Office Manager

Nüvodent Dental Care (Tandartsenpraktijk); Antwerpen; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

Nüvodent Dental Care, een tandartsengroep met twee praktijken in Antwerpen, zoekt een Office Manager die de dagelijkse werking leidt en het team aanstuurt op locatie in Antwerpen. U verzorgt de receptie, patiëntendossiers, agenda’s en administratieve processen en ziet toe op naleving van interne procedures.

De kandidaat beschikt over relevante administratieve opleiding, sterke communicatie en ervaring in een vergelijkbare zorgomgeving.

Qualifications

• Ervaring met aansturen van een team en roosters maken.
• Sterke communicatieve vaardigheden met patiënten en externe partners.
• Kennis van kantoorsoftware en IT-toepassingen; administratieve workflow.
• Ervaring in een tandartspraktijk is een pluspunt.

Responsabilités

• Leiding geven aan receptie en assistentes.
• Beheer van de agenda's en planning van de behandelaars.
• Verantwoordelijk voor intake, patiëntendossiers en basisfacturatie.
• Zorg voor naleving van interne procedures en regelgeving.

Connaissances

Teamleiding

Communicatieve vaardigheden

Administratie

Kantoorsoftware

Prioriteren

Zelfstandig werken

Praktijksoftware

Taalvaardigheid NL/EN

Formation

Administratieve opleiding

Outils

Praktijksoftware

Planningssystemen

Microsoft Office

Description du poste

Nüvodent Dental Care is een tandartsengroep met momenteel twee praktijken in Antwerpen en plannen voor verdere uitbreiding. We behandelen een breed en meertalig patiëntenbestand uit de omliggende buurten. De praktijken zijn volledig uitgerust en werken met een vast team van tandartsen, specialisten en assistentes.

De functie

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de praktijk en geef je leiding aan de receptie en de tandartsassistentes. Het is een voltijdse functie, volledig op locatie in Antwerpen.

Leidinggeven aan receptie en assistentes:

• Je stuurt het onthaalteam en de tandartsassistentes aan in alle aspecten van hun werk
• Je maakt de werkroosters, verdeelt de taken en volgt de aanwezigheden en verlofaanvragen op
• Je zorgt voor de inwerking en opleiding van nieuwe medewerkers
• Je voert de functionerings- en opvolggesprekken en bewaakt de afgesproken werkwijzen
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het team bij vragen en knelpunten

Dagelijkse werking van de praktijk:

• Beheer van de agenda's en de planning van de behandelaars
• Onthaal van patiënten, intake en het bijhouden van patiëntendossiers
• Coördinatie van de administratieve processen ter ondersteuning van tandartsen en assistentes
• Aanspreekpunt voor patiënten en leveranciers, per telefoon en per mail
• Opvolging van bestellingen, voorraad en het onderhoud van kantoor- en praktijkmateriaal
• Facturatie en de basis van de financiële administratie
• Toezien op de naleving van de interne procedures en de geldende regelgeving
• Voorstellen doen om de werking van de praktijk en de patiëntenervaring te verbeteren

Wat we zoeken

• Ervaring met het aansturen van een team: roosters maken, taken verdelen, mensen opvolgen en bijsturen
• Sterke communicatieve vaardigheden in contact met patiënten, collega's en externe partners
• Ervaring met administratie en kantoorwerk: agendabeheer, dossiers en dagelijkse praktijkvoering
• Vlot met courante kantoorsoftware en IT-toepassingen
• Je stelt zelf prioriteiten, werkt nauwkeurig onder tijdsdruk en zelfstandig
• Ervaring in een tandartspraktijk, medische praktijk of zorgomgeving is een pluspunt, net als kennis van praktijksoftware of planningssystemen
• Nederlands en Engels vlot in woord en geschrift. Extra talen zijn een pluspunt
• Een opleiding of diploma in administratie, management of een verwante richting heeft de voorkeur