Adjoint administratif - Administrative Assistant

Turner & Townsend; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise internationale de services professionnels recherche un(e) Adjoint administratif avec plus de 5 ans d'expérience. Le rôle implique de soutenir le processus 'Bid to Win', de gérer les réunions internes et de préparer les documents. Le candidat idéal doit avoir d'excellentes compétences en communication et être proactif dans un environnement dynamique. Cette position offre un cadre de travail flexible et de nombreux avantages sociaux.

Benefits

Avantages médicaux et dentaires couverts à 100 %

Compte de dépenses de santé

Option de REER avec contribution équivalente de l’entreprise

Budget annuel pour l’apprentissage et le développement

Qualifications

• 5+ ans d'expérience en tant qu'Adjoint administratif.
• Expérience en environnement d'entreprise avec la haute direction.
• Connaissance en contrôle de documents est un atout.

Responsibilities

• Supporter le processus 'Bid to Win' pour des poursuites au sein de l'entreprise.
• Assurer le suivi des réunions et des documents.
• Préparer les factures et les bons de commande.

Skills

Compétences en communication écrite et verbale

Organisation

Initiative

Travail d'équipe

Tools

Office 365

Microsoft Visio

Job description

Description de l'entreprise

Turner & Townsend est une entreprise internationale de services professionnels comptant plus de 22 000 collaborateurs dans plus de 60 pays.

En collaboration avec nos clients des secteurs de l’immobilier, des infrastructures, de l’énergie et des ressources naturelles, nous œuvrons ensemble à la transformation des entreprises et à l’amélioration du quotidien. Ce travail en partenariat nous permet de mener à bien les projets et programmes les plus ambitieux au monde, en transformant les défis en opportunités et la complexité en succès.

Nos compétences couvrent la gestion de programmes, de projets, de coûts, d’actifs et commerciale, le contrôle et la performance, les achats et la chaîne d’approvisionnement, la neutralité carbone et les solutions numériques.

Nous sommes détenus majoritairement par CBRE Group, Inc., leader mondial des services et investissements en immobilier commercial, nos partenaires détenant une participation minoritaire significative. Turner & Townsend et CBRE collaborent pour offrir à leurs clients une offre de gestion de programmes, de projets et de coûts de premier plan sur les marchés du monde entier.

Qui êtes-vous?

Vous êtes un(e) Adjoint administratif expérimenté(e) avec plus de 5 ans d’expérience, à la recherche d’une nouvelle étape dans votre carrière, ou vous occupez actuellement un poste similaire dans un environnement comparable. Vous êtes motivé(e) à l'idée de rejoindre une équipe dynamique et en pleine croissance.

Turner & Townsend is a global professional services company with over 22,000 people in more than 60 countries.

Working with our clients across real estate, infrastructure, energy and natural resources, we transform together delivering outcomes that improve people’s lives. Working in partnership makes it possible to deliver the world’s most impactful projects and programmes as we turn challenge into opportunity and complexity into success.

Our capabilities include programme, project, cost, asset and commercial management, controls and performance, procurement and supply chain, net zero and digital solutions.

We are majority-owned by CBRE Group, Inc., the world’s largest commercial real estate services and investment firm, with our partners holding a significant minority interest. Turner & Townsend and CBRE work together to provide clients with the premier programme, project and cost management offering in markets around the world.

Who are you?

You are an experienced Administrative Assistant with 5+ years’ experience, seeking your next step or are currently working in a similar role within a comparable environment. You’re motivated to join a growing and dynamic team.

Description du poste

• Soutenir le processus " Bid to Win " de Turner & Townsend pour toutes les poursuites au sein de l'entreprise canadienne, en assurant une participation engagée des directeurs et des PME pour obtenir un produit livrable de haute qualité.
• Support aux réunions (réservation des salles de conférence, préparation et distribution des documents, points d'action) pour diverses réunions internes.
• Rédiger des procès-verbaux/éléments d'action lors des réunions et assurer le suivi avec la direction et l'équipe sur l’élaboration des ordres du jour et la distribution/préparation des documents.
• Etablissement des factures et bons de commande.
• Soutenir le contrôle des documents - Assurance qualité et contrôle qualité.
• Préparez le compte rendu des discussions en prenant des notes et en sélectionnant les éléments d'action appropriés.
• Aider à la préparation des rapports.

• Support Turner & Townsend's "Bid to Win" process for all litigation within the Canadian company, ensuring engaged participation from directors and SMEs to deliver a high-quality product.
• Provide meeting support (booking conference rooms, preparing and distributing documents, and setting action items) for various internal meetings.
• Draft meeting minutes and action items. Follow up with management and the team on agenda development and document distribution/preparation.
• Prepare invoices and purchase orders.
• Support document control – quality assurance and quality control.
• Prepare meeting minutes by taking notes and selecting appropriate action items.
• Assist in report preparation.

Qualifications

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Expérience dans les paramètres administratifs d'entreprise et les réunions avec la haute direction présente.
• Expérience en contrôle de documents hautement souhaitable
• Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
• Comportement proactif, faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action. Surveille les progrès et la qualité du travail, en faisant les ajustements nécessaires pour atteindre et dépasser les attentes.
• Professionnel et bon esprit d'équipe dans un environnement de haut niveau.
• Capable d'utiliser tous les outils Office 365 au niveau intermédiaire.
• Microsoft Visio serait avantageux

• Excellent written and verbal communication skills.
• Experience in corporate administrative settings and meetings with senior management.
• Experience in document control is highly desirable.
• Excellent organizational skills and attention to detail.
• Proactive, takes initiative, and is action-oriented. Monitors progress and work quality, making necessary adjustments to meet and exceed expectations. Professional and a good team player in a high-level environment.
• Proficient in all Office 365 tools at an intermediate level. Proficiency in Microsoft Visio would be an asset.

Informations complémentaires

• Avantages médicaux et dentaires couverts à 100 % pour vous et vos personnes à charge (y compris les services paramédicaux)
• Compte de dépenses de santé, pour compléter les frais non couverts par le régime d’avantages sociaux
• Option de REER avec contribution équivalente de l’entreprise
• Budget annuel pour l’apprentissage et le développement
• Accès à une gamme d’outils d’apprentissage en ligne, ainsi qu’un soutien pour le développement de carrière et la croissance professionnelle
• Prise en charge des frais pour deux adhésions ou licences professionnelles par année (si directement liées à votre rôle)
• Nous croyons à l’équilibre travail-vie personnelle, afin que vous puissiez vous ressourcer et prendre soin de ce qui compte le plus grâce aux congés annuels, flexibles et de maladie
• Approche de travail hybride et flexible, permettant aux collègues de trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle
• Engagement envers une culture diversifiée, équitable et inclusive, favorisant un sentiment d’appartenance

Nous offrons un environnement de travail exceptionnel, où chacun a la possibilité et la voix pour provoquer le changement. Nous voulons que nos employés réussissent tant dans leur vie professionnelle que personnelle. Pour soutenir cela, nous promouvons un environnement de travail sain, productif et flexible, qui respecte l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Turner & Townsend est un employeur garantissant l’égalité des chances. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés et nous encourageons activement les candidatures provenant de tous les secteurs de la communauté.

Turner & Townsend n’accepte aucun CV spéculatif ou non sollicité envoyé à notre équipe de recrutement interne ou à nos gestionnaires d’embauche par des agences ne figurant pas sur notre liste de fournisseurs privilégiés. Tout CV spéculatif ou non sollicité sera traité comme une candidature directe.

Il est strictement interdit, selon la politique de Turner & Townsend, que les candidats paient des frais liés à notre processus de recrutement. Aucune agence de recrutement travaillant avec Turner & Townsend ne demandera aux candidats de payer des frais à aucun moment.

Pour en savoir plus sur nous : www.turnerandtownsend.com

What’s in it for you...

• 100% covered health and dental benefits for you and your dependents (including paramedical services)

• Health spending account, to top up expenses not covered in the benefits program

• RRSP option with company matching

• Annual learning and development budget

• Access to a range of online learning tools, and support for career development and growth

• Cost coverage of up to two memberships and license fees per year (if directly related to your role)

• We believe in work-life balance, so you can recharge and take care of what matters most with vacation, flex and sick days

• A flexible, hybrid work approach that allows colleagues to find balance between their professional and personal lives

• Commitment to creating a diverse, equitable and inclusive culture that promotes a sense of belonging

Our inspired people share our vision and mission. We provide a great place to work, where each person has the opportunity and voice to affect change. We want our people to succeed both in work and life. To support this we promote a healthy, productive and flexible working environment that respects work-life balance.

Turner & Townsend is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees and actively encourage applications from all sectors of the community.

Turner & Townsend does not accept any speculative or unsolicited CV’s that have been sent to our internal recruitment team or hiring managers from agencies outside of our preferred supplier list. Any speculative or unsolicited CV’s will be treated as a direct application.

It is strictly against Turner & Townsend policy for candidates to pay any fee in relation to our recruitment process. No recruitment agency working with Turner & Townsend will ask candidates to pay a fee at any time.

Please find out more about us at www.turnerandtownsend.com

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