Adjoint administratif

Air Canada; Dorval; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Air Canada, leader canadien et symbole du transport aérien, recherche un(e) professionnel(le) en soutien administratif au directeur général du Planification, Chaîne d’approvisionnement et Logistique. Le poste nécessite une excellente organisation, un sens du service client et des capacités relationnelles supérieures.

Le candidat idéal possède au moins cinq années d’expérience dans le soutien à des cadres et maîtrise parfaitement Word, Excel, SharePoint et PowerPoint.

Qualifications

• Diplôme en administration ou en communication, expérience en gestion de multiples projets, et au moins cinq années d’expérience dans le soutien à des cadres supérieurs.
• Fortes compétences et très bonnes connaissances en informatique (Word, Excel, SharePoint, PowerPoint).
• Sens marqué de l'organisation: planification, établissement des priorités et gestion à l'aide des systèmes.
• Excellentes habiletés pour la communication et les relations interpersonnelles.

Responsibilities

• Fournir une orientation et un soutien administratif aux directeurs.
• Voir au bon déroulement des procédures et des processus et recommander des améliorations.
• Traiter les questions confidentielles et la correspondance.
• Gérer la correspondance interne et externe et y répondre.
• Coordonner les réunions sur place et à l’extérieur, réserver les salles, les vols et l’hébergement.
• Préparer et distribuer les documents des réunions (ordre du jour, rapports).
• Gérer l’emploi du temps quotidien (Outlook) et ajuster l’horaire.
• Préparer des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul et des rapports.
• Mettre à jour les listes et tableaux de coordonnées.
• Remplir des rapports de dépenses et gérer les congés.
• Surveiller le budget du service et fournir les mises à jour.
• Maintenir des dossiers précis et les classer.
• Contribuer à des projets spéciaux et assurer le suivi des livrables.
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Skills

Gestion de projets

Aptitudes relationnelles

Communication écrite et orale

Organisation et priorisation

Bilingue FR/EN

Education

Diplôme en administration ou en communication

Tools

Word

Excel

SharePoint

PowerPoint

Job description

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.

Fournir un soutien administratif au directeur général - Planification, Chaîne d’approvisionnement et Logistique d’Air Canada. Le candidat idéal fait preuve d’un solide esprit d’équipe, applique des normes de travail très rigoureuses, possède des compétences de niveau intermédiaire en gestion de projets, est en mesure d’effectuer plusieurs tâches simultanément et présente des habiletés exceptionnelles pour les relations interpersonnelles.

Responsabilités

• Fournir une orientation et un soutien administratif aux directeurs.
• Voir au bon déroulement des procédures et des processus, ainsi que prendre l'initiative de revoir et d’analyser le statu quo et recommander des améliorations et des changements à apporter.
• Traiter directement les questions confidentielles, comme la correspondance, les demandes de renseignements téléphoniques, etc.
• Gérer toute la correspondance, interne et externe, et y répondre au besoin, de la façon appropriée.
• Coordonner les réunions sur place et à l’extérieur, c’est‑à‑dire réserver les salles de conférence, préparer les avis de convocation, réserver les vols et l'hébergement, etc.
• Préparer, coordonner et distribuer les documents des réunions, comme l’ordre du jour, les rapports, etc.
• Gérer l’emploi du temps quotidien (Outlook) et modifier l’horaire de manière proactive en fonction des priorités.
• Préparer au besoin des présentations PowerPoint, des feuilles de calcul, des graphiques et des rapports.
• Créer et tenir à jour des listes et des tableurs de coordonnées.
• Remplir des rapports de dépenses.
• Gérer les congés annuels et les présences du groupe, au besoin.
• Assurer la surveillance du budget du service et fournir les mises à jour connexes.
• Tenir les dossiers à jour avec précision, et les classer.
• Contribuer à la réalisation de projets spéciaux, au besoin.
• Assurer un suivi proactif auprès des membres de l’équipe pour veiller à ce que tous les livrables soient terminés à temps.
• Effectuer d’autres tâches, le cas échéant.

Qualifications

• Diplôme en administration ou en communication, expérience en gestion de multiples projets, et au moins cinq années d’expérience dans le soutien à des cadres supérieurs
• Fortes compétences et très bonnes connaissances en informatique (p. ex. Word, Excel, Sharepoint, PowerPoint)
• Sens marqué de l'organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l'aide des systèmes
• Excellentes habiletés pour la communication
• Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client, accessibilité
• Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et jugement
• Aptitude à effectuer plusieurs tâches, sans sacrifier la qualité
• Souci avéré du client et capacité à travailler avec des clients de divers niveaux
• Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec un minimum de supervision
• Connaissance du secteur du transport aérien, un atout
• Expérience en conception graphique, un atout
• Souplesse et disponibilité pour faire des heures supplémentaires à l'occasion
• Certains déplacements occasionnels nécessaires

Conditions D’emploi

Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d’emploi est présentée et sont responsables de l’obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l’admissibilité doit être fournie avant la date de début.

Exigences Linguistiques

À compétences égales, la préférence sera accordée aux candidats bilingues.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.
En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.