Assistant.e Administratif.ve

Amarris; Ottignies-Louvain-la-Neuve; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Temps plein ou 4/5

Poste basé à Louvain-La-Neuve

Espaces conviviaux pour se détendre

Pack d’accueil complet : ordi, double

Écran supplémentaire et casque Jabra

Résumé du poste

Amarris cherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour soutenir le bureau de Louvain-la-Neuve. Vous gérerez les tâches administratives quotidiennes, le courrier, les commandes et la relation avec les clients et prestataires.

Vous préparerez les lettres de mission et assurerez le suivi des documents dématérialisés, tout en garantissant confidentialité et rigueur. Poste clé en support des comptables, avec formation et intégration assurées.

Qualifications

• Diplôme: bachelier ou master en droit, secrétariat, gestion ou équivalent.
• Première expérience en support administratif souhaitée (cabinet ou fiduciaire préféré).
• Maîtrise des outils numériques et des environnements dématérialisés (Teams, signature électronique, portail en ligne).
• Méthodique, fiable et très organisé.
• Bon relationnel et discrétion nécessaire.
• Bonne aisance rédactionnelle et communication en français.

Responsabilités

• Accueillir clients et prestataires, gérer appels, emails et demandes administratives.
• Rédiger les lettres de mission, publications Moniteur et registres UBO; formation possible.
• Assurer le suivi des documents digitaux (mandats électroniques, pièces comptables dématérialisées).
• Veiller à l’utilisation efficace des outils internes (CRM, portail client, OneDrive, SharePoint).
• Travailler en collaboration avec les comptables pour un service fluide.
• Gérer les stocks et achats du bureau (fournitures, café, consommables).
• Gérer courrier et réception des colis; organiser le planning de nettoyage.
• Soumettre les tickets et contacter les prestataires en cas de souci au bureau.
• Établir un lien de confiance avec les interlocuteurs internes et externes.
• Communiquer clairement avec les équipes et remonter les anomalies.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Communication écrite

Communication orale

Polyvalence

Français courant

Gestion documents digitale

Formation

Bachelier ou master en droit/secrétariat/gestion

Outils

Teams

Signature électronique

Portail en ligne

Description du poste

À propos de nous

Amarris Groupe décontracte le quotidien de 23 000 indépendants, dirigeants de TPE/PME et investisseurs immobiliers, en leur délivrant une expérience de comptabilité et de gestion réinventée !

Comment ? En unissant les talents de près de 700 collaborateurs répartis en Belgique et en France. Start up nous ? hum, pas vraiment. Cabinet d’expertise comptable ? heu, pas vraiment non plus.

Nous sommes nés en 1999 sous l’impulsion de Claude Robin, le fondateur. Et en 27 ans, on peut dire que nous avons quelque peu « bousculé les codes » du secteur en innovant sur les pratiques ou les outils et TOUJOURS en misant sur un service client de qualité, que ce dernier soit délivré en ligne ou à proximité… Cette histoire, nous serons heureux de la partager avec toi !

Aujourd'hui, Amarris recrute un.e Assistant.e Administratif.ve souhaitant s'investir durablement au sein d'une structure en forte croissance, pour rejoindre notre bureau de Louvain-La-Neuve !

Ce poste est essentiel au bon fonctionnement de notre bureau et représente une opportunité clé pour contribuer activement à notre développement.

Pourquoi rejoindre notre équipe ?

En tant qu'Assistant.e Administratif.ve, voici ce qui te fera te lever chaque matin avec enthousiasme :

• Tu accueilles les client.e.s et les prestataires avec le sourire, tu gères les appels, les e-mails et les demandes administratives avec rigueur, confidentialité et efficacité.
• Tu établis les lettres de mission, les publications au Moniteur et les registres UBO — pas de panique, une formation est prévue !
• Tu assures le suivi des documents digitaux : mandats électroniques, pièces comptables dématérialisées, relances automatiques et signatures numériques.
• Tu veilles à la bonne utilisation de nos outils internes (CRM, portail client, OneDrive, SharePoint…) pour que tout roule.
• Tu travailles en étroite collaboration avec les comptables pour garantir un service fluide et sans friction.
• Tu gères les stocks et les achats du bureau (café, sucre, savon, éponges, pastilles lave-vaisselle… les essentiels du quotidien).
• Tu t'occupes du courrier et de la réception des colis.
• Tu coordonnes le planning de nettoyage des équipes et prends en charge le lavage des essuies une fois par semaine.
• Tu soumets les tickets sur la plateforme contactes les prestataires en cas de souci au bureau (porte bloquée, ventilation capricieuse… tu gères !).
• Tu noue un véritable lien de confiance avec les différent.e.s acteurs.trices du bureau.
• Tu communiques efficacement avec les équipes et fais remonter les anomalies.

Au final, tu gères notre bureau comme ta petite maison et tu veilles à son bon fonctionnement pour que les équipes évoluent dans les meilleures conditions. Une machine à café en grève ou une imprimante capricieuse ? Tu contactes les services adéquats sans attendre.

Il s'agit d'un réel poste clé où administration, office management et juridique se mêlent harmonieusement. Véritable pivot du bureau, tu es le.la garant.e de l’équilibre opérationnel : sans toi, rien ne tourne rond.

Ton profil

• Tu es titulaire d'un bachelier ou d'un master (en droit, secrétariat, gestion… ou autre, on est ouvert.e.s !).
• Tu justifies idéalement d'une première expérience en support administratif, de préférence dans un cabinet ou une fiduciaire.
• Tu maîtrises les outils numériques et les environnements dématérialisés (Teams, signature électronique, portail en ligne…).
• Tu es méthodique, fiable et très organisé.e — chez toi, rien ne traîne et tout a sa place.
• Tu t'épanouis dans les environnements professionnels exigeants et structurés, et tu aimes que les choses soient bien faites.
• Tu as le souci du détail, tu respectes les échéances et tu adoptes une approche proactive pour toujours trouver la meilleure façon de faire les choses.
• Tu as l'esprit amélioration continue : quand un processus te semble long ou inefficace, tu te poses les bonnes questions et tu proposes des solutions concrètes pour booster la productivité.
• Tu communiques avec clarté et fluidité en français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Tu travailles avec des données sensibles et tu sais faire preuve de la plus grande discrétion.
• Et bien sûr… tu sais apprécier une pause gourmande de temps en temps !

En bref… Nous cherchons quelqu'un.e de débrouillard.e, polyvalent.e, clairvoyant.e, et qui déborde d'énergie positive. Si tu es ce petit rayon de soleil, nous serions ravi.e.s de te voir rayonner au sein de notre bureau — quand… c'… t'jusqu'en? Postule !

Nos avantages

• Temps plein ou 4/5, avec respect de ton temps et de ta déconnexion
• Poste basé dans notre bureau de Louvain-La-Neuve, facilement accessible
• Des espaces conviviaux pour te détendre
• Un pack d’accueil complet : ordi, double écran, casque Jabra

Un recrutement réactif et humain

Nous mettons un point d’honneur à offrir une expérience candidat transparente et agréable. Nous promouvons la diversité, et nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Alors, prêt(e) à rejoindre une équipe sérieuse qui ne se prend pas au sérieux ?