Administratief medewerker

KU Leuven; Vlaams-Brabant; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Bijkomende verlofdagen

Gratis pendelen met openbaar vervoer

Bedrijfsfiets

Kortingen in winkels

Résumé du poste

KU Leuven zoekt een administratief medewerker voor de Vlaamse Olympiades voor Natuurwetenschappen (VONW) binnen het Departement Chemie. Je verzorgt eindredactie, verslaggeving en coördinatie met scholen, leerkrachten en sponsors.

Daarnaast beheer je de website en databank, organiseer je vergaderingen en evenementen en rapporteer je aan verschillende actoren. Parttime 80% tewerkstelling, met doorgroeimogelijkheden en een inclusieve werkomgeving.

Qualifications

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen, administratieve taken en rapportering.
• Je werkt efficiënt, snel en nauwkeurig en bent stressbestendig. Je respecteert de deadlines.
• Je bent sterk in plannen; je behoudt het overzicht in complexe situaties.
• Je hebt een goed organisatietalent en kunt communiceren met scholen en leerkrachten.

Responsabilités

• Verzorgt de eindredactie van wedstrijdvragen onder strikte deadlines.
• Redactie van de jaarlijkse eindrapporten van de organisatie.
• Rapporteert en informeert over alle wedstrijden aan actoren en doelgroepen.
• Beheert contacten met subsidiërende Vlaamse overheidsdiensten.
• Toezicht op interne en externe werking en zoekt naar optimalisatie.
• Maakt de activiteitenkalender aan en coördineert uitvoering op het wedstrijdsecretariaat.
• Volgt contacten met schoolverantwoordelijken en zorgt voor vlotte communicatie.
• Bereidt digitale gegevens van deelnemers en scholen voor, en maakt ze klaar voor optische lezers.
• Organiseert vergaderingen en evenementen en bereidt deze voor in overleg met coördinatoren.
• Beheert, onderhoudt en vernieuwt website en databank voor een professionele uitstraling.
• Ondersteuning in onderwijsgerelateerde return naar scholen en leerkrachten.

Formation

Bachelor Diploma

Outils

Word

Outlook

Excel

PowerPoint

Joomla CMS

Microsoft Access

MySQL

Description du poste

De vele initiatieven van de Vlaamse Olympiades voor Natuurwetenschappen (VONW) worden binnen het Departement Chemie (onderdeel van de groep Wetenschap en Technologie aan KU Leuven) gecoördineerd en ondersteund. Hieronder vallen verschillende wedstrijden (VBO, VCO, VFO, VGO en JON), maar ook allerlei ondersteuningsactiviteiten. Om de coördinator van deze Olympiades te ondersteunen, zoeken we een administratief medewerker.

Functie

• Je verzorgt de eindredactie van wedstrijdvragen, rekening houdend met harde deadlines en in overleg met de wetenschappelijke organen van de organisatie.
• Je staat in voor de redactie van de jaarlijkse eindrapporten van de organisatie.
• Je rapporteert en informeert over alle wedstrijden aan de verschillende actoren en doelgroepen.
• Je staat in voor de contacten met de subsidiërende Vlaamse overheidsdiensten.
• Je houdt toezicht op zowel de interne als externe werking van de organisatie en zoekt naar optimalisering teneinde de professionaliteit en de efficiëntie van de organisatie te verhogen en beleidsbeslissingen hierover te nemen.
• Je maakt de activiteitenkalender van een werkjaar op en coördineert de uitvoering ervan op het wedstrijdsecretariaat.
• Je volgt de contacten met de schoolverantwoordelijken op en zorgt, in overleg met eindverantwoordelijken van de verschillende olympiades, voor een vlotte communicatie met alle partners (scholen, leerkrachten, juryleden, coördinatoren, sponsors ...).
• Je bereidt de digitale gegevens van de deelnemers en de scholen voor, controleert en onderhoudt deze, en maakt ze klaar voor de optische lezing van de wedstrijdformulieren.
• Je organiseert de vergaderingen en aan de wedstrijden gerelateerde evenementen (wedstrijdjury, wedstrijdevenementen, proclamatie, enquêtes, internationale olympiades...) en je bereidt die voor in overleg met de coördinatoren.
• Je beheert, onderhoudt en vernieuwt de website en gegevensbank, met als doel een professionele en moderne uitstraling en een vlotte communicatie met alle actoren.
• Je verzorgt ondersteuningsinitiatieven in het kader van onderwijskundige return naar scholen en leerkrachten (bijv. usolv-it platform).

Profiel

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen, administratieve taken en rapportering.
• Je werkt efficiënt, snel en nauwkeurig en bent stressbestendig. Je respecteert de deadlines.
• Je bent sterk in plannen; je behoudt het overzicht in complexe situaties.
• Je hebt een goed organisatietalent, werkt vlot samen met mensen met een verscheiden achtergrond of technische kennis, ontwerpt vlotte communicatie voor scholen en leerkrachten en hebt een oprechte onderwijskundige belangstelling voor natuurwetenschappen.
• Je kunt overweg met grafische software om foto’s te bewerken, video’s te maken …
• Je beheerst de courante softwareprogramma’s (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) en hebt een geavanceerde kennis van internet.
• Je hebt ervaring met contentmanagementsystemen (bijv. Joomla) en kennis van Microsoft Access en relationele databanken (bijv. MySQL).
• Sociale media hebben geen geheimen voor jou.
• Je kunt goed omgaan met strikt vertrouwelijke informatie en formuleert waar mogelijk in een open geest voorstellen voor verbeteringen en nieuwe initiatieven.

Aanbod

We bieden een deeltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur (80%) in een aangename werkomgeving.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra-legale voordelen:

• hospitalisatieverzekering
• groepsverzekering
• bijkomende verlofdagen
• gratis pendelen met het openbaar vervoer
• bedrijfsfiets
• kortingen in uiteenlopende winkels

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij prof. dr. Luc Van Meervelt, mail: [e-mail]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij de heer Guy Thys via [phone].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .