Programmamanager centralisatie backofficeprocessen

TiTANS Consulting; Belgique; Sur place; EUR 90 000 - 120 000; Plein temps

Résumé du poste

Syntrum zoekt een ervaren programmamanager voor het centraleeren van backofficeprocessen binnen het SYNTRA-netwerk. U bewaakt de voortgang, coordineert vier werkgroepen en zorgt voor een samenhangend transitieprogramma met klare rapportage en beslissingsmomenten.

De rol vereist bredere ervaring met organisatieveranderingen, governance en veranderingen in HR, IT, boekhouding en administratie. U werkt autonoom en rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

Qualifications

• Ervaren programmamanager met aantoonbare ervaring in complexe organisatieveranderingen.
• Ervaring met centralisatie van afdelingen.
• Ervaring met governance- en besluitvormingsstructuren (stuurgroepen, directiecomités).
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden; kennis van procesoptimalisatie en change management.

Responsabilités

• De programmamanager organiseert en begeleidt de overlegmomenten van de vier werkgroepen en zorgt voor afspraken, actiepunten en beslissingen.
• Ontwikkelt een geïntegreerde programmapplanning met zichtbare trajecten en onderlinge afhankelijkheden en bewaakt de globale timing.
• Begeleidt de vertaling van werkzaamheden naar concrete resultaten en implementatieplannen.
• Detecteert risico's en afhankelijkheden tijdig en verstrekt proactief advies aan de opdrachtgever.
• Begeleidt veranderingsprocessen en zorgt voor draagvlak en goede communicatie binnen het netwerk.

Description du poste

Programmamanager centralisatie backofficeprocessen

Het SYNTRA-netwerk staat de komende jaren voor een belangrijke organisatieverandering. In lijn met een intern ontwikkeld plan van aanpak wordt gewerkt aan de centralisatie van de ondersteunende diensten binnen het netwerk. Het uiteindelijke doel is om te evolueren naar één centraal georganiseerd model voor HR, IT, boekhouding en administratie, onder aansturing van Syntrum. Deze transitie moet leiden tot meer efficiëntie, uniforme processen en een betere inzet van middelen ten dienste van de kernopdracht van het netwerk: het aanbieden van kwaliteitsvolle opleidingen en leertrajecten.

Om deze ambitie waar te maken werden vier inhoudelijke werkgroepen opgericht, telkens rond één van de betrokken domeinen: HR, IT, boekhouding en administratie. Deze werkgroepen hebben reeds belangrijke voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd en zullen de komende jaren verder werken aan de harmonisatie van processen, de uitwerking van toekomstige werkingsmodellen en de voorbereiding van de effectieve centralisatie.

Syntrum wenst voor dit traject een ervaren programmamanager aan te stellen die het volledige programma overkoepelend begeleidt en zorgt voor een gestructureerde opvolging van de verschillende werkstromen.

De opdrachtnemer staat in voor het project- en programmamanagement van het transitieprogramma rond de centralisatie van de backofficeprocessen binnen het SYNTRA-netwerk.

De opdracht bestaat uit het coördineren, begeleiden en opvolgen van de vier werkgroepen en het bewaken van de samenhang tussen de verschillende deelprojecten.

De programmamanager ondersteunt Syntrum bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen en zorgt ervoor dat de werkzaamheden binnen de verschillende domeinen op een consistente en efficiënte manier verlopen.

De programmamanager werkt onafhankelijk ten opzichte van de vier werkgroepen en heeft als opdracht de voortgang van het volledige programma te bewaken. Hij of zij ondersteunt de opdrachtgever bij de voorbereiding van beslissingen, bewaakt de samenhang tussen de verschillende trajecten en stimuleert een uniforme aanpak over de vier domeinen heen.

De programmamanager treedt op als neutrale facilitator en programmaregisseur. Hij of zij brengt de verschillende betrokken partijen samen, bewaakt de voortgang van de werkzaamheden en ondersteunt de besluitvorming binnen de bestaande governance-structuren.

Daarnaast zorgt de programmamanager voor een heldere rapportering over de voortgang van het programma, de bereikte resultaten, de geïdentificeerde risico's en de noodzakelijke beslissingen.

Verwachte werkzaamheden

• De programmamanager organiseert en begeleidt de overlegmomenten van de vier werkgroepen en zorgt ervoor dat afspraken, actiepunten en beslissingen systematisch worden opgevolgd.
• Hij of zij ontwikkelt een geïntegreerde programmaplanning waarin de verschillende trajecten en onderlinge afhankelijkheden zichtbaar worden gemaakt. Daarbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de afstemming tussen de vier domeinen en aan het bewaken van de globale timing van het transitieprogramma.
• De programmamanager ondersteunt de werkgroepen bij het vertalen van hun werkzaamheden naar concrete resultaten, waaronder de uitwerking van geharmoniseerde processen, toekomstige organisatiemodellen, implementatieplannen en verandertrajecten.
• Verder wordt verwacht dat de programmamanager risico's, knelpunten en afhankelijkheden tijdig detecteert en hierover proactief advies verstrekt aan de opdrachtgever. Waar nodig formuleert hij of zij voorstellen om de voortgang van het programma te waarborgen.
• Ook het begeleiden van veranderingsprocessen maakt integraal deel uit van de opdracht. De centralisatie van de ondersteunende diensten heeft immers niet alleen een organisatorische en technische impact, maar vraagt ook aandacht voor samenwerking, draagvlak en communicatie binnen het netwerk.

Resultaat van de opdracht

De opdracht moet bijdragen tot een succesvolle realisatie van het centralisatietraject zoals voorzien in het transitieprogramma voor de centralisatie van de backofficeprocessen, met als doel de volledige implementatie van het gecentraliseerde werkingsmodel uiterlijk tegen 1 januari 2029.

Van de programmamanager wordt verwacht dat hij of zij zorgt voor een gestructureerde programmasturing, een transparante opvolging van de voortgang en een tijdige realisatie van de afgesproken mijlpalen.

De opdrachtnemer levert onder meer een geïntegreerde programmaplanning, voortgangsrapporteringen per kwartaal, risico- en issue-overzichten, verslagen van overlegmomenten en adviezen ter ondersteuning van de besluitvorming.

Profiel van de opdrachtnemer

De opdracht vereist een ervaren programmamanager met aantoonbare ervaring in complexe organisatieveranderingen, transformatieprogramma's of centralisatietrajecten.

Ervaring met het begeleiden van samenwerkingsverbanden tussen meerdere organisaties, het aansturen van multidisciplinaire werkgroepen en het ondersteunen van besluitvorming binnen complexe governance-omgevingen is essentieel.

De kandidaat beschikt over sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden en weet verschillende belangen met elkaar te verbinden. Kennis van procesoptimalisatie, change management en programmamanagementmethodieken vormt een belangrijke meerwaarde.

De programmamanager rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur van Syntrum en werkt nauw samen met de leden van de vier werkgroepen, de directies van de Syntra en de betrokken governanceorganen van het netwerk.

Regelmatige voortgangsrapportering en actieve deelname aan stuurgroepen maken integraal deel uit van de opdracht. De programmamanager stelt periodiek een managementrapport op waarin de voortgang, de belangrijkste risico's, de genomen beslissingen, de openstaande actiepunten en de aandachtspunten voor de volgende periode worden samengevat.

Vaardigheden

• Aantoonbare ervaring als Programmamanager in de afgelopen 5 jaar
• Aantoonbare ervaring met centralisatie van verschillende afdelingen
• Aantoonbare ervaring met een Project management tool
• Aantoonbare ervaring met een Project management methodologie
• Aantoonbare ervaring met het coördineren van organisatieveranderings- of transformatietrajecten
• Aantoonbare ervaring met het opmaken van programmaplanning/roadmap
• Aantoonbare ervaring met Microsoft Project tooling
• Aantoonbare ervaring met programma- en projectwerking in een PMO-omgeving
• Aantoonbare ervaring met projecten volgens Prince2 methodologie
• Aantoonbare ervaring met voortgangsrapporteringen (planning, risico's, afhankelijkheden, ...)
• Aantoonbare kennis van Nederlands (min C2-niveau)
• Aantoonbare ervaring in onderwijs, vorming of publieke sector
• Aantoonbare ervaring met aansturing/coördinatie van multidisciplinaire werkgroepen
• Aantoonbare ervaring met governance- en besluitvormingsstructuren (stuurgroepen, directiecomités, bestuursorganen)