Künstler-Sozialversicherungsfonds: Assistenz / Sekretariat - Vollzeit (m/w/d)

join.com; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

In einem unkonventionellen Umfeld sucht eine innovative Organisation Unterstützung im Büromanagement. Diese Position bietet die Möglichkeit, in einem kreativen und kulturellen Bereich zu arbeiten, während Sie für die Verwaltung von Anträgen und die Betreuung von Kunden verantwortlich sind. Sie werden Teil eines engagierten Teams, das Wert auf ein gutes Betriebsklima legt und Ihnen Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Wenn Sie eine gewissenhafte und belastbare Persönlichkeit sind, die gerne in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld tätig ist, dann könnte diese Stelle genau das Richtige für Sie sein.

Leistungen

Unbefristetes Dienstverhältnis

Gleitzeit

Auszahlung von Überstunden

Gutes Betriebsklima

Unkonventionelles Umfeld ohne Dresscodes

Abwechslungsreiches Aufgabengebiet

Altbaubüro beim Burggarten

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung erforderlich.
• Professionelle Handhabung von MS-Office und Maschinschreibkenntnisse.

Aufgaben

• Freundliche Betreuung der Antragsteller:innen bei Fragen.
• Verantwortungsvolle Aktenverwaltung und Postbearbeitung.
• Terminkoordination und Vorbereitung von Sitzungen.

Kenntnisse

Büromanagement

MS-Office (Word, Excel)

Maschinschreibkenntnisse

Kundenbetreuung

Datenbankverwaltung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HASCH)

Einschlägige Berufserfahrung

Jobbeschreibung

Sie wollen den KSVF beim reibungslosen Ablauf seiner Verwaltungsverfahren unterstützen und gleichzeitig Ihre Fähigkeiten im Büromanagement unter Beweis stellen? Sie haben Ihr Büro im Griff, während Sie den elektronischen Akt von Antragsteller:innen pflegen und Bescheide ausfertigen oder Parteiengehöre nach Weisung umsetzen? Wenn Sie zudem in einem spannenden, nicht alltäglichen, Arbeitsumfeld im Kunst- und Kulturbereich tätig sein wollen, sind Sie bei uns richtig!

Der Künstler-Sozialversicherungsfonds leistet Zuschüsse zu den Sozialversicherungsbeiträgen der selbständigen Künstler:innen, kann in besonderen Notfällen Beihilfen zahlen und hebt die Abgaben zur Aufbringung der hierfür erforderlichen Mittel ein. Diese Aufgaben werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Künstler-Sozialversicherungsfondsgesetz, Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz) und strukturierter Rahmenbedingungen erfüllt. Der KSVF agiert hierbei als Behörde.

Aufgaben

1. Freundliche und professionelle Betreuung der Antragsteller:innen als erste Anlaufstelle bei telefonischen und schriftlichen Fragen
2. Zuverlässige Bearbeitung des Postein- und ausgangs zur Vervollständigung des elektronischen Aktes
3. Verantwortungsbewusste Aktenverwaltung und (elektronischen) Aktenablage sowie Aktualisierung der Datenbank
4. Ordnungsgemäße und gewissenhafte Umsetzung der übertragenen Aufgaben, wie z.B. Ausfertigung von Serienbriefen nach Weisung (insbesondere Parteiengehöre, Kurieneinladungen, EARs)
5. Kontakt mit SVS, Finanzämtern, Steuerberatungskanzleien und sonstigen Institutionen
6. Terminkoordination und Vorbereitung von Sitzungen
7. Büroadministration, wie z.B. Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
8. Erstellen von Statistiken

Qualifikation

1. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, z.B. HAK/HASCH-Abschluss bzw. nachweisbare einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
2. Die professionelle Handhabung von MS-Office mit Schwerpunkt Word und Excel, profunde Maschinschreibkenntnisse sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit sensiblen Daten sind für Sie selbstverständlich.
3. Als gewissenhafte, belastbare und loyale Persönlichkeit bewahren Sie auch in herausfordernden Situationen den Überblick und können unter Zeitdruck Prioritäten setzen.
4. Sie zeichnen sich durch Lernbereitschaft und Arbeitsfreude aus und passen sich rasch an sich verändernde Arbeitsabläufe und neuen Aufgaben an
5. Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung vorteilhaft

Benefits

1. unbefristetes Dienstverhältnis mit Entwicklungsmöglichkeiten
2. Gleitzeit
3. Auszahlung von Überstunden
4. Gutes Betriebsklima
5. Unkonventionelles Umfeld ohne Dresscodes
6. abwechslungsreiches Aufgabengebiet
7. Altbaubüro beim Burggarten mit sehr guter öffentlicher Anbindung und einer verschlafenen Fellnase

Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und adäquater Berufserfahrung ein Jahresbruttogehalt ab € 30.800,-- geboten. Bitte schicken Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive Foto und Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!