Office Coordinator

Administratie, HR en office support; Berchem; Sur place; EUR 35 000 - 60 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Beperkt thuiswerken

Résumé du poste

Robert Half zoekt een Office Coordinator (m/v/x) voor een groeiende organisatie in Berchem. De rol combineert office management, executive support, investor relations en eventorganisatie in een hybride werkomgeving.

Je werkt aan agendabeheer, reisplanning, documentbeheer en backoffice-taken, en ondersteunt communicatie richting investeerders. Een bachelor/master is een plus, maar relevante ervaring èn middelbaar onderwijs zijn welkom.

Qualifications

• Enkele jaren ervaring in een ondersteunende rol.
• Bachelor of Master is een plus, maar middelbaar met relevante ervaring is welkom.

Responsabilités

• Office & Executive Support: agendabeheer, vluchten en logistiek, mailboxbeheer en backoffice taken.
• Events & Investor Relations: organisatie van events, contact met investeerders en verslaggeving.
• Communicatie & Marketing Support: input en coördinatie van communicatieprojecten richting externe partners.

Connaissances

Office management

Executive support

Event planning

CRM systems

MS Office

Languages NL EN FR

Formation

Bachelor/Master preferred

Outils

CRM systems

MS Office

Description du poste

Robert Half is opzoek naar een Office Coordinator (m/v/x) voor een job in regio Berchem.

Omdat het bedrijf groeit en de noden breder worden, creëren ze een nieuwe rol: iemand die het reilen en zeilen op kantoor organiseert en het team ondersteunt in een mix van office management, executive support, investeerderscommunicatie en eventorganisatie.

Office & Executive Support

• Agendabeheer en inplannen van meetings;
• Boeken van vluchten, hotels en logistieke ondersteuning;
• Mailboxbeheer en eerste aanspreekpunt voor praktische vragen;
• Up-to-date houden van interne lijsten, documenten en ID‑gegevens;
• Contractadministratie en algemene backoffice‑taken;
• Bonnetjes opladen en praktische HR‑administratie.

Events & Investor Relations

• Organiseren van kleine en grotere events (BE & buitenland);
• Uitnodigen en coördineren van sprekers;
• Contacten onderhouden met investeerders en beantwoorden van vragen;
• Voorbereiden van impact reports en marketingprocessen;
• Verslagen maken, follow-ups bewaken en deadlines opvolgen.

Communicatie & Marketing Support

• Input aanleveren, opvolgen en coördineren van communicatieprojecten;
• Ondersteuning bij externe communicatie richting investeerders.

Wie zoeken we?

Ervaring & achtergrond

• enkele jaren ervaring in een ondersteunende rol
• Bachelor of Master is een plus, maar middelbaar met relevante ervaring is zeker welkom
• Achtergrond in administratie, office management, paralegal, marketing/communicatie of gelijkaardig

Persoonlijkheid

• Positief, energiek en proactief;
• Sterk organisatorisch talent;
• Discreet, betrouwbaar en communicatief;
• Iemand die graag meedenkt, verantwoordelijkheid neemt en structuur brengt;
• Past in een informele, hardwerkende en ondernemende cultuur.

Vaardigheden

• Zeer goede kennis van Nederlands, Engels en Frans is een plus;
• Sterk in MS Office;
• Ervaring met CRM-systemen is mooi meegenomen.

Praktisch

• deeltijds of 4/5 (dag bespreekbaar);
• Thuiswerk is beperkt: minstens 3 dagen per week op kantoor (maandag & donderdag verplicht);
• Mogelijkheid tot freelance samenwerking (momenteel niemand in loondienst).

Waarom werken bij dit bedrijf?

• Je werkt mee aan de energietransitie en ondersteunt bedrijven die écht impact maken;
• Je komt terecht in een klein, hecht team met korte lijnen;
• Je krijgt een brede, afwisselende rol met veel autonomie;
• Je bouwt mee aan een organisatie die volop groeit en evolueert.

Robert Half BV en Robert Half Project Sourcing BV verwerken de gegevens van sollicitanten die nodig zijn om de sollicitatieprocedure uit te voeren. Meer informatie over gegevensbescherming, in het bijzonder over uw rechten, vindt u op https://www.roberthalf.com/be/nl/privacy.