Mitarbeiter*in Front Office / Anmeldung

Vetklinikum; Wien; Hybrid; EUR 20.000 - 24.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Teamzusammenhalt

Weiterbildung

Mental Health Coaching

Rabatte auf hausinterne Leistungen

Fahrzeugfinanzierung

Mitarbeitendenrabatte

Kostenlose Parkplätze am Klinikgelände

Mitarbeiterevents

Dachterrasse mit Hundeauslauf

Verpflegung zu fairen Konditionen

Mindestens 2.008,50 € brutto pro Monat

Zusammenfassung

Das Vetklinikum sucht eine erfahrene Empfangsperson für den ersten Kontakt mit Patientenbesitzer*innen. Sie betreuen Telefon & E-Mail, koordinieren Termine und pflegen Patientendaten im VetDream-System. Sie arbeiten freundlich, kompetent und behalten auch in stressigen Situationen den Überblick.

Sie bringen mehrjährige Front-Office-Erfahrung, starke Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse mit. Bereitschaft zur Schichtarbeit und Interesse an Tiermedizin runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Mehrjährige Empfangs- oder Front-Office-Erfahrung in serviceorientierten Bereichen.
• Erfahrung im Umgang mit Tieren (z. B. Tierheim, Hundetraining) ist willkommen.
• Hohes Einfühlungsvermögen und Sicherheit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Souveränes Auftreten und Freude am persönlichen Kontakt.
• Bereitschaft zur Schichtarbeit.
• Interesse an Tiermedizin und Lernbereitschaft zu klinischen Abläufen.
• Erfahrung mit Praxis- oder Patientenmanagementsystemen, z. B. VetDream.

Aufgaben

• Persönlicher Empfang von Patientenbesitzer*innen und souveräne Steuerung des Erstkontakts.
• Professionelle Betreuung am Telefon und per E-Mail, auch bei hohem Aufkommen
• Wertschätzende, ruhige Kommunikation in sensiblen Situationen
• Anlage, Pflege und Aktualisierung von Patienten- und Besitzer*innendaten im Patientenmanagementsystem VetDream
• Rechnungslegung nach Abschluss der Behandlungen sowie Abwicklung von Zahlungen
• Klare und verständliche Erklärung von Rechnungsinhalten bei Rückfragen
• Sicherstellung eines ordentlichen, professionellen und einladenden Erscheinungsbilds des Empfangsbereichs
• Aufnahme, strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung von Feedback, Anliegen und Beschwerden
• Enge Abstimmung mit Pflege, Ärzt*innen und Administration zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Kenntnisse

Empfangserfahrung

Tiererfahrung

Einfühlungsvermögen

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Schichtbereitschaft

Souveränes Auftreten

Kundenkontakt

Tools

VetDream

Jobbeschreibung

Einleitung

Manche Menschen haben ein besonderes Gespür für Qualität im Umgang mit Menschen.

Sie wissen, wie sehr Auftreten, Aufmerksamkeit und Verlässlichkeit darüber entscheiden, ob sich jemand willkommen, ernst genommen und gut begleitet fühlt.

Genau diese Haltung bringst du mit.

An unserer Anmeldung bist du die erste Anlaufstelle für Patientenbesitzer*innen und gestaltest deren Erfahrung in unserer Klinik entscheidend mit, durch Professionalität, Klarheit und ein hohes Maß an persönlicher Aufmerksamkeit.

Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die Freude an persönlicher Betreuung hat, Verantwortung übernimmt und hohe Ansprüche an Qualität im Kundenkontakt nicht nur kennt, sondern lebt.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Empfangs-, Front-Office- oder dienstleistungsorientierten Umfeld (z.b. Hotellerie, Gesundheitswesen oder vergleichbare serviceintensive Bereiche)
• Erste professionelle Erfahrung in der Arbeit mit Tieren (muss nicht tiermedizinisch erfolgt sein, sondern bspw. auch Hundetrainer*innenschein, Freiwilligenarbeit im Tierheim o.ä.)
• Ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und Sicherheit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Souveränes Auftreten und Freude am persönlichen Kontakt
• Interesse an Tiermedizin sowie Bereitschaft, sich in kliniche Abläufe und Fachbegriffe einzuarbeiten
• Bereitschaft zur Arbeit im Schichtsystem

Von Vorteil

• Erfahrungen an der Anmeldung von großen Praxen oder Kliniken (Veterinär- oder Humanmedizin)
• Erfahrung mit Abrechnung, Kassiertätigkeiten oder vergleichbaren administrativen Aufgaben
• Erfahrung mit Praxis- oder Patientenmanagementsystemen (z.b. VetDream)

Aufgaben

• Persönlicher Empfang von Patientenbesitzer*innen und souveräne Steuerung des Erstkontakts
• Professionelle Betreuung am Telefon und per E-Mail, auch bei höherem Aufkommen
• Wertschätzende, ruhige Kommunikation in sensiblen oder anspruchsvollen Situationen
• Anlage, Pflege und Aktualisierung von Patienten- und Besitzer*innendaten im Patientenmanagementsystem VetDream
• Rechnungslegung nach Abschluss der Behandlungen sowie Abwicklung von Zahlungen
• Klare und verständliche Erklärung von Rechnungsinhalten bei Rückfragen
• Sicherstellung eines ordentlichen, professionellen und einladenden Erscheinungsbilds des Empfangsbereichs
• Aufnahme, strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung von Feedback, Anliegen und Beschwerden
• Enge Abstimmung mit Pflege, Ärzt*innen und Administration zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Benefits

• Ein motiviertes Pflegeteam mit fantastischem Teamzusammenhalt
• Fachspezifische Weiterbildungsmöglichkeiten
• Kostenfreies, anonymes Mental Health Coaching durch Nilo (https://nilohealth.com/de/)
• 50% Rabatt auf hausinterne Leistungen
• Möglichkeit der Fahrzeugfinanzierung über Entgeltumwandlung
• Mitarbeitendenrabatte bei vielen großen Tierfuttermittelherstellern
• Kostenfreie Parkplätze am Klinikgelände
• Regelmäßige Mitarbeitenden-Events
• Sonnige Dachterrasse mit begrüntem Hundeauslauf
• Hausinterne Verpflegung zu fairen Konditionen
• Mindestens 2.008,50 Euro brutto pro Monat. Das tatsächliche Gehalt basiert auf Vorerfahrung und kann entsprechend höher ausfallen.