par la Fondation Dr Julien.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Accueillir avec bienveillance les familles et visiteurs à Coude à Coude
• Offrir de l’information sur les activités et la programmation en vigueur
• Diriger les demandes particulières aux personnes responsables
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier
• Assurer la prise et la confirmation des rendez‑vous pour le bon déroulement des journées cliniques en étroite collaboration avec les intervenants au dossier
• Assurer la gestion des inscriptions et la confirmation de la participation aux activités, en étroite collaboration avec l’équipe responsable de la programmation
• Ouvrir les nouveaux dossiers, assurer leur mise à jour et faire un suivi avec les secrétaires médicales des médecins impliqués
• Administrer les dossiers électroniques de manière rigoureuse et mettre à jour la base de données de façon systématique
• Classer les différents documents et tenir les dossiers en ordre et à jour
• Mettre en place, gérer et assurer la responsabilité des outils de suivi et de statistiques
• Participer à l’organisation et la réalisation d’activités et d’événements

PROFIL RECHERCHÉ

• Une formation en secrétariat, secrétariat médical, bureautique, administration ou toute autre combinaison d’études et d’expériences pertinentes au poste seront considérées
• Faire preuve d’une grande aisance dans l’utilisation de divers logiciels et outils informatiques
• Bien déceler les besoins des gens
• Faire preuve d’un bon sens de l’écoute et d’ouverture, sans jugement, favorisant un climat de confiance et d’équité
• Savoir faire face à des situations délicates du point de vue émotif
• Démontrer un sens de l’organisation exceptionnel, permettant de gérer efficacement plusieurs priorités tout en faisant preuve de flexibilité et d’adaptation face aux imprévus dans un contexte rapide et changeant
• Exercer un bon jugement dans le traitement des demandes et dans la gestion des documents courants et confidentiels
• Respecter en tout temps la confidentialité des informations obtenues et transmises dans le cadre du travail
• Faire preuve d’autonomie et d’initiative dans le contexte d’une petite équipe
• Doit croire en la mission et adhérer aux valeurs de Coude à Coude
• Avoir accès à une voiture ainsi qu’un permis de conduire valide

CONDITIONS

• Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine
• Équilibre vie professionnelle et personnelle
• Horaire d'été - horaire de 4 jours sans perte de salaire et de traitement
• 3 semaines de vacances
• 11 congés fériés
• 2 semaines payées dans le temps des fêtes
• 5 jours de congé personnels
• Rémunération compétitive à discuter
• Remboursement des frais de kilométrage

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à [e-mail]. Veuillez inscrire le numéro suivant à votre envoi (AA-CC-25);

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience 1 à 2 ans