DIRECTIESECRETARESSE - NIV. B M/V/X

OCMW VAN SINT-JOOST-TEN-NODE; Sint-Joost-ten-Node; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Vervoersvergoeding

Fietsvergoeding

Opleidingsmogelijkheden

Benefits@Work

Résumé du poste

OCMW VAN SINT-JOOST-TEN-NODE zoekt een ervaren management assistant voor administratieve en secretariële ondersteuning. U werkt onder toezicht van de voorzitter en de tijdelijk Algemeen Secretaris en levert transversale ondersteuning aan alle diensten.

Uw taken omvatten onthaal, post- en agendabeheer, notulen, documentbeheer en logistieke ondersteuning in een Brusselse context. Vereisten zijn een bachelor, 5+ jaar ervaring, en Belgische taalcertificering.

Qualifications

• Minstens vijf jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
• Bezit een bachelor in Management Assistant of gelijkwaardig.
• Frans en/of Nederlands, Selor-taalbrevet voor tweede taal vereist.
• Kennis van Microsoft Office 365 en digitale archivering is een plus.
• Discretie, verantwoordelijkheidsgevoel en klantgerichte service

Responsabilités

• Onthaal, communicatie en ondersteuning van de directie.
• Beheer van post, agenda's en vergaderingen; notulen indien nodig.
• Documentbeheer, opvolging en administratie; strikte termijnenbewaking.
• Administratieve en logistieke ondersteuning; GSM-facturatie opvolging.
• Administratief beheer van het economaat en aankoopoptimalisatie

Connaissances

Taalvaardigheden

Verantwoordelijkheidsgevoel

Zelfstandigheid

Dienstverleningsgerichtheid

Analytisch denkvermogen

Formation

Bachelor Management Assistant (Directiesecretaresse/Directiesecretaris)

Outils

Microsoft Office 365

Description du poste

Referentie 5915603 |Gecreëerd op 03 augustus 2026

• Beroepengroep : Administratie en boekhouding / Secretariaat, kantoorwerk en administratie van het personeel
• Aantal jaren ervaring : Minstens 5 jaar ervaring

Beschrijving van het bedrijf

De secretariaatsdienst van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (hierna "OCMW" genoemd) van Sint-Joost-ten-Node staat in voor de uitvoering van administratieve taken ten behoeve van de verschillende diensten van het OCMW. De dienst verzorgt de ontvangst en verzending van de post en staat in voor het uittypen van de notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités.

Beschrijving van de functie

Onder toezicht van de Voorzitter van het Centrum en de tijdelijke Algemeen Secretaris staat u in voor administratieve en technische ondersteuning, met naleving van de geldende wetgeving en de interne richtlijnen van het OCMW.

U draagt bij tot de goede werking en het positieve imago van de instelling door aanvragen van burgers en interne diensten zorgvuldig en professioneel te behandelen.

U bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Voorzitter, de tijdelijke Algemeen Secretaris en alle diensten van het OCMW, waarbij u tevens een transversale administratieve ondersteuning biedt.

Dagelijks zult u instaan voor :

1.Onthaal, communicatie en ondersteuning van de directie

• Telefonische oproepen voor de Voorzitter en de tijdelijke Algemeen Secretaris beantwoorden, een eerste antwoord geven of doorverwijzen naar de bevoegde diensten;

Occasioneel documenten en briefwisseling vertalen.

2. Beheer van post, agenda's en vergaderingen

• Het beheer van de post en de agenda van de Voorzitter en de tijdelijke Algemeen Secretaris verzorgen;
• Agenda's van vergaderingen voorbereiden, deelnemen aan vergaderingen en de notulen opstellen;
• Op basis van de nota's van de tijdelijke Algemeen Secretaris en/of diens vervanger notulen opstellen;
• Vergaderingen van de dienst organiseren;

Occasionele activiteiten organiseren.

3. Documentbeheer, opvolging en administratie

• Het fysieke en digitale archief van het secretariaat beheren en actualiseren;
• Brieven, nota's, oproepingen, verslagen en andere administratieve documenten voorbereiden, opmaken en redigeren;
• Administratieve termijnen opvolgen (beraadslagingen, handtekeningen, antwoorden aan de toezichthoudende overheid, enz.);

Dashboarden en opvolgingsinstrumenten van de directie actualiseren.

4. Administratieve en logistieke ondersteuning

• Logistieke ondersteuning bieden: mailings, fotokopieën, klasseren, verdeling van interne en externe post, planning van vergaderzalen, voorbereiding van vergaderzalen, enz;

De administratieve opvolging van de GSM-facturatie verzekeren.

5. Administratief beheer van het economaat

• Instaan voor het administratief beheer van het economaat: opvolging van de voorraad kantoorbenodigdheden, centraliseren van de behoeften van de diensten, voorbereiden en opvolgen van bestellingen, controle van leveringen en bijdragen aan de optimalisatie van aankopen en kostenbeheersing.
• Bij moeilijke of problematische situaties oplossingen zoeken of minstens voorstellen formuleren voor de tijdelijke Algemeen Secretaris en de Voorzitter;
• De tijdelijke Algemeen Secretaris en de Voorzitter informeren over de vastgestelde moeilijkheden.

U beschikt over het volgende profiel:

U bent in het bezit van een bachelordiploma Management Assistant (Directiesecretaresse/Directiesecretaris).

• Ervaring - Troeven
• U beschikt over minstens vijf jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
• Talenkennis
• U spreekt Frans en/of Nederlands;
• Voor de tweede landstaal bent u in het bezit van het Selor-taalbrevet of bent u bereid dit te behalen.
• U beschikt over:
• Zin voor verantwoordelijkheid;
• Zelfstandigheid, gecombineerd met een goede teamgeest;
• Dienstverleningsgerichtheid, aanpassingsvermogen en discretie, waarbij u uw emoties op een constructieve manier beheerst in een veeleisende werkomgeving.
• Functiegerelateerde technische competenties
• U beschikt over een sterk organisatievermogen en een goed tijdsbeheer, waarbij u uw taken plant volgens prioriteiten en deadlines ;
• U werkt nauwkeurig, efficiënt, veelzijdig en met oog voor detail, met strikte naleving van het beroepsgeheim;
• U bent in staat complexe dossiers en situaties correct te analyseren en te beoordelen.
• Schriftelijke en mondelinge communicatie
• U communiceert vlot mondeling;
• U schrijft helder en nauwkeurig en beschikt over een goed analytisch en synthetisch vermogen.
• U beheerst de toepassingen van Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, OneNote, enz.);
• U bent vertrouwd met AI-toepassingen zoals ChatGPT en Copilot voor het opstellen van teksten, analyse en de optimalisatie van administratieve werkzaamheden.

Taalvaardigheden

• Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
• Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
• Lezen : Onafhankelijk + (B2)
• Spreken : Onafhankelijk + (B2)
• Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
• Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
• Lezen : Onafhankelijk + (B2)
• Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Als werkgever biedt het OCMW u :

• Financiële voordelen
• Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
• Een salarisschaal B, overeenkomstig de barema's van de Brusselse plaatselijke besturen;
• Maaltijdcheques (€ 8 per gewerkte dag);
• Volledige terugbetaling van de kosten voor het openbaar vervoer:
• 100% terugbetaling van de MIVB;
• 100% terugbetaling van De Lijn voor personeelsleden die in Vlaanderen wonen;
• 100% terugbetaling van de NMBS voor personeelsleden die buiten Brussel wonen;
• Een fietsvergoeding van € 0,35 per kilometer;
• Een voetgangersvergoeding van € 0,23 per kilometer;
• Gratis medische verzorging in de Polikliniek van het Medisch Centrum Jean Fontaine ;
• Een tweetaligheidspremie bij het behalen van het Selor-taalbrevet;
• Een aanvullend pensioenplan;
• Voordelen via de Collectieve Sociale Dienst (premies, tussenkomst in gezondheidskosten, voordelige vakanties, pretparken, enz.);
• Voordelen en kortingen via Benefits@Work;
• Mogelijkheid tot erkenning van maximum zes jaar anciënniteit uit de privésector en volledige erkenning van anciënniteit uit de openbare sector.
• Opleidingsmogelijkheden
• Mogelijkheid om tijdens de werkuren interne en externe opleidingen te volgen.
• Werkregeling en verlof
• Glijdende werkuren (07.00-09.00 uur - 11.45-14.15 uur - 15.00-17.00 uur - 37 uur/week);
• Mogelijkheid tot recuperatie van overuren volgens het functieniveau;
• Minimaal 32 verlofdagen per volledig gewerkt jaar

Extra informatie

Het OCMW selecteert kandidaten uitsluitend op basis van hun competenties, zonder enige vorm van discriminatie. Kandidaten met een handicap worden aangemoedigd om te solliciteren. Het OCMW garandeert de nodige redelijke aanpassingen tijdens de selectieprocedure en de integratie in de organisatie.